5 Tipps die für die Immobilienverwaltungen zu Erfolgsfaktoren werden können.

In den kommenden Jahren wird sich das Auf­gabenspektrum für Immobilienverwaltungen weiter verdichten. Zugleich gibt es immer weniger Fachkräfte. Der demografische Wandel lässt auf dem Arbeitsmarkt eine große Lücke entstehen. Welche Faktoren sind für Immobilienverwaltungen wichtig, um sich für die Zukunft erfolgreich aufzustellen?

1. Digitalisierung

Sie zählt zu den entscheidenden Erfolgsfaktoren und bedingt viele weitere Schritte. In Zeiten des Fachkräf­temangels kann sie in vielen Unternehmen Prozesse optimieren und automatisieren und hilft dabei, Zeit und Ressourcen zu sparen bzw. gezielt einzusetzen. Sie eröffnet das Potenzial, Kosten zu senken und den Wohnkomfort und Service für Eigentümer und Mieter zu verbessern. Laut aktuellem Branchenbarometer 2023 nutzen 57,6 Prozent der befragten Unternehmen Enterprise-Ressource-Planning (ERP)-Systeme vollumfänglich. In 21,8 Prozent der Verwaltungen kommen diese noch nicht zum Einsatz. Ein System auszuwählen und einzubinden, erfordert zu Beginn des Digitalisierungsprozesses hohen zeitlichen sowie finanziellen Aufwand, ist dann aber die Basis für weitere Digitalisierungsschritte in den Verwaltungen, die sich grundsätzlich positiv auswirken. Das gaben 41,5 Prozent der im Rahmen der VDIV-Digitalisierungsumfrage 2023 Befragten an. In der Folge wollen 61,4 Prozent dieser Verwaltungen mehr als fünf Prozent ihres Jahresumsatzes für die weitere Optimierung der IT ausgeben. Dieser Trend zeichnet sich auch im aktuellen VDIV-Branchenbarometer ab, wonach 61,8 Prozent der Unternehmen noch in diesem Jahr Investitionen in Soft- und Hardware planen.

Die Zukunft der Branche hängt von der digitalen Trans­formation ab. Der Digitalisierungsgrad eines Betriebs entscheidet über dessen Wettbewerbsfähigkeit und den Unternehmenswert. Darüber hinaus ist ein digitalisierter Arbeitsplatz attraktiver für potenzielle neue Mitarbeiten­de. Obwohl die Digitalisierung spür- und nachweisbar positive Effekte hat und Budget für das Vorantreiben der Prozesse vorhanden ist, scheitert die Umsetzung oft an Personalmangel und fehlender Strategie (Ergebnisse der VDIV-Digitalisierungsumfrage 2023). Nur 34,5 Prozent der Befragten gaben an, dass sie über hinreichende Personalkapazitäten verfügen, um Digitalisierungsschritte umzusetzen, geringe 9,3 Prozent schätzten dies in ihren Unternehmen als gut ein. Für 55,1 Prozent der Befragten war fehlende Zeit das größte Hindernis, gefolgt von hohen Investitionskosten (45,1 Prozent) für Verwaltungen und fehlender Sachkenntnis (27 Prozent). Zwar haben große Firmen mit mehr als 6.000 verwalteten Einheiten zu 81 Prozent eine konkrete Digitalstrategie, bei den kleinen Verwaltungen mit weniger als 400 verwalteten Einheiten gaben allerdings 48,7 Prozent an, bisher nur erste Ideen entwickelt zu haben.

2. Fachkräfte

Im Hinblick auf die energetischen Herausforderungen der kommenden Jahre sind Immobilienverwaltungen auf qualifiziertes Personal angewiesen. In diesem Jahr planen laut Branchenbarometer 2023 insgesamt 60,8 Prozent der befragten Unternehmen, neue Mitarbeiten­de einzustellen. Das wird jedoch immer schwieriger. Im vergangenen Jahr konnte knapp ein Drittel (31,5 Prozent) freie Stellen nicht besetzen. Die Lage wird sich in den kommenden Jahren kaum entspannen. Daher müssen sich Immobilienverwaltungen zwangsläufig die Frage stellen, wie sie für potenzielle Mitarbeitende attraktiver werden können. Angebote zu Homeoffice, mobilem Arbeiten und flexibler Arbeitszeitgestaltung sind eine Möglichkeit, Arbeitsplätze attraktiver zu gestalten. Zwei Drittel der im Rahmen des aktuellen Branchenbaro­meters befragten Unternehmen setzen bereits auf diese Instrumente. Die Befragung zum VDIV-Gehalts-Ben-chmark ergab, dass auch Möglichkeiten für den Abbau von Überstunden auf die Attraktivität von Jobs wirkt.

