An einem Strang ziehen

Der Verwaltungsbeirat und wie man ihn zum Vorteil aller in die Tätigkeit der Immobilienverwaltung einbezieht.

Die Aufgaben des Verwaltungsbeirats definiert § 29 Abs. 2 Wohnungseigentumsgesetz (WEG): Der Verwaltungsbeirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. Der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung sollen, bevor die Beschlüsse nach § 28 Absatz 1 Satz 1 und Absatz 2 Satz 1 gefasst werden, vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden.

Das Gesetz wird, was die Aufgaben des Beirats betrifft, somit in Bezug auf dessen Tätigkeit wenig konkret, mit Ausnahme in Hinblick auf den Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung.

Auch wenn die Praxis zuweilen zeigt, dass der Beirat sich durch die Neueinführung der „Überwachung“ durch das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG) als Aufsichtsrat im Sinne des Aktiengesetzes versteht – was er nicht ist ¹ –, und damit seine Tätigkeit auf die Überwachung des Verwalters beschränkt, soll das Augenmerk dieses Beitrags auf die unterstützende Funktion gerichtet sein.

Da die Unterstützung gesetzlich nicht weiter geregelt ist, unterscheidet sich die praktische Handhabung in den einzelnen Gemeinschaften. ² Dennoch kann die Verwaltung in vielfältiger Art und Weise mit dem Beirat zusammenarbeiten, um so einerseits entlastet zu werden und andererseits die Eigentümer unmittelbar an der Verwaltung zu beteiligen und so die Akzeptanz für die Verwaltungstätigkeit zu erhöhen.

Aufträge und Erhaltungsmaßnahmen

Auch wenn die in der Rechtsprechung häufig gebetsmühlenartig wiederholte Forderung von drei Vergleichsangeboten – die der Bundesgerichtshof (BGH) im Übrigen nicht mit dieser Ausschließlichkeit vertritt 3 – abzulehnen ist ⁴, sollte allein aus Gründen der Rechtssicherheit zumindest versucht werden, für nicht nur unbedeutende Aufträge eben drei Vergleichsangebote einzuholen, um der Gemeinschaft eine ausreichende Entscheidungsgrundlage bereitstellen zu können. Dies kann sich – je nach Art der Beauftragung und den konkreten Anforderungen – als aufwendiger Prozess darstellen, der – vollständig oder teilweise – durch den Beirat übernommen werden kann. Die Mitglieder des Beirats sollten dabei ein eigenes Interesse daran haben, ein möglichst gutes und preiswertes Angebot für eine zu beauftragende Leistung zu erhalten, da auch sie als Wohnungseigentümer später die Kosten anteilig zu tragen haben.

Zu beachten ist aber, dass die Pflicht, im Rahmen der Beschlussvorbereitung eine ausreichende Entscheidungsgrundlage für die Gemeinschaft bereitzustellen, bei der Verwaltung verbleibt. ⁵ Die Verwaltung sollte sich zu ihrer eigenen Absicherung bei Nichteinholung durch den hiermit beauftragten Beirat also nicht hierauf berufen und nur ein Angebot vorlegen. Daher ist es ratsam, den Beirat zu bitten, die Angebote so rechtzeitig vor Ablauf der Einladungsfrist einzuholen, dass die Verwaltung im Zweifel selbst noch tätig werden kann. Sofern der Beirat versucht hat, Angebote einzuholen, dies jedoch nicht erfolgreich war (keine Rückmeldung oder Absagen angefragter Unternehmen), sollte dies – durch die Verwaltung – dokumentiert werden, um Anfechtungs- und Haftungsrisiken auszuschließen.

Der Beirat kann auch tatsächliche Aufgaben übernehmen, z. B. die Kontrolle von durch die Gemeinschaft beauftragten Arbeiten. Auch hierbei verbleibt die Verantwortung aber bei der Verwaltung.

Die Eigentümerversammlung

Die Eigentümerversammlung ist durch die Verwaltung einzuberufen (§ 24 Abs. 1 WEG), wobei die Beschlussgegenstände bezeichnet sein müssen (§ 23 Abs. 2 WEG). Die Vorbereitung einer Eigentümerversammlung erfordert es somit, dass die Verwaltung sich im Voraus über die Beschlussgegenstände Gedanken macht. Werden welche vergessen, können sie nach Ablauf der Einladungsfrist in der Regel nicht „nachgeschoben“ werden. Das hat somit zur Folge, dass über den Gegenstand erst auf einer erneuten Versammlung beschlossen werden kann.

