Beschließen, aber sicher

Wie Verwaltungen in Eigentümergemeinschaften den Weg zur Sanierung der zentralen Heizungsanlage begleiten.

Muss die zentrale Heizanlage einer Wohnungseigentumsanlage repariert werden, hat grundsätzlich die Eigentümergemeinschaft zu entscheiden, wie dies ausgeführt werden soll. Anderes gilt nur, wenn die Anlage plötzlich ausfällt und dringender Handlungsbedarf besteht, weil Leitungen einfrieren könnten und es im Haus weder Heizung noch Warmwasser gibt.

Nach § 27 Wohnungseigentumsgesetz hat die Verwaltung lediglich die Befugnis, Maßnahmen zur Abwendung von Nachteilen zu ergreifen. Sie darf also nur Aufträge erteilen, die zum Schutz des gemeinschaftlichen Eigentums und des Sondereigentums vor weiteren Nachteilen notwendig und dringlich sind, etwa Notreparaturen oder Anmietung einer mobilen Heizstation. Die grundlegende Sanierung einer Heizung zählt i. d. R. nicht dazu. Ist also die Entscheidung über das Wie einer Sanierung zwingend Sache der Eigentümergemeinschaft, stellt sich die Frage, wie die Verwaltung eine solche Entscheidung ordnungsgemäß vorzubereiten hat.

Die Aufgaben der Verwaltung

Zunächst einmal muss der Sanierungsbedarf festgestellt werden, um überhaupt die Möglichkeit der Beschlussfassung mit einfacher Mehrheit zu eröffnen. Die Verwaltung kann dazu die fachliche Expertise des Unternehmens in Anspruch nehmen, das die Anlage wartet – und ist auch nur dann dazu verpflichtet, die Eigentümer zur Erhaltung oder Erneuerung der Anlage anzuhalten, wenn konkreter Sanierungsbedarf feststeht.

Der Beschlussfassung zur Erhaltung ist zwingend eine intensive Bestandsaufnahme vorzuschalten. Fehlt sie, neigen Gerichte bei Beschlussmängelklagen dazu, Sanierungsbeschlüsse schon deshalb für ungültig zu erklären.

Muss die Anlage tatsächlich saniert werden, sind die unterschiedlichen Möglichkeiten dafür zu durchleuchten – und spätestens hier wird die Gemeinschaft nun auch zu entscheiden haben, ob und ggf. welcher Energieberater hinzuzuziehen ist.

Die Vergütung nicht vergessen

In dieser Phase sollte sich die Verwaltung auch Gedanken über ihre Vergütung machen. Der neue Mustervertrag des VDIV Deutschland sieht hier ausdrücklich eine variable Vergütung vor. Ist die Vergütung im Verwaltervertrag nicht geregelt, sollte eine entsprechende Beschlussfassung der Wohnungseigentümer herbeigeführt werden – vernünftigerweise nach Aufwand, um eine Übervorteilung der Gemeinschaft auszuschließen. Von Pauschalen, bemessen an der Höhe des Auftragsvolumens, ist abzuraten.

Beauftragung des Energieberaters

Zur mehrheitlichen Beschlussfassung über die Beauftragung eines Energieberaters sind vorab drei Angebote geeigneter Bewerber einzuholen. Hat die Gemeinschaft die Beauftragung beschlossen, sind nach Vorlage der Vorschläge für die konkrete Sanierungsvariante die Fördermöglichkeiten zu prüfen – schon dies erfordert einen Energieberater.

Sonder- und Gemeinschaftseigentum

Nun ist es Aufgabe der Verwaltung, zu prüfen, ob die favorisierte Sanierungsvariante ausschließlich Anlagenkomponenten betrifft, die im Gemeinschaftseigentum stehen. Für solche im Sondereigentum fehlt der Eigentümergemeinschaft die Beschlusskompetenz – problematisch, wenn Teilungserklärung mit Gemeinschaftsordnung Teile von Leitungen in den Wohnungen als Sondereigentum ausweist. Nicht selten gehören sie dann ab der ersten für den Sondereigentümer zugänglichen Absperrmöglichkeit zum Sondereigentum, sodass der Gemeinschaft die Hände gebunden sind, wenn sie saniert werden müssen.

