Wege aus dem Fachkräftemangel: Bezahlung, Arbeitszeiten, Aufwand

Woher kommt der Fachkräftemangel in der Immobilienverwaltung, und worauf müssen Wohnungseigentümergemeinschaften sich künftig einstellen?

Die Zahl der am Markt verfügbaren Fachkräfte hat einen historischen Tiefstand erreicht. Dem aktuellen KfW-ifo-Fachkräftebarometer (Dezember 2023) ist zu entnehmen, dass im vierten Quartal vergangenen Jahres 39 Prozent der deutschen Unternehmen wegen fehlender Fachkräfte in ihrer Geschäftstätigkeit beeinträchtigt waren. Der Mangel ist mittlerweile in allen Wirtschaftsbereichen spürbar, am stärksten im Dienstleistungssektor, wo 45 Prozent der Unternehmen das Fehlen qualifizierter Kräfte beklagen. Dazu zählen auch Immobilienverwaltungen.

Aktuelle Kennzahlen der Branche

Dass zudem auch der Personalbedarf insgesamt steigt, bestätigten 74,1 Prozent der für das VDIV-Branchenbarometer 2024 Befragten. Nach Einschätzung von 94,2 Prozent der Unternehmen wird sich der Fachkräftemangel zugleich weiter verschärfen. 57,4 Prozent aller am Branchenbarometer teilnehmenden Immobilienverwaltungen hatten im Jahr 2023 vakante Stellen, davon konnten 42,1 Prozent diese nicht mit geeigneten Bewerbern besetzen, also insgesamt fast ein Viertel aller Befragten (24,2 Prozent). Im Schnitt blieben bei den betroffenen Unternehmen über alle Unternehmensgrößen hinweg 1,5 Vollzeitstellen und 1,1 Teilzeitstellen unbesetzt.

Kapazitäten für dringende Aufgaben fehlen.

Um diese offenen Stellen und Einstellungsvorhaben in einen Bezug zu setzen, ist folgende Zahl bemerkenswert: In der Blitzumfrage vom März 2023 gaben 85 Prozent der ca. 1.600 Verwaltungen an, dass ihnen das Personal fehlt, um Sanierungsaufgaben umzusetzen. Die Themen, die Verwaltungen inhaltlich abdecken, die Fristen, die sie einhalten, und langfristige Vorhaben wie energetische Sanierungsmaßnahmen, die sie begleiten müssen, nehmen stetig zu. Zu erwarten ist außerdem, dass Unternehmen der zunehmenden Komplexität der Aufgaben mit immer mehr spezialisierten Fachkräften begegnen wollen, sodass der Bedarf – und damit das Defizit – weiter steigen könnte.

Geld allein macht nicht glücklich, und Gehalt reicht nicht aus, um dem Fachkräftemangel zu begegnen.

Zum generell herrschenden Mangel an qualifizierten Arbeitskräften erschwerend hinzu kommt, dass die Bezahlung in der Verwaltung im Vergleich zur gesamten Immobilienwirtschaft noch immer unterdurchschnittlich ist. Die VDIV-Gehaltsbenchmark 2022 gibt Aufschluss über Gehälter und Prämienleistungen in der Immobilienverwaltung: Grundlegend steigen die Gehälter mit der Anzahl der Berufsjahre; dabei ist der Sprung bei Geschäftsführenden und Führungskräften deutlicher als bei Mitarbeitenden. Innerhalb der Belegschaft sind nicht nur Abstufungen aufgrund der Berufserfahrung zu erkennen, sondern auch in Bezug auf die Tätigkeiten und Verantwortungsbereiche. Angestellte, die Eigentümerversammlungen leiten, erhalten beispielsweise 14 Prozent mehr Gehalt als Objektbetreuer, die damit nicht betraut sind.

Tarifbindung eher selten

Von den für die Gehaltsbenchmark befragten Unternehmen sind lediglich zehn Prozent tarifgebunden. Zur Einordnung ist der Tarif der Wohnungswirtschaft dennoch eine gute Grundlage. Zum Vergleich lässt sich Tarifgruppe 4 heranziehen, in der u. a. qualifizierte Wohnungs- und Immobilienverwalter genannt sind. Hier liegt das tarifliche Jahresentgelt ab dem zehnten Berufsjahr bei 49.920 Euro. WEG-Verwalter (ohne Eigentümerversammlungen), Mietverwalter und Mitarbeitende in der WEG-Verwaltung (mit Leitung von Eigentümerversammlungen) werden in dieser Einordnung in den Immobilienverwaltungen geringer entlohnt, so die Ergebnisse der Benchmark.