Auch ein moderner, kooperativer Führungsstil ist von wachsender Bedeutung für die Mitarbeiterzufriedenheit. Der VDIV Deutschland widmet dem Fachkräftemangel und möglichen Strategien im Wettbewerb um Personal auf dem diesjährigen 31. Verwaltertag ein Fachforum. Keynotespeaker Stefan Dietz wird erklären, warum die aktuelle Situation am Arbeitsmarkt für Firmen auch eine Chance sein kann.

Das Angebot von Ausbildungsplätzen und attraktive Weiterbildungsmöglichkeiten sind weitere Optionen, um Personal zu gewinnen und zu halten. Viel Potenzial birgt auch die betriebliche Altersvorsorge. Diese wurde im Branchenbarometer 2023 erstmals untersucht. Viele Firmen kennen ihre diesbezüglichen Informationspflich­ten nicht und nur jede zweite macht Mitarbeitenden ein Angebot zur betrieblichen Altersvorsorge. Ein ebenfalls essenzieller Punkt im Wettbewerb um die Ressource Personal ist die Vergütung – Punkt drei der Erfolgs­faktoren.

3. Gehälter

Ein wichtiger Aspekt der Attraktivität von Arbeitsplätzen ist das Gehalt. Es ist die Grundlage, um qualifiziertes Personal zu gewinnen und zu halten, wie das Gehalts-Benchmark 2022 des VDIV Deutschland zeigte. Die Gehälter von Angestellten in Immobilienverwaltungen liegen mit im Schnitt 42.700 Euro deutlich unter dem Bundesmittelwert von 49.200 Euro für vollzeitbeschäf-tigte Arbeitnehmer. Das Gehalts-Benchmark zeigt, dass in Verwaltungen zwischen Mitarbeitenden mit und ohne Eigentümerversammlung (ETV) differenziert wird, wobei die Betreuung der ETV mit einer höheren Entlohnung einhergeht. Die Gehälter sind in den Städten naturgemäß höher als auf dem Land. Insgesamt werden Immobilien­verwaltungen in den kommenden Jahren die Vergütung ihrer Mitarbeitenden in allen Bereichen anpassen müssen, wenn sie qualifizierte Fachkräfte anwerben und halten möchten. Doch um dazu in der Lage zu sein, bedarf es auch einer anderen Vergütungsstruktur der Immobilien­verwaltung an sich.

4. Neue Vergütungsstruktur für die Immobilienverwaltungen

Um in der Lage zu sein, die Digitalisierung voranzu­treiben, für Mitarbeitende durch eine angemessene Vergütung attraktiv zu sein und eine konstante Weiter­bildung zu garantieren, muss auch der Preis für die Ver­waltung von Immobilien angepasst werden. Zwischen 2019 und 2022 ist die WEG-Bestandsvergütung um nur rund 1,7 Prozent gestiegen. Die qualifizierte Im­mobilienverwaltung kostet Geld. Es braucht also neue Strukturen und Sondervergütungen für Leistungen, die aufwendig sind und viele Ressourcen kosten. Beispiele dafür ist die Begleitung von energetischen Sanierungen sowie Heizungstausch, die Organisation des hydraulischen Abgleichs und die Durchführung der durch das novellierte Gebäudeenergiegesetz (GEG) vorgeschriebenen Bestandsaufnahme von Gebäuden mit Gasetagenheizungen.

5. Weiterbildung

Immobilienverwaltungen sind in einem sich dynamisch entwickelnden Wirtschafts- und Gesetzgebungsumfeld fortlaufend gefordert, sich weiterzubilden. Allein die 2023 beschlossenen neuen Regelungen und Gesetze erfordern einiges an Fachwissen. Das Aufgabenspektrum von Immobilienverwaltungen hat sich extrem verdichtet. Die konstante Weiterbildung zu täglichen Fragestellungen ist die Grundlage erfolgreicher Verwaltung. Der VDIV Deutschland bietet mit seinen Online-Seminaren und Tagungen daher wichtigen fachlichen Input, um die täg­lichen Herausforderungen annehmen zu können.