Der Bundesgerichtshof kam mit Urteil vom 8. Juli 2011, Az. V ZR 176/10, zu der Auffassung, die Zuordnung von Leitungen und Heizkörpern nebst Thermostaten zum Sondereigentum sei möglich, auch wenn die Heizanlage ein in sich geschlossenes System darstellt. Lassen sich vorhandene alte Heizkörper und Anschlussleitungen nicht an eine neue Anlage anschließen, kann die Wohnung von der Heizanlage getrennt werden, wenn ihr Eigentümer nicht innerhalb angemessener Frist auch im Sondereigentum saniert. Fehlt hier aber die Be­schlusskompetenz, wäre ein Beschluss zur Sanierung von Sondereigentum nicht nur anfechtbar, sondern nichtig – ein erhebliches Haftungsrisiko für Verwaltungen.

Einholung von Angeboten

Ist diese Frage geklärt, sind auf Basis der Bestandsaufnahme, der ermittelten Fördermöglichkeiten und des vom Energieberater vorgeschlagenen Sanierungsvorgehens mindestens drei Kostenangebote geeigneter Marktteilnehmer einzuholen – auch wenn der Eindruck entstehen mag, dass die Rechtsprechung dieses Erfordernis sukzessive aufweicht, sollte bei einer Maßnahme dieser Größenordnung nicht darauf verzichtet werden.

Beschluss zur Auftragsvergabe

Über die Auftragsvergabe an ein Unternehmen beschließen zwingend die Wohnungseigentümer, wobei im Beschlusstext konkret festzulegen ist, welcher Anbieter aufgrund welches Kostenangebots den Auftrag erhalten soll. Es entspricht nicht ordnungsgemäßer Verwaltung, diese Entscheidung an die Verwaltung oder den Beirat zu delegieren. Etwaige Vergabeverhandlungen sollten vor dem Beschluss erfolgt sein, damit das tatsächliche Kostenvolumen bereits bekannt ist. War dies bis zur Eigentümerversammlung nicht möglich, bietet sich ein sogenannter Absenkungsbeschluss an, um im Umlaufverfahren mit einfacher Mehrheit über die Auftragsvergabe zu entscheiden.

Baubegleitung und -abnahme

Den Eigentümern obliegt es nun, zu beschließen, wer die Bauüberwachung bis hin zur Abnahme und die technische Rechnungsprüfung übernehmen soll. Verwaltungen, die diese Aufgabe nicht zu ihren Kernkompetenzen zählen, sollten auf die Beauftragung eines Sonderfachmanns dringen. Kommt der Energieberater für diese Aufgabe nicht infrage, sind auch hier drei Angebote geeigneter Marktteilnehmer einzuholen. Verwaltungen, die hier selbst tätig werden, ist zu raten, mit ihrem Versicherer zu prüfen, ob eventuelle Leistungsstörungen von der Vermögensschaden­Haftpflichtversicherung gedeckt sind, zumal es sich bei diesen Leistungen grundsätzlich nicht um originäre Verwaltertätigkeiten handeln dürfte. Fehlender Versicherungsschutz kann im Zweifel ein Argument gegen die Übernahme dieser Tätigkeiten sein. Zu prüfen ist in diesem Zusammenhang auch, ob im Verwaltervertrag eine Sondervergütung hierfür vorgesehen ist, da die Gemeinschaft sonst einen Beschluss fassen muss. Zu raten ist zur Vergütung nach tatsächlichem Aufwand, nicht bemessen am Kostenvolumen der Maßnahme.

Zutritt zum Sondereigentum

Erfordern die Sanierungsmaßnahmen den Zugang zu Sondereigentum, sollten sich Verwaltungen im Vorfeld durch Beschluss ermächtigen lassen, den Zutritt ggf. gerichtlich zu erzwingen. Verwalter vertreten zwar seit 1. Dezember 2020 die Gemeinschaft im Außenverhältnis unbeschränkt, sodass dies eigentlich nicht nötig ist, die Beschlussfassung umgeht aber Diskussionen, ob gerichtliche Schritte notwendig und sinnvoll sind, und die Verwaltung setzt so lediglich den Beschluss um, wie er gefasst wurde.