Benchmarking - Die Optimierung von Betriebskosten kann zur kleinteiligen Fleißarbeit werden – oder man zieht ganz einfach zuverlässige Vergleichswerte heran.

Die „warmen Betriebskosten“ einer WEG sind in diesem Jahr höher als üblich. Die Kosten der Aufzugswartung laufen bei vergleichbaren Wohnanlagen weit auseinander. Will ein Verwalter hier den Überblick behalten und die Ursachen ergründen, begibt er sich in den sprichwörtlichen Heuhaufen, um die entscheidende Stecknadel zu finden. Dass es auch anders geht, davon profitieren Technische Leiter vieler Wohnungsunternehmen oder auch große Verwaltungen schon seit einigen Jahren: Sie vergleichen einzelne Kostenpositionen aus verschiedenen Jahrgängen, von vergleichbaren Gebäuden oder auch überregional auf immobench.de. Ob es um Jahresabrechnungen in ihrer Gesamtheit geht oder um die Feinanalyse einer speziellen Kostenposition – das multifunktionale Benchmarking-Portal liefert Nutzern klare Befunde und ermöglicht es so, Problemfälle gezielt einzugrenzen und Möglichkeiten zur Optimierung zu finden.

Hintergrund der hohen Treffsicherheit ist eine Datenbank, in der Betriebskostendaten von mehr als einer Million Wohn- und Gewerbeeinheiten hinterlegt sind, die nach Region, Gebäudegröße oder -typ bis hin zur Heizungsart bequem als Vergleichspool zusammengestellt werden können.

Fakten statt Bauchgefühl
Detaillierte Analysen beispielsweise für ein Immobilienportfolio sind so schnell abrufbar: In welchem Gebäude sammeln sich Kostentreiber? Es lassen sich Rankings pro Kostenart erstellen: Was schlägt mit welchem Verbrauch/Betrag zu Buche? Und man kann ermitteln, welche Kosten eines Gebäudes oder Portfolios über oder unter denen des ausgewählten Vergleichsbestandes liegen. Um gezielt eingreifen zu können, wird eine Abweichungsanalyse erstellt. Sie zeigt, welche Kostenart in welchem Maß vom Vergleichsbestand abweicht und wie breit das Spektrum der Abweichungen insgesamt ist. So zeigt sich, wie die Daten des analysierten Objekts einzuordnen sind – am unteren oder oberen Ende des Spektrums. Die Nutzung dieser Analysen ist sehr viel verlässlicher als das wage Bauchgefühl, dass Optimierungsbedarf besteht. Sie erspart vor allem aber die detaillierte Überprüfung von Liefer- und Leistungsverträgen zur effizienteren Immobilienbewirtschaftung.

Multifunktionale Plattform
Da die Datenbank zudem über weitere Bausteine verfügt, kann sie auch für das Benchmarking reiner Gewerbe- oder Spezialimmobilien genutzt werden. Dabei werden die jeweiligen spezifischen Eigenschaften der Immobilien berücksichtigt. Genutzt wird das Portal u. a. bereits von den Wohnungsunternehmen des Gesamtverbandes der Wohnungswirtschaft. Sie versorgen den GdW mit Betriebskostenwerten, der sie für statistische Auswertungen verwendet. Im Gegenzug steht den Unternehmen selbst das Benchmarking für ihre Betriebskostenoptimierung zur Verfügung.

Sichtbar gemachte Verwalterleistung
Für Verwalter und Technische Leiter wird die Nutzung des Portals zum Aushängeschild: Die Entwicklung der Betriebskosten eines Objekts von einem Jahr zum nächsten lässt sich grafisch eindrucksvoll darstellen und gehört daher fest auf die Agenda jeder Eigentümerversammlung und des Gespräches mit Auftraggebern. Übersichtlich dargestellte Fakten bringen die Leistung der Verwaltung bei der Optimierung der Wirtschaftlichkeit einer Immobilie überzeugend zur Geltung. So wird transparent und sichtbar, was sonst im Tagesgeschäft untergeht. Auch für die inzwischen verbreitet erstellten Nachhaltigkeitsberichte großer Wohnungsunternehmen sind die übersichtlichen Auswertungen der Betriebskostenentwicklung mittlerweile wichtige Bausteine.

Woher kommen die Vergleichsdaten?
Die Nutzung von immobench.de beruht auf Gegenseitigkeit: Daten, die für eine Analyse ins Portal einstellt werden, stehen anonymisiert für andere als Vergleichsdaten zur Verfügung. Basierend auf der Geislinger Konvention werden alle Daten nach einem festgelegten Schlüssel regional sowie den Kostenpositionen zugeordnet, um sie vergleichbar zu machen. So bilden sie einen Pool, den andere für ihr Benchmarking nutzen können.

Damit Abrechnungen von Betriebskosten problemlos in das Portal übernommen werden können, verfügt es über Schnittstellen zu allen in der Immobilienwirtschaft gängigen ERP-Systemen. Die Übermittlung erfolgt über ein SSL-verschlüsseltes Upload-Portal, wobei Daten zunächst eine Qualitäts- und Plausibilitätsprüfung durch sachkundige Mitarbeiter durchlaufen, um die Konformität mit der Datenbankstruktur zu gewährleisten.

Dass der Datenbestand von mehr als einer Million Einheiten nicht über Nacht zustande kam, versteht sich von selbst. Er hat sich seit 1998 aufgebaut. Den Anfang machte der Bestand eines großen Property Managements, dann folgten schnell weitere Wohnungsunternehmen, die das Potenzial des Benchmarking-Portals fürs eigene Controlling erkannten. Seit dem Start vor mittlerweile 20 Jahren wurde immobench.de dem technologischen Fortschritt entsprechend und mit den erweiterten Möglichkeiten, die das Internet heute bietet, stetig weiterentwickelt. Inzwischen ist es selbst für mittlere und kleinere Unternehmen ein ebenso komfortables wie profitables Instrument. Das kann man übrigens ganz einfach testen: Über einen Gastzugang auf immobench.de gewinnt man einen Überblick über alle zur Verfügung stehenden Analysen, Grafiken und Listen, die man zu Präsentationszwecken, z. B. für die Eigentümerversammlung, erstellen kann. Zudem steht das immobench-Team auch telefonisch beratend zur Verfügung.

Geislinger ­Konvention
Die Vergleichbarkeit von Betriebskosten und einzelner Kostenpositionen basiert auf einer Kodifizierung nach der Geislinger Konvention. Vertreter von immobilienwirtschaftlichen Verbänden, Wohnungsunternehmen und wohnungswirtschaftlichen Dienstleistern erarbeiteten diese im Jahr 2000 unter Federführung von Prof. Dr. Hansjörg Bach, Fachhochschule Nürtingen, Studiengang Immobilienwirtschaft.
Die Geislinger Konvention berücksichtigt alle Anforderungen sowohl des unternehmensbezogenen als auch des unternehmensübergreifenden Benchmarkings. Die eng an die Betriebskostenverordnung angelehnte tief gestaffelte Untergliederung der Einzelbetriebskostenarten stellt sicher, dass alle Wohnungs- und Verwaltungsunternehmen, die ihre Betriebskosten entsprechend buchen, sich unabhängig von der Tiefe ihrer Datenstruktur beteiligen können.

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