3 Fragen an ...

... Anbieter gängiger Abrechnungs-Software zu hilfreichen Features für WEG-Verwaltungen

In der Praxis der Immobilienverwaltung ist es von Vorteil, wenn eingesetzte Software möglichst viele Prozesse abbildet und sinnvoll zusammenführt. Das reduziert den Aufwand der Datenpflege und die Fehlerquote. Insbesondere die Digitalisierung von Dokumenten wie z. B. Rechnungen, das mobile Arbeiten und die Möglichkeit, mit Kunden zu kommunizieren, treten dabei in den Vordergrund. Genau zu diesen Aspekten gängiger Lösungen haben wir die Partner des VDIV Deutschland befragt.

ALCO HOUSE

Mit dem Dokumentenmanagementsystem (DMS) der ALCO Computer-Dienstleistungs GmbH können Rechnungen digital erfasst und verarbeitet werden: Zahlungen lassen sich aus eingescannten Rechnungen erzeugen, die dann zur jeweiligen Buchung hinterlegt werden.

Das kostenpflichtige Online-Portal „ALCO Web“ ermöglicht den Datenzugriff auf ALCO HOUSE mit beliebigen Endgeräten. Möglich ist über das Portal auch die direkte Kommunikation mit und zwischen Haus- und Wohnungseigentümern, Mietern, Lieferanten und Sachbearbeitern sowie die Bereitstellung von Dokumenten wie Abrechnungen, Protokollen, Zähler-standerfassung, Wohnungsabnahmen- und -übergaben etc.

www.alco-immobilien.de
 

easimo

Eingebettet in die intelligente Cloud All-in-One Software gehen bereits digitalisierte Rechnungen per E-Mail ein, oder sie werden eingescannt und ebenfalls per E-Mail zugestellt. Per OCR-Texterkennung und Künstliche Intel­ligenz (KI) werden prozessrelevante Daten ausgelesen, um Buchungsvorgänge auszulösen und sie für weitere Vorgänge zu hinterlegen. Die Prüfung und Zahlungsfreigabe erfolgt durch die Sachbearbeitung.

Das responsive Design ermöglicht den problemlosen Datenzugriff von verschiedenen Endgeräten. Die ganzheitliche ERP-Cloud-Lösung ist prozessübergreifend verknüpft, sodass sich bei eigehenden Anrufen ein Dashboard mit relevanten Informationen zum Anrufer öffnet, u. a. aus Vorgangsverwaltung, Buchhaltung, Eigentümerversammlung und Mietverwaltung. Zudem können Dokumente bereitgestellt werden, und die optionale Chat-, E-Mail- und Telefonfunktion unterstützt die Kommunikation. 

www.easimo.de

Haufe PowerHaus

Die On-Premises Lösung von Haufe-Lexware GmbH & Co. KG unterstützt den Eingang und die Erfassung digitaler Rechnungen sowie den Prüflauf und die Freigabe. Dokumente werden zur Buchung hinterlegt und zum jeweiligen Objekt, Sachkonto, Lieferanten oder der Einheit archiviert. Eine Anbindung an das DMS ist in der Entwicklung, ebenso OCR-Erkennung, weitere Importschnittstellen und digitale Belegprüfung.

Beim mobilen Datenzugriff kommuniziert Haufe PowerHaus mit der Haufe PowerHelfer App und der Anbindung an die Haufe Wohnungsübergabe-App. Es gibt Schnittstellen zu weiteren PropTechs, und DMS erlaubt auch unterwegs den Zugriff auf Dokumente.

Die digitale Kommunikation mit Kunden ermöglicht die Outlook-Anbindung, zudem die Nutzung des casavi Mieter-/Eigentümer-Portals. Hinterlegte Dokumente können über SOHA und EED-Schnittstelle ausgetauscht werden. Auch digitale Eigen­tümerversammlungen werden unterstützt, remote, hybrid und in Präsenz.

www.realestate.haufe.de/powerhaus

 Haufe axera

Die Cloud-Software unterstützt die Erfassung von Rechnungsbelegen sowie den konfigurierbaren Prüflauf und die Freigabe. Hinterlegt werden sie mit weiteren Dokumenten zur Verbuchung. Zum Sommer ist die OCR-Erkennung beim Rechnungseingang angekündigt.

Die Cloud Applikation erlaubt den einfachen Zugriff von überall auf Daten und alle Funktionen mit einem Web-Browser.

Die Anbindung von Drittsystemen zur Kundenkommunikation erfolgt über offene Schnittstellen mit axera link, z. B. axera insights zur Auswertung von Daten (BI-Analysen), für Eigen­tümerversammlungen, casavi Mieter-/Eigentümer-Portal oder DMS.

www.realestate.haufe.de/axera

Hausbank VS3 und imveon

Der für das ERP-System VS3 der Hausbank München verfügbare digitale Posteingang „Scan-to-Bank“ bildet den gesamten Prozess vom Einscannen der Rechnung bis zur Verbuchung auf dem Bankkonto ab. Gescannte Rechnungen werden an eine zentrale E-Mail-Adresse der Hausbank gesendet. Dort werden sie im Vorgangsbearbeitungs-system mittels KI (Natif.ai) analysiert und dem jeweiligen Sachkonto, der Wirtschaftseinheit und dem Geschäftspartner zuggeordnet. Die Durchbuchung erfolgt automatisch bis zur Überweisung auf das entsprechende Bankkonto, woraufhin Rechnungen im CRM-System imveon archiviert werden.

imveon ist sowohl Verwaltungs- als auch Kundenportal, die beide für die Nutzung auf mobilen Endgeräten ausgelegt sind – ersteres für Tablets optimiert, letzteres für Smartphone und Tablet. Eine App ist in Planung. Das Vorgangsmanagement ist jederzeit auch unterwegs nutzbar.

