Auf der Suche nach verlorener Zeit?

Warum die vorgangs- und projektbezogene Arbeitszeiterfassung für Verwaltungen gute Chancen bietet.

Die Immobilienverwaltung ist eine Branche in Bewegung. Neue Gesetze, Verordnungen, Technologien und Kundenanforderungen erhöhen stetig den Arbeitsaufwand. Die aufgewendeten Arbeitszeiten zu erfassen, ist eine der großen Herausforderungen für Verwaltungsunternehmen. Dabei geht es nicht allein um die Auswertung von Arbeitszeiten, sondern vor allem auch um die vorgangs- und projektbezogene Erfassung. Sie ist deshalb wichtig, weil sonst viele Erlösmöglichkeiten, etwa für besondere Verwaltungsleistungen, ungenutzt bleiben.

Wovon Verwaltungen profitieren

Wie aber geht man’s an? Am besten effizient, also digital statt manuell, denn auch hier geht es darum, Zeit einzusparen. Darüber hinaus schafft die Zeiterfassung für Vorgänge und Projekte auch mehr Transparenz. Denn wo sich der zeitliche Aufwand projektbezogen übersichtlich darstellen lässt, zeigt sich auch, falls Arbeitsabläufe optimierbar sind.

Für die effiziente Gestaltung der Zeiterfassung ist die Verknüpfung mit dem digitalen Vorgangsmanagement unerlässlich. Die gängigen CRM-Systeme für Immobilienverwaltungen bieten aktuell jedoch noch keine integrierten Lösungen für diesen Bereich. Der Bedarf an solchen Verknüpfungen allerdings wächst, da vorgangs- und projektbezogene Zeiterfassung viele Vorteile bietet.

Wo in vielen Unternehmen Arbeitszeiten noch manuell per Excel-Tabelle erfasst werden, was zeitaufwendig und fehleranfällig ist, könnte die Anbindung an das digitale Vorgangsmanagement Abhilfe schaffen, weil so einzelne Vorgänge automatisch mit dem jeweiligen Zeitaufwand verknüpft werden – ein deutlicher Gewinn für die Übersichtlichkeit und Planbarkeit von Prozessen.

Mandate profitabel abrechnen

Bei einer solchen Zeiterfassung geht es aber nicht allein darum, die Kosten für einzelne Projekte zu erfassen und zu kontrollieren, sondern auch darum, die Profitabilität einzelner Mandate besser einzuschätzen und zu bewerten. Eine detaillierte Dokumentation der Vorgangs- und Projektzeiten macht deutlich, welche Verwaltungsmandate besonders viel Zeit und Ressourcen erfordern und wo Optimierungsbedarf besteht. Das trägt einerseits dazu bei, die Effizienz innerhalb des Unternehmens zu steigern, andererseits schafft es Klarheit, welche Mandate künftig fortzuführen sind und welche eine Anpassung der Vergütung an den tatsächlichen Zeitaufwand erfordern, um profitabel zu sein. Eine gute Zeiterfassung ist daher ein wesentlicher Baustein für die Zukunft erfolgreicher Immobilienverwaltung.

Fazit

Die Zeiterfassung in der Wohnungseigentumsverwaltung ist zwar eine Herausforderung, bietet aber auch große Chancen und ist geradezu unerlässlich, um erbrachte Leistungen für Kunden transparent darzustellen. Verwaltungen sollten sich des Themas dringend annehmen, um künftige Erfolge zu sichern.