7 Tipps - Wie Sie Ihre Jahresabrechnungen verständlich und übersichtlich aufbauen.

Die Abrechnung ist eine Herausforderung für den Verwalter. Sie heute rechtssicher zu erstellen, ist sehr schwierig. Aber auch für den Kunden ist es oft nicht leicht, diese zu verstehen und die erforderlichen Daten zu finden. Fehlen Angaben, ist sie nicht schlüssig, wird einer Anfechtungsklage stattgegeben werden. Die folgenden Tipps sollen beiden Seiten helfen und Verwalter dazu anregen, den eigenen Abrechnungsaufbau zu überprüfen.

1. Schlüssigkeit
Die Abrechnung dient auch der Kontrolle des Verwalters. Ist er ordnungsgemäß mit den Geldern der Gemeinschaft umgegangen? Von daher benötigt die Abrechnung gewisse Pflichtangaben. Hierzu gehören die Kontostände am Jahresanfang, die Einnahmen des Abrechnungsjahres, die Ausgaben und die Kontostände am Jahresende. Ebenso müssen die jahresübergreifenden Bewegungen (Auszahlung und Einzahlung der Abrechnungsergebnisse und Abgrenzungen aus Heizkostenabrechnung) dargestellt werden. Nur so kann der Eigentümer die Abrechnung rechnerisch und schlüssig nachrechnen. Hat eine WEG mehrere Konten, so sind sie allesamt darzustellen. Der Eigentümer muss, indem er zu den Kontenständen am Jahresanfang die Einnahmen hinzurechnen, Ausgaben abziehen und jahresübergreifende Bewegungen berücksichtigen kann, zum Jahresendkontostand kommen. Ist dieser Rechenweg nicht möglich, so ist die Abrechnung nach ständiger Rechtsprechung nicht schlüssig.

2. Einnahmen und Ausgaben darstellen
Damit die rechnerische Schlüssigkeit nachvollzogen werden kann, sind auch Einnahmen- und Ausgabekonten zu verwenden. Verwenden Sie für gewisse Positionen je ein Einnahmen- und ein Ausgabenkonto. Gut aufzeigen lässt sich dies am Beispiel der Versicherungsschäden. Hier benötigen Sie ein Ausgabenkonto für geleistete Zahlungen und ein Einnahmenkonto für Erstattungen der Versicherung. Eine Saldierung auf einem Konto ist nicht zu empfehlen. So lässt sich auch erkennen, wie der Bearbeitungsstand im Abrechnungsjahr ist.

3. Mietrecht vs. WEG-Recht
Wenn Sie eine WEG-Abrechnung erstellen, dann bitte nach den wohnungseigentumsrechtlichen Vorschriften. Nur so wird sie korrekt. Ja, es ist dann zwar schwierig für den vermietenden Eigentümer, eine Mieterabrechnung zu fertigen. Dieses Problem kann er aber größtenteils durch einen guten Mietvertrag lösen. Eine „Mischabrechnung“ führt im Fall der Anfechtung zur Beschluss­aufhebung. Das Problem der vermieteten Eigentumswohnung hat der Gesetzgeber leider noch nicht gelöst. Mietrecht und Wohnungseigentumsrecht sind nicht harmonisiert. Siehe hierzu auch den Beitrag zur Abrechnung in der Sondereigentumsverwaltung ab Seite 12.

4. Das Problem der Abgrenzung
Abgrenzungsbuchungen sind bei vielen sehr beliebt. Sie sind aber wohnungseigentumsrechtlich nur im Rahmen der Heizkosten gestattet. Hierzu gehören die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch einen Fachmann, der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums, die Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz, die Kosten der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung sowie die Kosten der Verwendung einer Ausstattung zur Verbrauchs­erfassung einschließlich der Kosten der Berechnung und Aufteilung. Sonst nichts – leider, möchte man sagen. Die WEG-Abrechnung basiert auf dem Einnahmen- und Ausgabenprinzip. Es sind die Geldflüsse bis zum Ende des Kalenderjahres darzustellen. Mehr nicht. Wurde z. B. eine Zahlung 2019 irrtümlich zweimal geleistet, so ist sie auch zweimal in die Abrechnung aufzunehmen. Die Rückerstattung ist dann als Einnahme in die Abrechnung des Jahres aufzunehmen, in dem die Gutschrift erfolgte. Das kann auch das Folgejahr sein.

5. Kostenverteilerschlüssel
Einmal in der EDV, immer in der EDV: Das ist das Problem bei vielen Kostenverteilerschlüsseln, die oft nicht auf korrekte Art und Weise zustande gekommen sind. Oder sie werden angewendet, weil sie vermeintlich gerecht sind. § 16 Abs. 2 WEG definiert als gesetzlichen Schlüssel die Miteigentums­anteile. Abweichungen hiervon sind durch Vereinbarung (Gemeinschaftsordnung) oder Beschluss nach § 16 Abs. 3 WEG für Betriebskosten möglich. Sonst nicht. Erhebt ein Dritter, z. B. die Kabelgesellschaft, seine Leistungen nach Wohneinheiten, so darf der Verwalter die Kosten nicht automatisch nach Einheiten abrechnen. Es gilt der gesetzliche, vereinbarte oder beschlossene Schlüssel für diese Position. Aber auch dieser muss nachvollziehbar sein. Man muss im klassischen Dreisatz den Rechenweg von der Gesamtsumme zum eigenen Anteil nachrechnen können. Hierzu müssen in der Abrechnung die Schlüssel erläutert/dargestellt werden.

6. Kostenzuordnung: umlagefähig oder nicht
Viele Verwalter gliedern die Abrechnung nach umlagefähigen und nicht umlagefähigen Kosten. Das ist zwar kundenfreundlich, aber nicht gefordert und auch gefährlich: Was ist auf den Mieter umlegbar? Das, was mietvertraglich vereinbart worden ist. Allerdings kennen wir die individuellen Vereinbarungen der Eigentümer mit den Mietern nicht. So kann der Eindruck entstehen, dass etwas umlegbar ist, was es nach dem individuellen Vertrag gar nicht ist. Wer sich dennoch für eine solche Unterteilung entscheidet, sollte in die Abrechnung bitte einen entsprechenden Warnhinweis aufnehmen: „Wir haben nach der Betriebskostenverordnung gebucht. Was auf Ihre Mieter umlegbar ist, ist im Mietvertrag geregelt. Bitte überprüfen Sie die dort getroffenen Regelungen selbst.“ Schärfen Sie Ihren Mitarbeitern ein, Kosten exakt nach Betriebskostenverordnung zuzuordnen – so eliminieren Sie eine häufige Fehlerquelle.

7. Meine Software macht das nicht
Das mag zwar sein, hilft Ihnen aber nicht. Wenn Sie eine schlechte Software im Einsatz haben, dann ist das Ihr Problem. Zur Not müssen Sie die Abrechnung durch Erläuterungen oder zusätzliche selbst erstellte Blätter ergänzen. Oder Sie suchen sich ein geeignetes Programm!?

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