8 Tipps - rund um die Jahres­abrechnung

Wie lässt sich die Jah­resabrechnung für Wohnungseigen­tümergemeinschaften verständlich und übersichtlich aufbauen? Für Verwalterinnen und Verwalter ist das Zahlenwerk eine Herausforde­ rung. Die Jahresabrechnung heute rechtssicher zu erstellen, ist schwie­rig. Aber auch für Kunden ist es oft nicht leicht, sie zu verstehen und die erforderlichen Daten zu finden. Die folgenden Tipps sollen beiden Seiten helfen und zur Überprüfung des Abrechnungsaufbaus anregen.

1. Beschlusstexte
Im Beschluss über die Jahresabrech­nung wird nunmehr auf die Abrechnungsspitze abgestellt. Daher sind Beschlusstexte neu zu formulie­ren und alte nicht mehr zu verwen­den. Dies gilt übrigens auch für den Beschluss über den Wirtschaftsplan und für andere Bereiche. Der VDIV Deutschland hat hierzu eine sehr gute Musterbeschlusssammlung ver­öffentlicht, die allen Verwalterinnen und Verwaltern zu empfehlen ist.

2. Schlüssigkeit
Die Abrechnung dient auch der Kontrolle des Verwalters: Ist er mit den Geldern der Gemeinschaft ordnungsgemäß umgegangen? Die Abrechnung erfordert daher gewisse Pflichtangaben. Hierzu gehören die Kontostände zum Jah­resbeginn, die Einnahmen und Aus­gaben im Abrechnungsjahr sowie die Kontostände zum Jahresende. Ebenso müssen die unterjährigen Bewegungen (Auszahlung und Ein­zahlung der Abrechnungsergebnisse und Abgrenzungen aus Heizkos­tenabrechnung) dargestellt wer­den. Nur so können Eigentümer die Abrechnung schlüssig nachvollzie­hen. Hat eine Eigentümergemein­schaft mehrere Konten, so sind sie alle darzustellen. Eigentümern muss es möglich sein,  durch Addition der unterjährigen Einnahmen zum Kon­tostand am Jahresanfang und durch Abzug der unterjährigen Ausgaben auf den ausgewiesenen Jahresend­kontostand zu kommen. Ist dieser Rechenweg nicht möglich, so ist die
Abrechnung nicht schlüssig, was aber nicht mehr zur Aufhebung des Beschlusses über die Jahresabrech­nung führt.

3. Einnahmen & Ausgaben
Damit die rechnerische Schlüssigkeit nachvollzogen werden kann, sind Einnahmen­ und Ausgabenkonten zu verwen­den. Verwenden Sie für gewisse Positionen je ein Einnahmen­ und ein Ausgabenkonto.  Das lässt sich am Beispiel von Ver­sicherungsschäden aufzeigen, wo geleistete Zahlungen auf dem Ausgabenkonto verbucht werden und Erstattungen der Versicherung auf dem Einnah­menkonto. Die Saldierung auf einem Konto ist nicht zu empfeh­len, zumal zwei Konten auch den Bearbeitungsstand im Abrech­nungsjahr besser erkennen lassen.

4. Die Abrechnungs­spitze
Werden bei der Erstellung einer WEG­Abrechnung Beträge ( Einnahmen oder Ausgaben) falsch zugeordnet, dann wirkt sich dies direkt auf die Abrechnungs­ spitze und damit auf die Zahllast des Eigentümers aus. Nach neuem Wohnungseigentumsrecht wird dies im Falle einer Anfechtung zur Aufhebung des Beschlusses führen. Daher müssen Verwal­tungen hier besonders sorgfältig arbeiten. Direkte Auswirkungen auf die Zahllast haben z. B. auch Abgrenzungsbuchungen.

