8 Tipps für den Energieeinkauf

Der Energieeinkauf für Eigentümergemeinschaften muss gut geplant sein. Verwaltungen sind dafür verantwortlich, sich um den Abschluss der Energielieferverträge für ihre Gemeinschaften zu kümmern. Gab es früher in der Regel nur einen Anbieter vor Ort, ist es bereits seit mehreren Jahren möglich, den Gasversorger frei zu wählen. Viele Versorger sind mittlerweile deutschlandweit tätig. Die Energiekrise Anfang 2022 und die damit verbundenen Auswirkungen auf die Belieferung mit Gas haben dazu geführt, dass der Gaseinkauf mittlerweile gefühlt einem Glücksspiel gleicht, da die Preisentwicklung für einen längeren Zeitraum kaum vorhersehbar ist. Was ist zu beachten?

1. Vertragsbündelung anstreben

Verwaltungen sollten das Ziel verfolgen, Gaslieferverträge für alle betreuten Liegenschaften mit einem Anbieter zu schließen. Dann ist das Vertragsmanagement am einfachsten.

2. Bedarfsermittlung

Bevor Energielieferverträge abgeschlossen werden können, muss zunächst der Bedarf ermittelt werden. Die Verwaltung muss daher alle Lieferstellen und den Verbrauch der letzten Abrechnungsperiode erfassen. Darüber hinaus muss sie wissen, zu wann die aktuellen Verträge kündbar sind oder auslaufen.

3. Angebotsermittlung

Die Vergabe von Leistungen entspricht nach den allgemeinen wohnungseigentumsrechtlichen Regelungen nur dann ordnungsmäßiger Verwaltung, wenn sie auf Vergleichsangeboten basiert. Daher ist die Verwaltung dafür zuständig, Angebote für den Energiebezug einzuholen. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder bittet man selbst verschiedene Gasversorger um ein Angebot, oder man beauftragt einen Energiemakler. Im ersten Fall muss die Verwaltung die Angebote vergleichbar machen, im zweiten ist dies Sache des Energiemaklers, der die Versorger anschreibt und Angebote einholt. Insbesondere die Premium­ und Kooperationspartner des VDIV Deutschland und die Partner der VDIV­Landesverbände stehen für Anfragen gern zur Verfügung.

4. Örtliche Versorger berücksichtigen

Wenn die Angebote vorliegen, sollten Verwaltungen sicherheitshalber noch einmal abgleichen, ob der heimische Versorger nicht doch günstiger ist. Das vor allem dann, wenn dieser bisher bei der Angebots­einholung gar nicht berücksichtigt wurde, weil er vielleicht nicht das gesamte Einzugsgebiet und damit alle Liegenschaften einer Verwaltung bedient. Für die Verwaltung wäre es unangenehm, wenn die Eigentümer feststellen, dass der Gasbezug zwar ausgeschrieben, der Anbieter vor Ort aber nicht auch geprüft wurde.

5. Beschlussfassung

Eine Entscheidung des Landgerichts Frankfurt am Main aus dem Jahr 2021 wird häufig so verstanden, dass Verwaltungen befugt sind, die Entscheidung über den Abschluss von Versorgungsverträgen alleine zu treffen. Ob das so umfassend und allgemein zutrifft, ist allerdings fraglich. Gemäß § 27 Abs. 1 Nr. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) können Verwaltungen Maßnahmen treffen, „die untergeordnete Bedeutung haben und nicht zu erheblichen Verpflichtungen führen“. Der Gaseinkauf aber kann durchaus zu erheblichen Verpflichtungen führen, was gegen die diesbezügliche Entscheidungskompetenz der Verwaltung spricht. Da Angebote über den Gasbezug meist aber nur eine sehr kurze Geltungsdauer haben, wird es nicht möglich sein, entsprechende Beschlüsse in Eigentümerversammlungen herbeizuführen – vom Aufwand ganz abgesehen. Daher empfiehlt es sich, zum Thema Gaseinkauf eine allgemeine Regelung gemäß § 27 Abs. 2 WEG herbeizuführen. Die Verwaltung könnte so im Jahr vor Ablauf des jeweiligen Gasliefervertrags idealerweise für alle betreuten Eigentümergemeinschaften einen gleichlautenden Beschluss fassen lassen, wonach sie beauftragt wird, zu einem bestimmten Zeitpunkt Angebote einzuholen und den günstigsten Anbieter zu beauftragen. Dann liegt die Entscheidung über das Vorgehen nicht mehr bei ihr, sondern bei den Eigentümern. Die Verwaltung führt nur noch das von der Eigentümergemeinschaft festgelegte Vorgehen aus.

6. Vertragslaufzeit

Was die Vertragslaufzeit angeht, empfiehlt es sich, vom gesetzlichen Normalfall auszugehen (§ 309 Nr. 9 Bürgerliches Gesetzbuch) und sich für nicht länger als zwei Jahre zu binden. Auch diese Frage lässt sich mit dem Beschluss regeln.

7. Vertragliche Regelungen

Wichtig ist: Vertragspartner für den Energieversorger ist nie die Verwaltung, sondern immer die jeweilige Eigentümergemeinschaft. Daher Vorsicht bei Verträgen, die die Verwaltung als Vertragspartnerin benennen. Für jede Eigentümergemeinschaft ist ein eigener Vertrag abzuschließen. Auf der Ebene der Verwaltung können nur Rahmenbedingungen festgelegt werden.

Verwaltungen sollten darauf achten, dass in Verträgen mit Energieversorgern Folgendes festgeschrieben wird: Ansprechpartner für Fragen, Frist für die Abrechnungserstellung, Versand der Abrechnung per E­Mail, Abrechnung bei Mehr­ oder Mindermengen im Vergleich zum prognostizierten Verbrauch.

8. Ausschreibungsvarianten

Bei der Angebotseinholung und Ausschreibung lassen sich mittlerweile verschiedene Modelle berücksichtigen: So besteht nicht nur die Möglichkeit, den Gasverbrauch vollständig auszuschreiben. Es kann auch nur eine Teilmenge zu festen Kosten und die Restmenge zum jeweiligen Marktpreis bezogen werden. Verwaltungen müssen für sich einen Weg finden, der dann den Eigentümern vorzuschlagen ist. Ziel muss es aber sein, in allen Gemeinschaften einen gleichlautenden Beschluss zu fassen, damit es für die Verwaltung handhabbar ist.