Auftragsvergabe durch den Verwalter

Verwalter, Eigentümer und die Auftragsvergabe bilden oft ein Spannungsdreieck, das für Konflikte und Ärger sorgt, die vermeidbar wären.

Die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters sind in § 27 Absatz 1 Ziffer 2 WEG geregelt. Die Verpflichtung des Verwalters beschränkt sich darauf, Mängel festzustellen und die Wohnungseigentümer darüber zu unterrichten. Hier beginnt der Konflikt, weil der Kunde oft weitergehende Handlungen des Verwalters erwartet. Deshalb ist die Verwaltervollmacht besonders bedeutsam. Sie kann neben dem Wohnungseigentumsgesetz in der Teilungserklärung oder Gemeinschaftsordnung, dem Verwaltervertrag oder per Beschluss geregelt sein.
Jeder Verwaltervertrag enthält eine Vollmachtsklausel, die jedoch häufig nicht auf dem neuesten Stand sind. Eine aktuelle Vertragsklausel sollte etwa wie folgt aussehen: „Einholung von Angeboten, bei Personal ggf. Insertion, auf Kosten der Wohnungseigentümergemeinschaft; einer vorherigen Beschlussfassung bedarf es nicht, wenn hierfür Kosten von nicht mehr als ____ EUR im Einzelfall und nicht mehr als ____ EUR im Wirtschaftsjahr anfallen.“

Wichtig an dieser Klausel ist die zweifache Beschränkung. Viele alte Vertragsmuster enthalten nur eine Regelung für Einzelfälle, die der aktuellen Rechtsprechung nicht mehr Stand halten.

Praxistipp

Überprüfen Sie ihre Verwaltervollmachten und -verträge. Generell kann es sinnvoll sein, auf der nächsten Eigentümerversammlung einen neuen Verwaltervertrag zur Beschlussfassung vorzulegen, wenn der bisherige sehr alt ist und unwirksame Klauseln enthält.

In der Praxis rechtfertigt sich der Verwalter mit einer Notmaßnahme, wenn der Vollmachtsrahmen überschritten wird. Das soll ihn retten. Die gesetzliche Regelung (§ 27 Absatz 1 Ziffer 3 WEG) greift jedoch nur in dringenden Fällen, wenn wegen der Eilbedürftigkeit eine vorherige Eigentümerversammlung nicht möglich ist. Entscheidend ist hierbei, ob die Erhaltung des gemeinschaftlichen Eigentums gefährdet wäre, wenn nicht umgehend gehandelt werden würde.

Einen solchen Fall hatte 2011 der BGH zu entscheiden. Der Verwalter hatte bei einer Bank im eigenen Namen ein Konto eingerichtet, über das er den Zahlungsverkehr für die Eigentümergemeinschaft abwickelte. Die Wohnungseigentümer beschlossen, die in gutachterlichen Stellungnahmen vorgeschlagenen Maßnahmen kurzfristig durchzuführen. Dabei gingen sie von einem Kostenvolumen von 4.000 Euro aus. Bei der Durchführung gab der Verwalter weitere Arbeiten in Auftrag und zahlte auf die daraus entstandenen Rechnungen über 18.000 Euro aus.

Dem BGH zufolge war der Verwalter nicht zur Vergabe (weiterer) Aufträge mit einem Kostenvolumen von über 18.000 Euro berechtigt. Er muss die Beschlüsse der Wohnungseigentümer gemäß dem ihm bekannten Willen und dem Interesse der Wohnungseigentümer durchführen. Der Verwalter ist deshalb nicht befugt, zum Erreichen des Sanierungsziels Aufträge in unbegrenzter Höhe zu vergeben, wenn in einem Beschluss zur Durchführung einer Instandsetzung weder der Umfang der Maßnahmen bestimmt noch eine Kosten­obergrenze genannt worden ist.

Maßgebend für die Durchführung eines Beschlusses durch den Verwalter ist der Wille der Eigentümer, wie er sich aus den zur Vorbereitung der Beschlussfassung vorgelegten Unterlagen, dem Beschlussprotokoll und dem Inhalt des Beschlusses ergibt. Gemessen daran musste der Verwalter bei der Vergabe von Aufträgen zur Sanierung berücksichtigen, dass die Wohnungseigentümer von einem auf etwa 4.000 Euro geschätzten Instandsetzungsaufwand ausgingen. Die Vergabe weit darüber hinausgehender Aufträge war nicht von dem Beschluss gedeckt und daher auftragswidrig. Daran ändert auch der Umstand nichts, dass der Verwalter, nachdem er die weiteren Arbeiten in Auftrag gegeben hatte, die Wohnungseigentümer unverzüglich darüber unterrichtete, dass der Instandsetzungsaufwand höher als bei der Beschlussfassung angenommen sei.

