Ausgerechnet!

Zeit für die Heizkostenabrechnung – in vielen Verwaltungen beginnt damit eine lange Kette fehleranfälliger Medienbrüche. Dabei geht’s auch konsistent digital: Integrierte Abrechnung, drei Beispiele.

Mehrfach manuelle Dateneingaben und der Postversand machen die Heizkostenabrechnung zu einem aufwendigen, langwierigen und irgendwie unzeitgemäßen Unterfangen. Dabei nutzen die meisten Unternehmen der Wohnungswirtschaft bereits Software, die den digitalen Datentausch ermöglicht. Der ist zudem zwischen Wohnungsunternehmen und Wärmemessdiensten dank des sogenannten ARGE-Standards weitestgehend vereinheitlicht und wird bereits von vielen Softwareanbietern unterstützt. Entweder sind die Datentauschmodule in den Systemen bereits freigeschaltet oder können zumindest unkompliziert aktiviert werden. Die technischen Voraussetzungen liegen also oft bereits vor. Somit können das Senden der abrechnungsrelevanten Kosten- und Nutzerdaten sowie das Übertragen der Abrechnung mittels digitalem Datentausch unkompliziert und, je nach Software, mit wenigen Mausklicks durchgeführt werden. Eine einmalige Abstimmung und Einrichtung in beiden Systemen ist zwar notwendig, erfolgt inzwischen aber auch sehr routiniert in Absprache mit den Wärmemessdiensten. Ein kurzer Überblick, wie Brunata, KALO und Techem die ­Heizkostenabrechnung ­effizienter ­gestalten:

Brunata – Abrechnungsservice INTAS

Der Integrierte Abrechnungsservice INTAS automatisiert Prozesse überall dort, wo professionelle Verwaltersoftware den elektronischen Datentransfer auf SSL-Webserver unterstützt. Die Heizkostenabrechnung wird automatisch mit der Betriebskostenabrechnung zusammengeführt, alle Abrechnungsdaten stehen schnell und fehlerfrei in der Verwaltersoftware zur Verfügung. Dafür bietet das Unternehmen drei bedarfsgerechte Lösungen an:

INTAS Basis dient dem Datenaustausch als Grundlage der Prozessoptimierung durch Automatisierung. Nutzer- und Liegenschaftsdaten sowie Brennstoffkosten werden elektronisch an Brunata-Metrona übertragen. Die Ergebnissätze der daraus erstellten Abrechnung werden zur automatisierten Übernahme in die Verwaltersoftware ebenfalls elektronisch übermittelt. INTAS Standard basiert auf dem ARGE-Standard und nutzt das Satzformat E898, sodass die Heizkostenabrechnung bereits als PDF oder TIF-Datei in die Verwaltersoftware eingestellt und auch die Verbrauchsanalyse integriert werden kann. INTAS Individual wurde für wohnungswirtschaftliche Software-Systeme wie GES, Wodis Sigma und SAP (inkl. Blue Eagle) entwickelt. So werden erstellte Abrechnungen via E-Satz und im Volldatenaustausch übermittelt und erscheinen im Verwaltersystem bereits im jeweiligen Design der Betriebskostenabrechnung – fertig zum Ausdruck als Gesamtdokument.

KALO – bedarfsgerechte Module

Auch KALO bietet verschiedene Modelle der Integrierten Abrechnung an: Die einfachste Variante richtet sich an jene, die Betriebskostenabrechnungen am Ende selbst erstellen, und dafür die Heizkostenabrechnung als digitalen Datensatz im System benötigen. Mittels E898-Standard werden auch hier PDF- oder TIF-Dateien übermittelt, die direkt ins System eingespeist werden. Einen Schritt weiter geht die automatische Übertragung des E898-Satzes per Webservice, die die Heizkostenabrechnung einfach ins Verwaltersystem einstellt, als Grundlage für die Erstellung der Betriebskostenabrechnung – auf Wunsch mit zusätzlicher manueller Überprüfung der Daten durch KALO. Zudem gibt es als Full-Service die Erstellung der gesamten Betriebskostenabrechnung: Per Log-in in Verwaltungs-Software wie Wodis Sigma wird der Vorgang extern gesteuert und ausgeführt, die erstellten Abrechnungen dann an die Empfänger übermittelt – per Post oder über Mieterportale wie z. B. etg24.

Techem – Flexibilität aus der Cloud

Techem wird nach eigenen Aussagen den Abrechnungsprozess noch flexibler gestalten als bisher: Wohnungsunternehmen und Abrechnungsdienstleister legen erforderliche Daten unabhängig voneinander in der Cloud ab, sodass beide zeit- und ortsunabhängig auf sie zugreifen können. Beide Systeme sind sicher entkoppelt, greifen aber über den externen Cloud-Speicher auf dieselben Daten zu, die so ohne Synchronisation immer aktuell sind. Server innerhalb der EU gewährleisten, dass strengste Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit erfüllt sind. Neben dem Zugriff auf die Cloud über die nativen Schnittstellen gibt es mit „Techem CSI“ (Cloud Storage ­Interface) einen Web-Service als Alternative für den reinen Up- und Download der Daten in der Cloud. So erübrigen sich Anpassungen am ERP-System, wenn sich Parameter der nativen Schnittstellen ändern. „Techem CSI“ wird auf einem externen Cloud-Speicher gehostet und läuft unabhängig, getrennt von den Servern des Energiedienstleisters.

Je nachdem welches ERP-System genutzt wird, bietet Techem drei digitale Abrechnungsservices (DAS): Die Grundlage bildet DAS Datentausch, der alle notwendigen Abrechnungsdaten direkt und ohne Umweg aus der Verwaltungssoftware an den Abrechnungsdienstleister übermittelt. Darauf setzt DAS Integration auf, das Einzelabrechnungen als TIF- oder PDF- Datei direkt ins ERP-System einspeist und die Dokumente den Empfängern automatisch zuordnet. Ein Statusmonitor zeigt an, welche Datensätze ausgetauscht wurden, ob es Fehler gab und welche Abrechnung bereits erstellt wurde. DAS bautec geht noch einen Schritt weiter: Das Servicepaket umfasst nicht nur alle Basisleistungen, sondern zusätzlich auch den Datenaustausch und Plausibilitätsprüfungen. Mit dem elektronischen Rechnungsservice werden Dienstleistungs- und Geräterechnungen elektronisch in das Rechnungseingangsbuch des jeweiligen ERP-Systems übertragen und papierlos archiviert.

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