Über das CRM-Portal können Verwaltungen per Post, E-Mail und über die Messenger-Funktion im Kundenportal mit Eigentümern und Beiräten in Kontakt treten.

www.hausbank.de/verwaltersoftware

homevoice

Sind Eingangsrechnungen erst einmal gescannt und in das cloudbasierte „mitwachsende Betriebssystem“ für Verwaltungen hochgeladen, werden sie in einem geführten Prozess rein digital verarbeitet: Nach perso­neller Zuordnung zum Objekt erfolgen die Prüfung, die Aufnahme der relevanten Daten und die Auswahl der Zahlweise – fertig. Liegt zu einer Rechnung bereits ein Vertrag vor, erübrigt sich die Datenabfrage. OCR, Dunkelverarbeitung und XRechnungen ergänzen und vereinfachen den Prozess und passen sich an die jeweiligen Anforderungen an.

Die Cloud-Lösung erfordert lediglich eine Internetver-bindung, um Daten auch via Smartphone oder Tablet abzurufen.

Über die E-Mail-Anbindung ermöglicht homevoice seit Jahresbeginn die Kommunikation mit Kunden.

www.homevoice.io

Immoware24

Mittels KI werden per E-Mail empfangene oder hochgeladene Dokumente automatisch analysiert, kategorisiert und im Posteingang zur Weiterverarbeitung bereitgestellt. Bei Rechnungen ermöglicht das System die automatisierte Erstellung von Buchungen.

Die SaaS Cloud-Lösung ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten. Über die webbasierte Plattform ist der Zugriff auf Daten und Funktionen von überall möglich – über das Portal24 auch für Mieter und Eigentümer.

Integrierte KI unterstützt mit Chatbots und Anrufbeantwortung die Kundenkommunikation. Mieter und Eigentümer haben über Portal24 Zugriff auf Dokumente. Bei all dem lässt sich die SaaS-Cloud-Lösung je nach Unternehmensgröße skalieren und anpassen. Das umfangreiche DMS vereinfacht Verwaltungen den Zugang zu Informationen.

www.immoware24.de

Impower

Für den hochautomatisierten Rechnungs-Workflow der cloudbasierten Verwaltungs-Software werden Rechnungen gescannt hochgeladen oder direkt per E-Mail eingesandt. Intelligente Texterkennung füllt Buchungsmasken automatisch aus und erkennt zugehörige Vorgänge. Nach Prüfung und Freigabe werden Rechnungen inklusive aller Metadaten automatisch im DMS im zugehörigen Objekt­ordner gespeichert und in den Zahlungslauf gegeben.

Datenzugriff und Vorgangsbe­arbeitung sind im cloudbasierten ERP-System von überall möglich. Offene Schnittstellen erlauben zudem vollen Zugriff auf Daten und die bidirektionale Synchronisation mit Tools wie casavi, etg24, facilioo, Microsoft Office etc.

Die intuitive Nutzeroberfläche der Cloud-Plattform beschleunigt Arbeitsabläufe und ihre intelligente Automatisierung. Kundenkommunikation und dazu gehörende Prozesse lassen sich ganzheitlich abbilden und mit KI automatisieren. Auch Briefpost kann mithilfe intelligenter Texterkennung ausgelesen und Vorgängen zugeordnet werden.

www.impower.de

KARTHAGO

Mit der ERP-Software KARTHAGO bietet Aareon eine Lösung der Tochtergesellschaft UTS an. Sie umfasst ein Zusatzmodul für den digitalen Rechnungseingang. Im Rechnungsimport erfasst die Capture Software von BCT die essenziellen Positionen aus eingescannten Dokumenten und gibt sie an KARTHAGO weiter, sodass der Zahlungsvorgang ausgelöst werden kann. Mit Machine Learning und Künstlicher Intelligenz lernt die Software mit jeder Rechnung dazu.

Aareon Connect ermöglicht über standardisierte Schnittstellen und das einheitliche Datenmodell die Einbindung mobiler Partner­lösungen. Das browserbasierte ERP-System Wodis Yuneo kann mit jedem digitalen Endgerät ortsunabhängig mit stets aktuellen Daten genutzt werden. Dafür gibt es zusätzliche Mobile Services für verschiedene Prozesse, z. B. Wohnungsübergaben.

karthago.VISION digitalisiert die Kundenkommunikation mit Eigentümern und Mietern. So sind u. a. Dokumente jederzeit verfügbar, z. B. für Umlaufbeschlüsse im Online-Verfahren und digitale Belegprüfungen durch den Beirat, auch Push-Nachrichten können empfangen werden.

www.aareon.de