Unausgeglichene Work-Life-Balance

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer achten zunehmend auf eine ausgewogene Work-Life-Balance – die sich in der Immobilienverwaltung aktuell aber nur schwer umsetzen lässt. So soll beispielsweise die Erreichbarkeit und Bearbeitung von Anliegen durch lange Telefonzeiten gewährleistet werden, obgleich noch immer ein Großteil der Eigentümerversammlungen abends nach 17:00 Uhr stattfindet. Flexibilität lässt dieses Modell kaum zu.

Der VDIV-Verwalter-Monitor „Bestandsaufnahme – Versammlungszeitbeginn einer Wohnungseigentümerversammlung“ vom Juli 2024 ergab, dass über 90 Prozent der befragten Unternehmen einen Versammlungsbeginn vor 17:00 Uhr favorisieren. Mehr als 53 Prozent sprechen sich für einen Beginn zwischen 15:00 und 17:00 Uhr aus, fast 32 Prozent bevorzugen den Versammlungsstart zwischen 12:00 und bis 15:00 Uhr. Rund 83 Prozent der Unternehmen sehen für die Zusammenarbeit mit Wohnungseigentümergemein-schaften einen Versammlungsbeginn vor 17:00 Uhr als sehr relevant an.

Wer nicht verwalterlos bleiben will, muss sich auf Veränderung einstellen.

Damit Verwaltung und Eigentümergemeinschaft effizienter zusammenarbeiten und gemeinsam mehr Aufgaben in kürzerer Zeit bewältigen können, muss der Grad der Digitalisierung steigen. Der Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI) in der Kommunikation beispielsweise kann die Arbeitsfähigkeit in Immobilienverwaltungen fördern: Der Austausch zwischen Eigentümergemeinschaft und Verwaltung wird dann – in Fällen, in denen es um bloßen Datenaustausch, Schadensmeldungen, einfache Aufträge und Anliegen geht – von einer KI moderiert. Das setzt Kapazitäten für die persönliche, intensive Betreuung komplexer Anliegen frei und macht vor allem den Erstkontakt zu jeder Tages- und Nachtzeit möglich.

Durch die veränderten Vorgaben des Gesetzgebers, z. B. für die Digitalisierung und Erhebung von Gebäudedaten sowie für die Energiewende im Gebäudebestand, entsteht für Eigentümerinnen und Eigentümer ein ganz neues Aufgabenspektrum. Sie müssen sich intensiver mit ihren Pflichten zum Erhalt und zur Sanierung ihrer Objekte beschäftigen. Je nachdem, wie sich Gemeinschaft und Verwaltung ihre Zusammenarbeit vorstellen, kann es aber eine Zukunftslösung sein, dass das Unternehmen nur noch Teile der Verwaltung (z. B. die Abrechnung) übernimmt, während der Beirat und/oder die Gemeinschaft selbst die weiteren Aufgaben übernimmt (z. B. das Einholen von Handwerker-Angeboten). Eigentümergemeinschaften müssen sich anpassen und mehr Verantwortung für ihre Immobilien übernehmen.

Insgesamt wird professionelle Immobilienverwaltung zum knappen Gut, denn Unternehmen werden stärker selektieren und auch vermehrt streitanfällige Gemeinschaften aus ihrem Portfolio nehmen – einerseits um effizienter zu arbeiten, andererseits um ihr Personal zu schonen. Im Branchenbarometer 2024 gaben 42,9 Prozent der befragten WEG-Verwaltungen an, aus diesem Grund eine Mindestgröße für Liegenschaften eingeführt zu haben, unter der sie Verwaltungsmandate nicht annehmen. Am häufigsten (25 Prozent) wurde hier die Zahl von mindestens zehn Wohneinheiten genannt. 15,6 Prozent der befragten Unternehmen nehmen zurzeit grundsätzlich keine Gemeinschaften mehr an.

Auszugehen ist darüber hinaus zudem davon, dass Verwaltungen ihr Geschäftsfeld an die veränderten Marktbedingungen anpassen und beispielsweise rein digitale Verwaltungsleistungen oder einen abgespeckten Leistungskatalog anbieten werden. Unausweichlich scheint, dass es für Eigentümergemeinschaften künftig immer schwieriger werden wird, eine professionelle Verwaltung zu finden.