Daher ist es in der Regel erforderlich, jedenfalls aber ratsam, vor der Ausarbeitung der Tagesordnung die Anlage aufzusuchen und ggf. entstandenen Erhaltungsbedarf festzustellen. Auch hierbei kann der Beirat den Verwalter unterstützen, da dieser regelmäßig mit der Anlage vertraut ist und somit einen besseren Überblick über kleinere Erhaltungsbedarfe haben wird.

Weiterhin wird der Beirat als Teil der Gemeinschaft häufig eine bessere Kenntnis von in der Gemeinschaft diskutierten Punkten haben als die Verwaltung. Der Beirat kann somit helfen, die Tagesordnung zu vervollständigen. Dies ermöglicht es zum einen, aktuelle Themen ansprechen – und wünschenswerterweise sofort lösen – zu können, ohne vor dem Versenden der Einladung die Eigentümer nach Themen zu befragen, was regelmäßig zu einer schwer überschau- und handhabbaren Flut von Nachrichten führen wird.

Gemäß § 24 Abs. 5 WEG führt der Verwalter den Vorsitz der Versammlung, sofern nichts anderes beschlossen wird. Auch hierbei kann sich die Verwaltung der Unterstützung des Beirats bedienen. Aufgaben können dabei insbesondere sein, Abstimmungsergebnisse auszuzählen, Vollmachten zu sammeln und zu kontrollieren oder im Fall von Hybrid-Versammlungen etwaige Online-Wortmeldungen zu verwalten.

Haftung der Beiratsmitglieder

Bei der Wahrnehmung von Aufgaben für die Gemeinschaft haften Beiratsmitglieder, wenn sie unentgeltlich tätig werden, gemäß § 29 Abs. 3 WEG nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Der Gesetzgeber hat mit dieser Neuregelung im WEMoG bezweckt, die Tätigkeit im Verwaltungsbeirat zu fördern. Die Haftungsrisiken für Beiratsmitglieder bei der Unterstützung der Verwaltung sind somit überschaubar. Vor allem, wenn Beiratsmitglieder nicht unentgeltlich tätig werden, sollte die Gemeinschaft über den Abschluss einer Vermögensschadenhaftpflicht-versicherung für den Beirat nachdenken, damit das Amt nicht allzu abschreckend wirkt.

Fazit

Die Verwaltung kann sich in verschiedenen Bereichen vom Beirat unterstützen lassen. Diese Unterstützung kann zum einen zu einer teilweisen Entlastung der Verwaltung führen, zum anderen wird sie regelmäßig aber auch zu einer größeren Akzeptanz und Wertschätzung der Verwaltungstätigkeit durch den Beirat – und somit auch durch einen Teil der Eigentümer – führen. Dies verbessert meist die Kommunikation zwischen Verwaltung und Gemeinschaft, ohne Mehraufwand zu erfordern. So wird zudem der Distanz zwischen Verwaltung und Gemeinschaft vorgebeugt.

Zu beachten ist für die Verwaltung dabei jedoch stets, dass sie sich ihrer Verantwortung nicht durch eine Dele­gation von Aufgaben an den Beirat entziehen kann. Die Verwaltung hat den Beirat daher in die Lage zu versetzen, die ihm übertragene Aufgabe durchführen zu können und die Tätigkeit am Ende zu kontrollieren. Ziel soll es daher nicht sein, Aufgaben bloß abzuwälzen, sondern durch eine progressive Zusammenarbeit Ergebnisse zu verbessern.

1. Bärmann/Becker, WEG § 29, 15. Aufl. 2023, Rn. 69; Lehmann-Richter/Wobst, Rn. 582
2. So auch BeckOGK, Greiner, WEG § 29, Stand 1.6.2024, Rn. 24
3. Vgl. BGH, Urt. v. 22.6.2012, Az. V ZR 190/11
4. Ausführlich Lehmann-Richter, ZMR 2021, 868

5. Bärmann/Dötsch, WEG § 18 Rn. 67T; BeckOK WEG, Elzer, WEG § 44 Rn. 195; Greiner, ZWE 2023, 342 (342); Staudinger, Jacoby, WEG § 20 Rn. 137