10 Tipps zur Verwaltung kleiner Eigentümergemeinschaften

Wozu erfolgreiche Immobilienverwaltungen raten.

Kleine Wohnungseigentümergemeinschaften (WEG) sind bei Immobilienverwaltungen als Kunden häufig unbeliebt. Sie zu verwalten gilt als unrentabel bzw. als Drahtseilakt zwischen Aufwand und Ertrag, was zudem für Eigentümer vergleichsweise teuer ist. Daher tun sich insbesondere kleine WEG inzwischen schwer, eine professionelle Verwaltung zu finden. Generell ist die Verwaltung kleiner WEG in Bezug auf Abrechnung, Eigentümerversammlung und Wirtschaftsplan genauso aufwendig wie die der großen – und das bekommen auch die Eigentümer zu spüren: Dem 5. DDIV-Branchenbarometer 2017 zufolge liegen die Sätze pro Einheit in der WEG-Verwaltung von Objekten mit weniger als zehn Einheiten durchschnittlich bei über 24 Euro, bei großen WEG mit mehr als 100 Wohneinheiten bei knapp 17 Euro. Nach Angaben des Statistischen Bundesamtes bestehen die meisten Mehrfamilienhäuser in Deutschland aus drei bis sechs Wohneinheiten – ein vermeintlich großer Markt für Immobilienverwaltungen. Doch wie verwaltet man kleine Eigentümergemeinschaften gewinnbringend? Mit dieser Eingangsfrage rief der DDIV in diesem Jahr zur Bewerbung um den Immobilienverwalter des Jahres auf. Aus den zahlreichen Einsendungen lässt sich so manche Erfolgsstrategie ableiten:

1. Trauen Sie sich!

Nur Wachstum, Aufwand und Ertrag im Auge? Sie sollten auch den menschlichen Faktor berücksichtigen, denn Arbeit soll schließlich Spaß machen. Warum also nicht mit einer kleinen WEG, wo der ­persönliche Kontakt im Vordergrund steht. So etwas kann schnell zur guten ­Referenz werden – mit Image-Gewinn und der Folge persönlicher ­Weiterempfehlungen, dem besten Weg zu neuen Kunden.

2. Was kommt auf Sie zu?

Es lohnt sich, sich im Vorfeld gründlich zu informieren: Wer betreut das Objekt? Wie ist der bauliche Zustand? Welche Probleme oder Konflikte gibt es innerhalb der WEG? Welche Leistungen werden gewünscht? Man kann dies vorab mit einem Fragebogen ermitteln und auf dieser Basis ein wirtschaftlich tragbares Angebot für die Verwaltung erstellen.

3. Leistungen klar abgrenzen

Grund- und Zusatzleistungen sollten gerade bei kleinen WEG ­vertraglich klar definiert sein. Um den Grundbetrag für die Eigentümer kleiner WEG möglichst überschaubar zu halten, können Zusatzleistungen, zum Beispiel für die Einholung von Angeboten, die Beauftragung von Handwerkern oder die Umsetzung von Bauleistungen, nach Zeitaufwand, ­pauschal oder prozentual vergütet werden.

4. Für die Zukunft vorbauen

Hier wie in jedem Verwalter­vertrag dürfen Öffnungsklauseln nicht fehlen. So sorgen Sie vor, falls zusätzliche Aufgaben durch behördliche oder gesetzliche Auflagen ­entstehen, die ja auch bezahlt werden sollen.

5. Angebote nach Maß

Kleine WEG – kleines Leistungspaket! Ob es nun Verwaltung „light“ oder „easy“ heißt, bleibt Ihnen überlassen. Ein solches „Starterpaket“ ermöglicht die schlanke, effiziente und kostenbewusste Verwaltung, ­verzichtet manchmal auch gänzlich auf die Grundvergütung und setzt stattdessen ausschließlich auf die Abrechnung nach Zeitaufwand. Hier gilt es, einen geeigneten Weg zu finden. Dazu kann es auch gehören, bestimmte Tätigkeiten oder Aufgaben von der WEG oder dem Hausmeister selbst erledigen zu lassen, beispielsweise die Heizkostenabrechnung auf Basis eines Ableseprotokolls.

6. Eigentümer aufklären

Was tut der Verwalter eigentlich, wie viel Zeit nimmt das in Anspruch, welches Know-how ist gefordert, und was kostet das? Wer seine potenziellen Kunden so ins Bild setzt, wird Verständnis ernten – auch für die in Rechnung gestellten Kosten. Nicht aussparen sollte man dabei eventuelle Sonderfälle wie Sanierungen, Modernisierungen und wofür auch eine WEG haftet bzw. welche Verantwortung sie im Falle der Selbstverwaltung trägt. In den Augen der Eigentümer steigt so das Ansehen einer professionellen Verwaltung – erst recht, wenn die WEG auch von bestehenden Rahmenverträgen profitieren kann.

7. Digitale Hilfsmittel nutzen!

Das ist fast überall schon gang und gäbe: Wer online bucht oder kommuniziert, bekommt Rabatt. Auch in der Verwaltung rechnen sich solche Online-Angebote, gerade für kleine WEG. Die Vereinbarung des ausschließlich digitalen Versands von Unterlagen, die Kommunikation über eine Eigentümerplattform, ein digitales Schwarzes Brett etc. sparen Zeit und Kosten.

8. Abläufe straffen, bündeln, optimieren

Gute Organisation ist alles: Das gilt für die internen Verwaltungsprozesse genauso wie für externe Termine. Interne Prozesse lassen sich über Aufgabenlisten, Ticket-Systeme und den Zugriff aller Mitarbeiter auf die Liegenschaftsdaten straffen. Externe Termine möglichst effizient zusammen­legen.
Wichtig: Wenn Eigentümerversammlungen nur zu den Geschäftszeiten und in den Räumlichkeiten der Verwaltung stattfinden, sind drei bis vier pro Tag möglich. Ist alles gut vorbereitet, gibt es nur wenig zu besprechen, ohne den vorgesehenen Zeitrahmen zu überschreiten. Vor Ort protokolliert, vor Ort unterzeichnet, schneller geht’s nicht!

9. Eine Probezeit vorsehen

Das kann sich gerade bei problematischen Gemeinschaften bewähren, die bestenfalls zum Imagegewinn beitragen: Im Vorfeld sollte man den voraussichtlichen Aufwand zwar genau einschätzen, das Honorar dafür aber eher großzügig kalkulieren – zumindest bis bereits ersichtliche Probleme gelöst sind. Läuft‘s wider Erwarten rund, oder hat sich alles nach einer gewissen Zeit eingespielt, kann man in der Folge das Honorar wieder senken. Auch eine vertraglich vereinbarte jährliche Kündigungsfrist oder eine Probezeit können Verwaltungen vor bösen Überraschungen schützen.

10. Risiken streuen

Mag sein, dass die Verwaltung großer Eigentümergemeinschaften profitabler ist. Aber wie viele davon können Sie betreuen? Wer stattdessen auf viele kleine WEG setzt, ist unter Umständen unternehmerisch besser aufgestellt: Denn wenn der Erfolg nicht vom Wohl und Wehe eines oder weniger großer Kunden abhängig ist, ist das unternehmerische Risiko gestreut. Das spricht deutlich für viele kleine.

Foto: © cifotart / Shutterstock.com