Auf dem neuesten Stand - Der VDIV Deutschland hat seine Musterverträge für die WEG-, Miet- und SE-Verwaltung aktualisiert.

Der VDIV Deutschland passt seine Musterverträge und Vollmachten für die WEG-, Miet- und Sondereigentumsverwaltung regelmäßig an die aktuelle Rechtsprechung an, sodass höchstrichterliche Grundsatzentscheidungen und neue Gesetzesvorgaben einfließen. Um hilfreiche Unterstützung im beruflichen Alltag zu bieten, berücksichtigen die Verwalterverträge nunmehr auch neueste Entwicklungen zur variablen Vergütung. Unterschieden wird zwischen Leistungen, die mit einer festen Pauschale abgegolten werden, und solchen, für die Kosten nach Aufwand entstehen. Dies wurde notwendig, da die Rechtsprechung mitunter Klauseln zu Zusatzvergütungen zunehmend kritisch beurteilt. Neben den entsprechenden Klauseln gibt es zudem hilfreiche Hinweise und Erläuterungen zu diesem Komplex.

Variable Vergütung im Fokus
Aufgrund der Entwicklung in der Rechtsprechung und ihrer zunehmenden Fokussierung auf den Transparenzgrundsatz ist eine Differenzierung zwischen Kurz- und Langfassung des Vertragsmusters wie in den vergangenen Jahren nicht mehr zielführend. Auch der Passus, wonach zwischen Grund- und besonderen Leistungen unterschieden wird, ist in der aktualisierten Version der Musterverträge gestrichen. Ebenso wurde mit der Passage zur vorzeitigen Niederlegung und Abberufung verfahren. Auch Alternativen zur Vertragsverlängerung entfallen künftig.

Ergänzt wurde, dass sich die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters nicht nur aus der Teilungserklärung, sondern auch aus sonstigen Vereinbarungen der Gemeinschaft ergeben können. Klargestellt wurde zudem, dass die Bestimmungen über den entgeltlichen Geschäftsbesorgungsvertrag bereits von Gesetzes wegen gelten und nicht erst vertraglich vereinbart werden. Im Folgenden wird dann nicht mehr zwischen Grundleistungen und besonderen Leistungen unterschieden, sondern zwischen fest vergüteten und variabel vergüteten Verwalterleistungen. Zusätzlich wird erläutert, weshalb zwischen diesen beiden Vergütungen differenziert wird. Und das ist besonders wichtig, weil sich für Verwalter daraus komplett neue Vergütungsstrukturen und -möglichkeiten ergeben.

Zusätzlicher Passus zur Verwaltungsübergabe
Oft waren in der Vergangenheit die Aufgaben einer Verwaltung bei der Übernahme einer Liegenschaft nicht geregelt. Da jedoch mehrfach gegen Vorverwalter wegen der Herausgabe von Unterlagen und Erteilung von Auskünften vorgegangen wurde, ist diesem Aufgabenbereich jetzt ein zusätzlicher Passus gewidmet. Die Teilnahme an Beiratssitzungen war bislang teilweise durch die Vorbereitung von Eigentümerversammlungen und andererseits durch die Betreuung in gemeinschaftlichen Angelegenheiten geregelt. Dies wurde nun zusammengefasst und transparent gegenübergestellt. Des Weiteren sind nun auch Formen der Willensbildung durch Umlaufbeschlüsse und Vereinbarungen erfasst worden.

Als Balanceakt erweist sich die Regelung zur Abgeltung außergerichtlichen Schrift-, Telefon- und sonstigen Geschäftsverkehrs. Auch die Einladung zu Eigentümerversammlungen kann zumindest in größeren Gemeinschaften einen erheblichen Papier- und Portoaufwand verursachen. Die Erläuterungen für den Verwalter weisen nun darauf hin, dass er dies intern zunächst kalkulieren und dann mit der Gemeinschaft verhandeln sollte. Neu aufgenommen wurde die Unterscheidung zur Aufbewahrung und Digitalisierung von Verwaltungsunterlagen, aus denen hervorgehen muss, dass eine Vernichtung nur auf ausdrückliche Anweisung sämtlicher Eigentümer erfolgen darf.

Einholen von Kostenangeboten
Gleichfalls mehr Beachtung findet nun, ob Tätigkeiten für die Einholung von Angeboten vergütungspflichtig sind. Dies ist dem Umstand geschuldet, dass sich die Angebotseinholung zunehmend zeitaufwändiger gestaltet, die Rechtsprechung aber beharrlich an mindestens drei Angeboten festhält. Es ist daher notwendig, hier zu differenzieren. Das Vertragsmuster enthält aus diesem Grund den Vorschlag, dass nur einfache Vertragsverhandlungen mit der Festvergütung abgegolten sind. Mehraufwand und damit verbundene Kosten sind unverzüglich anzuzeigen und zu vergüten. Wie bisher werden übersichtlich einzelne Vertragsarten aufgeführt und es wird beispielsweise erläutert, welche Entscheidungskompetenzen dem Verwalter auch über die wohnungseigentumsgesetzliche Verpflichtung hinaus eingeräumt werden können, um ohne nochmalige Beschlussfassung zu agieren. Eingefügt wurde, dass die Einholung von drei Angeboten in Ermangelung hinreichender ortsnaher Anbieter untunlich sein kann. Zusätzlich wurde die Ermächtigung zum Abschluss von Mietverträgen für die Durchführung von Eigentümerversammlungen aufgenommen, da hier der Verwalter nicht zur Kostentragung verpflichtet ist.
Die gerichtliche und behördliche Vertretung wurde zusammengeführt. Zu beachten ist, dass im Verwaltervertrag, insbesondere was Entnahmen aus Gemeinschaftskonten anbelangt, lediglich Regelungen zur Vertretung der Gemeinschaft enthalten sein können. In einem weiteren Punkt wurde klargestellt, dass Rechnungslegungen, die zusätzlich zur Jahresabrechnung bzw. unabhängig von der Beendigung des Verwalteramtes erfolgen, auch zusatzvergütungspflichtig sind.

Die Varianten, in denen der Verwalter eine feste Provision anhand von Bausummen erhält, wurden aufgrund der Tendenzen in der Rechtsprechung gestrichen und durch reine Zeitklauseln ersetzt. Die Klauseln, wonach eine Zusatzvergütung nicht geschuldet ist, wenn ihr Entstehen durch den Verwalter zu vertreten ist, wurde zusammenfassend normiert.

Die Mustervorlagen für Verwalterverträge und Vollmachten stehen Mitgliedsunternehmen der Landesverbände des VDIV Deutschland  im Intranet kostenlos zum Download zur Verfügung, Nicht-Mitglieder können sie im Online-Shop des VDIV Deutschland erwerben.

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