Auf Wachstumskurs

Erfolgsgeschichten werden auch auf dem Land geschrieben: Die Innova Hausverwaltung GmbH aus Bad Heilbrunn gewinnt regelmäßig neue Objekte für die WEG-Verwaltung. Das Erfolgsrezept:

Die Wirtschaft floriert im Landkreis Bad Tölz-Wolfratshausen. Die Arbeitslosenquote liegt unter drei Prozent, die Kaufkraft ist überdurchschnittlich hoch. Anders als in vielen ländlichen Gebieten Deutschlands wächst die Bevölkerung; das Bayerische Landesamt für Statistik sagt bis zum Jahr 2034 eine Zunahme um 7,5 Prozent voraus.
Die Region am Rand der Bayerischen Alpen ist nicht nur eine Alternative für Familien, die sich die hohen Miet- und Immobilienpreise in München kaum mehr leisten können. Auch Rentner ziehen zu. Besonders beliebt bei der älteren Generation ist der Kurort Bad Tölz. Vielfältige Gesundheitsangebote, eine gute ärztliche Versorgung, attraktive Einzelhandelsgeschäfte, Restaurants und Cafés, die fußläufig zu erreichen sind, machen die Stadt an der Isar perfekt für das Leben im Alter. So sind vor allem hochwertige, barrierefreie Wohnungen gefragt, was sich in einer verstärkten Bautätigkeit rund um das Kurviertel widerspiegelt.

Solvente Eigentümer mit hohen Ansprüchen

Für Stephan Heufelder ist das eine gute Entwicklung. Der Geschäftsführer der Innova Hausverwaltung GmbH ist mit seinem Unternehmen auf Wachstumskurs. Kürzlich hat er ein neues Objekt mit 45 ­Eigentumswohnungen und drei Gewerbeeinheiten hinzugewonnen. Die Anlage, fünf elegante Villen, wird vom ­Projektentwickler, der Augsburger Klaus Wohnbau GmbH, bis Ende 2016 fertiggestellt. Weit über 4.000 Euro zahlen die Eigentümer hier für den Quadratmeter, entsprechend hoch sind ihre Ansprüche an die Hausverwaltung. Wie überzeugt Stephan Heufelder Bauträger und Wohnungseigentümergemeinschaft, ihm und keinem anderen Anbieter die Verwaltung des Objekts anzuvertrauen?
Zum einen kann er hervorragende Referenzen aufweisen: Das Spektrum reicht von der vermieteten Studentenwohnung in Bamberg bis zum Luxusobjekt auf Schloss Eurasburg. „Wir betreuen auch die WEG in den Fontavia Parkvillen“, erklärt Stephan Heufelder. „Hier haben wir zu 60 Prozent älteres Klientel, das sehr anspruchsvoll ist.“

Lückenlos informiert in der Jahresabrechnung

Zum anderen können sich Interessenten schon anhand des ausführlichen Informationsmaterials überzeugen, dass die Innova Hausverwaltung GmbH sehr professionell arbeitet. Sie erhalten Muster eines Begehungsprotokolls, eines Wirtschaftsplans und einer Jahresabrechnung. Gerade letztere ist ein wichtiges Marketinginstrument, das dem Kunden zeigt, wie sorgfältig die Innova fremdes Eigentum verwaltet. Alle Einnahmen und Ausgaben, sowohl die Gesamt- als auch die anteiligen Kosten, sind mit Datum und Betrag gelistet, von den Betriebskosten bis zur Verwaltergebühr. Der Eigentümer sieht, wann er welche Vorauszahlungen geleistet hat, was der Instandhaltungsrücklage zugeführt wurde und wie sich diese entwickelt hat. Hat er seine Wohnung vermietet, kann er sehen, welche Kosten grundsätzlich auf den Mieter umgelegt werden können und welche nicht. Auch die Entwicklung der Geldkonten bzw. des Barvermögens ist dargestellt, gefolgt von der Einnahmen-/ Ausgabenrechnung und dem Status des Gemeinschaftsvermögens.

