Betriebskostenabrechnungen: Auch fiktive Kosten sind laut BGH zulässig

Laut Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH) dürfen Vermieter auch eigene Sach- und Arbeitsleistungen in der Betriebskostenabrechnung ansetzen. Dabei müssen sie jedoch strenge Spielregeln befolgen.

Schnell sorgt die Betriebskostenabrechnung für Streit zwischen Vermieter und Mieter. Das Konfliktpotenzial wächst: Angesichts stark steigender Energiepreise reichen die Nebenkostenvorauszahlungen oft kaum aus, um die angefallenen Kosten zu decken. Immer mehr Mieter werden in der Betriebskostenabrechnung mit erheblichen Nachzahlungen belastet. Umso kritischer prüfen sie, ob der Vermieter alle Positionen ordnungsgemäß abgerechnet hat. Gerade eigene Sach- und Arbeitsleistungen des Vermieters werden besonders kritisch beäugt. Jetzt sorgt ein neues Urteil des Bundesgerichtshofs (VIII ZR 41/12) für Klarheit über Art und Form der Abrechnung.

Ein Vermieter ließ Hausmeister- und Gartenpflegearbeiten durch eigenes Personal ausführen. Die Richter hatten zu klären, ob der Vermieter die Eigenleistungen mit den Kosten eines fiktiven Dienstleisters in der Betriebskostenabrechnung ansetzen darf. Der Senat bejahte diese Frage. Aus Gründen der Praktikabilität darf der Vermieter auf den Kostenvoranschlag eines Dritten Bezug nehmen. Das BGH-Urteil schafft damit eine sichere Rechtsgrundlage für gewerbliche und private Vermieter. Vermieter dürfen umlegbare Arbeiten prinzipiell durch eigenes Personal oder in Eigenleistung erbringen.

Der Vermieter kann eigene Leistungen, die er bislang möglicherweise kostenlos übernommen hat, nun einfacher in der Betriebskostenabrechnung aufführen. Infolgedessen müssen einige Mieter zukünftig mit höheren Kosten rechnen. Allerdings zieht die Rechtsprechung eine klare Grenze: Die Kosten für Eigenleistungen dürfen das günstigste Angebot eines Drittunternehmens nicht übersteigen. Dies soll Mieter vor überhöhten Preisen schützen.

Wer als Vermieter Eigenleistungen umlegen möchte, sollte systematisch vorgehen und mit offenen Karten spielen (siehe Infokasten). Andernfalls drohen Konflikte. Mieter können im Zweifelsfall eine Wirtschaftlichkeitsprüfung beantragen. Für Mieter müssen Eigenleistungen des Vermieters nicht per se von Nachteil sein. Vielen Eigentümern liegt ihr Objekt sehr am Herzen. Sie gehen ihren Tätigkeiten mit großer Sorgfalt nach und lösen Aufgaben unter Umständen gründlicher als externe Dienstleister. Weiterer Vorteil: Eigenleistungen unterliegen grundsätzlich nicht der Umsatzsteuer, da die Leistungen eine Privatperson und kein Unternehmen erbringt. Somit lassen sich deutliche Kosteneinsparungen für die Hausgemeinschaft realisieren. Angesichts tendenziell weiter steigender Nebenkosten liegen Einsparungen im gemeinsamen Interesse von Vermieter und Mieter.

Ratschlag für den Verwalter

Vermieter können nun auch Leistungen in Eigenregie oder durch eigenes Personal erbringen und in der Nebenkostenabrechnung umlegen.

Aufgaben sondieren: Nicht immer sind Aufträge an externe Kräfte zweckmäßig. Einige umlagefähigen Arbeiten lassen sich auch durch Eigenleistungen erledigen. Dazu zählen vor allem Hausmeistertätigkeiten, Gartenpflege oder Winterdienste.

Angebote einholen: Vermieter müssen nach fiktiven Kosten eines Drittunternehmers abrechnen. Zunächst sollten sie ein Leistungsverzeichnis erstellen und dann verschiedene Vergleichsangebote einholen. Die Kosten der Eigenleistungen müssen sich schlüssig aus dem Angebot eines Drittunternehmers ergeben. Es sollte von mehreren Angeboten das günstigste sein.

Mehrwert aufzeigen: Mieter können den Umfang und Wert von Eigenleistungen nur schwer einschätzen. Vermieter sollten deshalb sehr transparent vorgehen. Am besten: Vergleichsangebote offenlegen und der Betriebskostenabrechnung beifügen.

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