Wie verhält man sich richtig?

Das A und O ist die richtige Beschluss- und Auftragsvorbereitung. Meines Erachtens betreffen rund 25 Prozent der Beschlussanfechtungen Sanierungsmaßnahmen.

Bestimmtheit / Bezugnahmen auf Anlagen

Achten Sie auf die Bestimmtheit des Antrags. Ist der Beschlusstext für einen außenstehenden Leser nachvollziehbar? Wird Bezug genommen auf Anlagen, wie Ausschreibungen und Kostenvoranschläge? Ist dies nachvollziehbar und klar? Auch der Kostenrahmen für diese Maßnahme muss aus dem Beschlusstext hervorgehen.

§ 648 a BGB Bauhandwerkersicherung (einpreisen)

Bedenken Sie bei der Preiskalkulation auch zusätzlich entstehende Kosten, wie die Bauhanderwerkersicherung oder den SiGeKo gemäß Baustellenverordnung.

Anträge zur Sanierung

Grundsätzlich entscheidet über das „Ob“ und „Wie“ von Instandsetzungsmaßnahmen die Eigentümerversammlung. Nur in engen Grenzen ist es möglich, Vergabe und Durchführung eines Sanierungsauftrags durch Mehrheitsbeschluss auf die Hausverwaltung zu delegieren. Voraussetzung ist, dass die Ermächtigung zu einem überschaubaren, für jeden Wohnungseigentümer begrenzten finanziellen Risiko führt und die grundsätzliche Verantwortlichkeit für den Beschluss solcher Maßnahmen bei der Eigentümerversammlung bleibt.

Anträge zur Person: Wer soll handeln?

Halten Sie das Zepter in der Hand.  Wenn Sie andere mit einbeziehen wollen, dann bestimmt und konkret.

Anträge zur Finanzierung

Auch hier sind Beschlusstexte häufig unkonkret. Es werden „Weichmacher“ verwendet, wie „circa“ oder „mindestens“, die nichts aussagen. Sagen sie konkret, was aus Wirtschaftsplan, Instandhaltungsrückstellung oder Sonderumlage mit Kostenverteilungsschlüssel finanziert werden soll. Bedenken Sie bei der Sonderumlage den konkreten Betrag, den korrekten Kostenverteilerschlüssel und die Fälligkeit.

Anträge zur Kostenverteilung

Doch nicht nur bei der Sonderumlage geht es um den Kostenverteilerschlüssel. Auch gehört, sofern eine Abweichende Regelung gewünscht und möglich ist, die Kostenverteilung mit den Beschlusskompetenzen nach § 16 IV WEG dazu. Bei den Beschlüssen werden häufig auch die Untersuchungskosten oder Kosten, die nach § 14 Nr. 4 WEG entstehen, vergessen.

Bei der Behandlung der Anträge auf der Eigentümerversammlung beachten Sie bitte folgende Reihenfolge:

1. Einführung ins Thema durch Versammlungsleiter, Diskussion
2. Antragsformulierung (Überflüssiges weglassen, nur das, was geregelt werden soll!)
3. Abstimmung (nach Klärung der Stimmberechtigungen)
4. Auszählung
5. Feststellung und Verkündung des Ergebnisses: Der Beschluss wird existent.
6. Eintrag in die Beschlusssammlung
7. Protokollerstellung und Versendung

Grundsätzlich ist der Verwalter verpflichtet, auch angefochtene Beschlüsse umzusetzen. Hieraus ergeben sich in der Praxis häufig Probleme, vor allem dann, wenn eine große Sanierungsmaßnahme beschlossen wurde und der Beschluss angefochten worden ist. Insbesondere wenn der Ausgang des Prozesses offen erscheint, kann es wirtschaftlich unvernünftig sein, die Maßnahmen zunächst zu vollziehen und damit Fakten zu schaffen.

Praxistipp

Halten sie schon die Verhaltensanweisung für den Verwalter im Beschluss fest, ob der Beschluss unverzüglich oder erst nach Bestandskraft (Ablauf der Anfechtungsfrist oder Rechtskraft des Urteils) durchgeführt werden soll.

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