Doppelte Buchführung als Standard

Verständlich, dass Stephan Heufelder im kaufmännischen Bereich besonders hohe Ansprüche hat. „Ich brauche eine Buchhaltung, mit der ich alles nachvollziehen kann. Für mich ist das unumgänglich“, sagt er. Dass er umsetzen kann, was ihm vorschwebt, liegt an der Software, die er und sein Team nutzen: Haufe PowerHaus, eine modulare Lösung des Freiburger Anbieters Haufe, entwickelt für die professionelle Immobilienverwaltung. „Die Kunden schätzen die erläuterte Jahresabrechnung mit der Vermögensaufstellung“, sagt Stephan Heufelder. „Wir haben hier höchstens fünf Prozent Rückfragen.“ Gleichzeitig sorgt die Software durch automatische Bearbeitung aufwändiger Prozesse für mehr Effizienz im Verwalteralltag. Der digitale Datentausch mit Heizkostenabrechnungsfirmen wie zum Beispiel der BRUNATA Wärmemesser GmbH & Co. KG sowie der integrierte Zahlungsverkehr sind dafür gute Beispiele. „Seit wir diese Module nutzen, sparen wir bei der Abrechnungserstellung sowie bei der Bearbeitung der Zahlungsvorgänge die Hälfte der Zeit ein“, beschreibt Stephan Heufelder den Effekt.

Digitale Unterstützung in vielen Bereichen

Überhaupt sind digitale Abläufe für den Geschäftsführer eine wichtige Voraussetzung, um erfolgreich zu arbeiten. Das papierlose Büro treibt er schon lange voran. „Mir geht bei der Suche in Aktenordnern zu viel Zeit verloren“, sagt er. „Daher haben wir alle Dokumente wie Verträge usw. digitalisiert und zentral in unserer Software archiviert.“ Aus dem gleichen Grund schätzt er die lückenlose Dokumentation, die vom Programm unterstützt wird. So kann er nachweisen, in welcher Weise er für eine WEG tätig wurde, oder belegen, was er telefonisch mit einem Kunden besprochen hat. „Die Dokumentation ist Gold wert, weil es rechtlich immer komplizierter wird“, urteilt er. Entscheidend ist auch, dass die Mitarbeiter vieles direkt in der Anwendung erledigen können und nicht in andere Programme wechseln müssen, zum Beispiel, wenn sie eine E-Mail oder einen Serienbrief verschicken. Projekte und Vorgänge können sie mit Hilfe des Termin- und Vorgangsmanagements nachhalten. „Wenn zum Beispiel ein Schaden gemeldet wird, eröffnen wir einen Vorgang beim Objekt und hinterlegen dort alles, was relevant ist: Angebote, die beauftragte Firma, Rechnungen, Telefonate mit der Versicherung und Stand der Bearbeitung.“ Die Kollegen können sich so gegenseitig problemlos vertreten. „Man weiß sofort, was los ist, das spart wirklich Zeit.“

Gut aufgestellt mit breitem Portfolio

Wer gut organisiert ist, kann seinen Kunden auch mehr und bessere Leistungen anbieten. So hat die Innova Hausverwaltung GmbH neben der WEG- die Sondereigentumsverwaltung im Portfolio, was sich nicht viele Verwalter zutrauen. „Da gibt es Konflikte zwischen Miet- und WEG-Recht, etwa bei der Abrechnung zwischen Leistungs- und Zahlungsflussprinzip“, erklärt Stephan Heufelder. Daher übernimmt er gerne Objekte direkt vom Bauträger und verwendet die gleichen Mietverträge. Ein Modul, das die speziellen SEV-Aufgaben wie die Weiterleitung der Mieten an den Eigentümer oder den Abzug der Verwaltergebühr abdeckt, hat er mit eingekauft. „Mir war von Anfang an eine Lösung wichtig, die alles bündelt“, betont er.
Seit Stephan Heufelder die ehemalige Prager Hausverwaltung GmbH im Jahr 2008 mit zwei Mitarbeitern übernommen hat, hat sich die Zahl der betreuten Einheiten mehr als verdreifacht; sein Team besteht inzwischen aus zehn Mitarbeitern. „Man muss fachlich gut aufgestellt und flexibel sein, um Spezialisierung und Digitalisierung zu stemmen“, beschreibt er die aktuellen Herausforderungen. Mit seiner Organisation sieht er sich gut aufgestellt: „Wir haben uns ‚innovativ und kompetent‘ auf die Fahnen geschrieben.“ Ihre hochwertigen Kundenservices sind der beste Beweis, dass die Innova Hausverwaltung GmbH dieses Versprechen einlöst.

Stephan Heufelder

Geschäftsführer der Innova Hausverwaltung GmbH, die von ihren Büros in Bad Heilbrunn und Bamberg aus über 2 500 Einheiten betreut. Die Liegenschaften haben eine Größe von 8 bis 316 Einheiten, den Hauptanteil macht die WEG-Verwaltung, rund ein Viertel die Sondereigentumsverwaltung aus. Das Unternehmen ist Mitglied im VDIV Bayern e. V. und im Haus- und Grundbesitzerverein ­München.

Foto: © Innova Hausverwaltung GmbH;