9 Tipps für die Umsetzung virtueller Eigentümerversammlungen

Mitte Oktober 2024 trat das Gesetz zur Zulassung virtueller Wohnungseigentümerversammlungen in Kraft. Wohnungseigentümergemeinschaften können nun zwischen der Präsenzversammlung, der hybriden oder virtuellen Versammlung wählen. Die virtuelle Eigentümerversammlung (ETV) ermöglicht eine neue Form des Austauschs, für Beschlussfassungen und mehr Teilhabe für eine breitere Eigentümerschicht. Auch unterjährig sind Entscheidungen so leichter herbeizuführen – hilfreiche Tipps für die Einführung, die Übergangsphase und die Umsetzung.

1 Beschlussfassung

Wohnungseigentümer können mit mindestens drei Viertel der abgegebenen Stimmen beschließen, dass Eigentümerversammlungen innerhalb eines Zeitraums von längstens drei Jahren ab Beschlussfassung ohne physische Präsenz der Wohnungseigentümer und des Verwalters an einem Versammlungsort stattfinden. Die Entscheidung gilt für maximal drei Jahre. Die virtuelle ETV muss hinsichtlich der Teilnahme und Rechteausübung mit einer Präsenzversammlung vergleichbar sein.

Innerhalb des neuen gesetzlichen Rahmens sind verschiedene Ausgestaltungen möglich. Zum einen besteht die Möglichkeit, zu beschließen, dass künftige Versammlungen virtuell stattfinden, es kann aber auch ein Wahlrecht festgelegt werden. In diesem Falle sollte definiert werden, wie dieses ausgeübt wird. Z. B. kann die Entscheidung über das Versammlungsformat dem Verwalter übertragen werden, was sich etwa für den Übergang anbietet. 

2 Übergangsregelung gemäß § 48 WEG

Fassen die Wohnungseigentümer vor dem 1. Januar 2028 einen Beschluss nach § 23 Abs. 1a Wohnungseigentumsgesetz (WEG), muss bis einschließlich 2028 mindestens einmal im Jahr eine Präsenzversammlung stattfinden. Durch einstimmigen Beschluss (§ 48 Abs. 6 WEG) kann jedoch darauf verzichtet werden. Die Einstimmigkeit bezieht sich auf die auf einer Versammlung abgegebenen Stimmen, Allstimmigkeit ist nicht erforderlich.

3 Technische Anforderungen und Probleme 

Die Teilnahme an virtuellen Versammlungen sollte über einen verschlüsselten Zugang erfolgen, um eine sichere Übertragung zu gewährleisten. Die Zugangsdaten dürfen nicht weitergegeben werden. Eigentümer, die Schwierigkeiten mit der für die Teilnahme erforderlichen Technik haben, können Hilfestellung erhalten, z. B. indem sie sich bei und mit einem anderen Eigentümer oder dem Verwalter zuschalten, oder indem der Verwalter oder die Gemeinschaft das erforderliche Equipment bereitstellt. Sollten im Rahmen einer ETV bei einem einzelnen Eigentümer technische Probleme auftreten, hindert dies den Verlauf der Versammlung nicht. Anders ist es, wenn mehrere Eigentümer aus technischen Gründen ausfallen. Es empfiehlt sich daher die Einrichtung einer Notrufnummer, E-Mail-Adresse oder eines Portalzugangs, damit Eigentümer den Grund des Ausfalls melden und schildern können. Überlegenswert ist auch eine Schulung der Eigentümer bei Einführung der virtuellen Versammlung.

4 Einladung

Jeder Eigentümer muss die Möglichkeit haben, in virtueller Form an einer ETV teilzunehmen. Die Einladung muss die Einwahldaten beinhalten. Dass Eigentümer zu einem Versammlungsort eingeladen werden und sich nur der Verwalter online zuschaltet, ist nicht zulässig (unzulässige Sonderform der Hybridversammlung). Dagegen unproblematisch ist, dass sich Teilnehmer aus eigenem Entschluss an einem Ort treffen und von dort aus online teilnehmen.

5 Nichtöffentlichkeit

Die Nichtöffentlichkeit bei Präsenzversammlungen ist leichter sicherzustellen als bei rein virtuellen Versammlungen. Trotzdem dürfen nicht zu hohe Anforderungen an die Feststellung der Nichtöffentlichkeit gestellt werden. Verwalter müssen bei der Beschlussfassung und der Einladung zur virtuellen Versammlung darauf hinweisen, dass nur Eigentümer und Bevollmächtigte, aber keine Dritten an der Versammlung teilnehmen dürfen. Teilnehmende müssen bei der Wahl des Ortes selbst darauf achten, dass dies gewährleistet ist. Wenn sich Anhaltspunkte verdichten, dass ein Eigentümer gegen diesen Grundsatz verstößt (z. B. durch Teilnahme aus öffentlichen Verkehrsmitteln), kann er von der ETV ausgeschlossen werden.

6 Vertragliche Verankerung

Verwalter können virtuelle Versammlungen als Option im Verwaltervertrag verankern. Gerade bei Aufnahme einer neuen Eigentümergemeinschaft ist es sinnvoll, direkt zu vereinbaren, dass etwa neben der einmal jährlichen Präsenzversammlung alle weiteren ETV virtuell durchgeführt werden. Die Eigentümer sollten dennoch einen Beschluss nach § 23 Abs. 1a WEG fassen, da sonst schlimmstenfalls der Bestellungsbeschluss anfechtbar wird.

7 Vergütung

Empfehlenswert sind gestaffelte Vergütungssätze, wenn im Jahr mehr als eine Versammlung durchgeführt werden muss. Dabei können sowohl variable Vergütungen als auch Pauschalbeträge angesetzt werden. Aufschluss über die im Markt vorherrschende Vergütung gibt das Branchenbarometer 2024. Weitere Informationen hier: https://vdiv.de/immobilienverwaltung/verwalterverguetung 

8 Handlungsempfehlungen nutzen

Der VDIV Deutschland hat im November eine Handlungsempfehlung zur Durchführung und Beschlussfassung von virtuellen ETV herausgegeben; sie enthält auch verschiedenste Beschlussvorlagen. Erhältlich ist sie zum Preis von 34,51 Euro, für Mitglieder kostenfrei. https://vdiv.de/publikationen/handlungsempfehlungen 

9 Eigentümer informieren 

Des Weiteren hat der Verband eine Broschüre zur virtuellen ETV herausgegeben, die sich speziell an Eigentümer richtet. Sie steht für Immobilienverwaltungen zum Download und zur Weitergabe an Eigentümer online bereit: https://vdiv.de/publikationen/flyer-zur-information-der-eigentuemergemeinschaften-zur-virtuellen-etv