5. Abgrenzungs­buchungen
Sie sind bei vielen sehr beliebt, wohnungseigentumsrecht­lich aber weiterhin nur im Rah­men der Heizkosten gestattet. Diese umfassen die für die fol­genden Posten anfallenden Kos­ten:  verbrauchte Brennstoffe und ihre Lieferung, Betriebs­strom,  Bedienung, Überwa­chung und Pflege der Anlage sowie regelmäßige  Prüfung der Betriebsbereitschaft und ­-sicher­heit einschließlich der Einstel­lung durch einen Fachmann, Reinigung der Anlage und des Betriebsraums, Messungen nach dem Bundes­Immissionsschutz­gesetz, Anmietung oder andere Arten der Gebrauchsüberlassung von Ausstattung zur Verbrauch­serfassung sowie Verwendung von Ausstattung zur Verbrauch­serfassung einschließlich des Aufwands für Berechnung und Aufteilung. Sonst nichts. Sie mögen sagen: leider. Die WEG­-Abrechnung basiert auf dem Einnahmen-­ und Ausgaben­prinzip. Es sind die Geldflüsse bis zum Ende des Kalenderjahres darzustellen. Mehr nicht.

Wurde beispielsweise eine Zahlung im Jahr 2021 zweimal geleistet, so ist sie auch zweimal in die Abrechnung  aufzunehmen. Die Rückerstattung ist als Einnahme in die Abrechnung des Jahres aufzunehmen, in dem die Gutschrift erfolgte, u. U. erst im Folgejahr. Es wird in der WEG­-Abrechnung auch nicht periodengerecht erfasst. Eine Handwerkerrechnung etwa, die im Jahr 2021 gestellt, aber erst 2022 bezahlt wurde, gehört in die Abrechnung des Jahres 2022.

6. Kostenverteiler­schlüssel
Was einmal Eingang in die EDV gefunden hat, bleibt für immer darin. Bei Kostenverteilerschlüs­seln ist das ein häufiges Problem, vor allem dann, wenn sie auf nicht korrekte Art und Weise zustande gekommen sind oder wegen ihrer vermeintlichen Gerech­tigkeit Anwendung finden. § 16 Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) definiert die Miteigentums­anteile als gesetzlichen Schlüssel. Abweichungen hiervon sind durch Vereinbarung (Gemeinschaftsord­nung) oder Beschluss möglich. Sonst nicht. Berechnet ein Dritter, z. B. die Kabelgesellschaft, seine Leistungen nach Einheiten, so darf die Verwaltung diese Kosten nicht automatisch nach Einhei­ten abrechnen. Es gilt der gesetzli­che, vereinbarte oder beschlossene Schlüssel für diese Position. Aber auch er muss nachvollziehbar sein: Aus der Gesamtsumme muss der Eigenanteil mit dem klassischen Dreisatz zu ermitteln sein. Hierzu müssen die angewendeten Schlüs­sel in der Abrechnung erläutert bzw. dargestellt werden.

7. Umlagefähige vs. nicht umlagefähige Kosten
Viele Verwalter gliedern ihre Abrechnung in umlagefähige und nicht umlagefähige Kosten. Das ist zwar kundenfreundlich, aber nicht erforderlich und auch gefährlich. Auf Mieter sind nur die Kosten umlegbar, für die dies mietver­traglich vereinbart worden ist. Verwaltungen aber sind die indivi­duellen Vereinbarungen der Eigen­tümer mit ihren Mietern oft nicht bekannt. So kann der Eindruck entstehen, dass Kosten umleg­bar sind, die es dem individuellen Vertrag zufolge nicht sind. Wenn Sie die Unterteilung in umlegbare und nicht umlegbare Kosten vor­nehmen, dann bitte mit dem ent­sprechenden Warnhinweis: Wir haben nach der Betriebskosten­verordnung gebucht, was auf Ihren Mieter umlegbar ist, ist in Ihrem Mietvertrag geregelt. Bitte über­prüfen Sie die dort getroffenen Regelungen selbst. Darüber hinaus sollten Sie Ihre Mitarbeiter schulen, die Kosten exakt nach Betriebskostenverord­nung zuzuordnen. So umgehen Sie eine weitere häufige Fehlerquelle.

8. Meine Software macht das nicht
Das mag zwar sein, hilft aber nicht weiter. Wenn Sie eine schlechte oder nicht mehr zeitgemäße Soft­ware im Einsatz haben, dann ist das Ihr Problem. Zur Not müs­sen Sie die Abrechnung durch Erläuterungen oder zusätzlich beigefügte selbst erstellte Seiten ergänzen. Oder Sie suchen sich ein geeignetes Programm!?