10 Tipps zur Vergabe von Bauaufträgen

Nicht nur das neue Bauvertragsrecht, auch Sanierung und Instandhaltung an sich ist ein so komplexes Thema, dass bei der Beauftragung ausführender Unternehmen technische und rechtliche Aspekte gleichermaßen zu berücksichtigen sind.

1. Gründliche Vorbereitung

Sanierung und Modernisierung können erheblich in das Gemeinschaftseigentum eingreifen, sind insofern sorgfältig vorzubereiten. Zumindest wenn es um komplexe oder kostenintensive Vorhaben geht, sollten Eigentümergemeinschaften (WEG) Sonderfachleute beauftragen. Darauf sollte auch ihre Verwaltung hinwirken – mit einer Beschlussfassung, die die Grundlage bzw. Zielsetzung der Maßnahme, die Beauftragung eines konkret benannten Sonderfachmanns und die Erstellung eines Finanzierungskonzepts einschließlich der Kosten für die Vorbereitung umfasst.

2. Fachgerechte -Bestandserfassung

Da Bauunterlagen im Bestand meist nicht hinreichend und aktualisiert -vorliegen, muss der tatsächliche Zustand festgestellt werden. Dies ist die Grundlage für die folgende fachgerechte -Planung unter Berücksichtigung der heute gültigen technischen Anforderungen – mit dem Ziel, Mangelsanierungen zu vermeiden, aber auch um -eventuellen Besonderheiten der jeweiligen WEG gerecht zu werden.

3. „Nebenanforderungen“ beachten

Wirtschaftlich ist eine Baumaßnahme nur, wenn sie alle erforderlichen Aspekte umfasst und fachgerecht behandelt. So sind z. B. bei einer Dach-sanierung immer auch sogenannte Nebenanforderungen an Statik, Schall- und Brandschutz, Sicherheit und Genehmigungen zu berücksichtigen, um Zusatzkosten zu vermeiden. Achtung: Angebote -potenziell ausführender Unternehmen daraufhin prüfen, ob auch die dafür -notwendigen Arbeiten kalkuliert wurden.

4. Fachplanung -zugrunde legen

Ohne die Öffnung von Bauteilen, ohne Bestandserfassung, ohne Kenntnis der Abgrenzungen von Sonder- und Gemeinschaftseigentum und ohne planerisches Konzept können von Unternehmen eingeholte Angebote sich immer nur auf Teillösungen beziehen – mit entsprechender Teilhaftung. Baustrukturen im Bestand, insbesondere in WEG, stellen oft deutlich höhere technische Anforderungen als Neubauten. Um erforderliche Leistungen neutral darzustellen, bedarf es der Fachplanung als Grundlage für -vergleichbare Angebote.

5. Ausschreibung -neutral halten

Eine neutrale Ausschreibung bezieht sich auf die allgemein anerkannten Regeln der Technik unter Berücksichtigung des Bestandes und seiner Besonderheiten. In ihr kann auch die Verwendung konkreter Produkte verlangt werden, z. B. für die Abdichtung von Fugen. Es müssen aber auch immer Alternativen zugelassen werden, sofern sie die gleichen -technischen Zulassungen haben.

6. Varianten und 
Alternativen vergleichen

In vielen Fällen gibt es mehrere Möglichkeiten für die Ausführung einer Baumaßnahme. Eine günstige Variante A mit geringerer Nutzungsdauer steht dann der teureren und qualitativ hochwertigeren Variante B mit längerer Nutzung gegenüber. Vor- und Nachteile sollten der WEG hinreichend erläutert werden, um Beschlussfassungen zur künftigen Instandhaltung des Objekts auf fachlicher Grundlage zu ermöglichen. Auch für zukünftige Eigentümer sollte dies im Protokoll der Eigentümerversammlung nachvollziehbar dokumentiert werden.

7. Nachverhandlungen moderat halten

Fachfirmen geben ihre Angebote anhand der erstellten Leistungsverzeichnisse für eine Baumaßnahme ab. In der Regel ist ihnen bekannt, dass mehrere Angebote miteinander verglichen werden – was ihre Preisgestaltung bereits berücksichtigt. Nun im Zuge der Auftragsvergabe zu hart nachzuverhandeln, ist wenig zielführend, senkt die Kooperationsbereitschaft und ebnet den Weg für Nachtragsforderungen im Laufe der Arbeiten. Skontierungen und Abschläge sind leichter zu erreichen, wenn es auch ein Entgegenkommen der WEG gibt: klare -Planung, Mitwirkung, -verbindliche Termin-stellung, fristgerechte -Bezahlung.

8. Sicherheiten einkalkulieren

Gemäß § 648a BGB kann ein Unternehmer für die an einem Bauwerk, einer Außenanlage oder einem Teil hiervon auszuführenden Arbeiten vom Auftraggeber eine Sicherheit verlangen – bis zu 110 Prozent des Vergütungsanspruches einschließlich Nebenforderungen. Stellt die WEG diese Sicherheit nicht, hat der Unternehmer das Recht, den Vertrag zu kündigen und bis zu fünf Prozent der Vergütung zu verlangen – ohne überhaupt gearbeitet zu haben. Die Frist für die Stellung der Sicherheit liegt bei wenigen Tagen. Schon in der WEG-Beschlussfassung sollte der erforderliche Sicherungsbetrag daher berücksichtigt werden, damit das Geld später zur Verfügung steht.

9. Abschluss von Nachträgen

Nicht selten zeigt sich während der Ausführung von Arbeiten, dass über die beauftragten hinaus weitere notwendig werden. Beim dann erforderlichen Abschluss eines Nachtrages ist Vorsicht geboten: Auftraggeber ist die WEG, die zuvor über Art und Umfang einer Maßnahme beschließt. Ein Verwalter darf daher ohne Beschluss in der Regel keine Nachträge beauftragen. In der Praxis wäre ein „grundlegender“ Beschluss wünschenswert, der den Verwalter bei Bedarf dazu ermächtigt. Problematisch: Im Unterschied zu einer Abstimmung über die Vergabe konkreter Aufträge hätten es die Wohnungseigentümer bei Erteilung einer derart umfassenden Vollmacht nicht mehr in der Hand, selbst über die Vergabe solcher Nachtragsaufträge zu entscheiden. Ein solcher Beschluss entspricht daher nicht ordnungsmäßiger Verwaltung.

10. Abnahme-regelung -beschließen

Der Verwalter ist ohne einen ausdrücklichen Beschluss der Eigentümer nicht dazu berechtigt, eine Werkleistung rechtlich abzunehmen. Eigentümer sollten daher mit dem Beschluss über die Maßnahme selbst auch eine Regelung für die Abnahme beschließen. Möglich ist es, z. B. den für die WEG tätigen Architekten zu beauftragen, nach Fertigstellung des Werkes eine Empfehlung zur Abnahmefähigkeit auszusprechen. Mit diesem Beschluss erhält der Verwalter die Weisung, die Abnahme zu -erklären, wenn der Architekt das Werk für abnahmefähig hält.

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