Chancen nutzen

Digitalisierung ja, aber nicht mit der Brechstange, so die Philosophie der Mannheimer Treubau Verwaltung. Ein Erfahrungsbericht zum Thema mobiles Arbeiten.

Neue Möglichkeiten der Digitalisierung von Arbeitsabläufen, die Covid-19-Pandemie und das Medienverhalten junger Mitarbeiter – vieles Homeoffice verstärkt. Die Kernerfahrung der Treubau Verwaltung GmbH, die mit etwa 130 Mitarbeitern an acht Standorten rund 700 Wohnungseigentümergemeinschaften sowie Mietwohnungsbestände betreut: viele Chancen, meist lösbare Probleme und ein in Umfragen dokumentierter Zugewinn an Mitarbeiterzufriedenheit. Entscheidende Voraussetzung: Alle im Unternehmen Tätigen müssen ihren individuellen Arbeitsstil und den richtigen Anteil an mobilem Arbeiten selbst finden können. Der Grundgedanke: Digitalisierung ja, aber nicht mit der Brechstange.

Mobiles Arbeiten statt Homeoffice
Basis dieser Philosophie ist die gewachsene Kultur eines Dienstleistungsunternehmens, die auch mit neuen technischen Möglichkeiten im Mittelpunkt bleibt. Das Unternehmen bietet mobiles Arbeiten statt Homeoffice an. Beweggründe und juristische Rahmenbedingungen wurden in diesem Magazin bereits definiert, u. a. in VDIVAKTUELL 7/19 und 3/21. 

Immobilienverwaltungen, speziell in der WEG-Verwaltung, müssen schon immer flexibel und in hohem Maß selbstverantwortlich mit Arbeitszeiten umgehen. Eigentümerversammlungen, Beiratssitzungen oder Objektbegehungen haben noch nie einfach in einen 9-to-5-Arbeitstag gepasst. Dem entsprechend hat die Treubau die Regeln formuliert, die das mobile Arbeiten begleiten. Berücksichtigt wird dabei auch, dass einigen Mitarbeitern aufgrund ihrer Raum- oder Familiensituation zu Hause kein effektives Arbeiten möglich ist.

Zu diesen Regeln gehört, dass grundsätzlich, verbunden mit den technischen Voraussetzungen in den IT-Systemen, fast alle Mitarbeiter die Möglichkeit haben, ihre Aufgaben mobil zu erledigen: Nicht nur Verwalterinnen und Verwalter, sondern auch die Kräfte im Backoffice oder in der Buchhaltung können ihre Arbeit in Präsenz- und Mobilanteil splitten. Einzig Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Telefonzentrale sowie in der Postbearbeitung, die die Systeme mit den Scans eingehender Dokumente und Rechnungen beschicken, haben aus nachvollziehbaren Gründen nicht diese Option. Hier gilt der Grundsatz: Ein Dienstleistungsunternehmen ist erreichbar.

Erreichbarkeit und technische Voraussetzungen
Diesem Gedanken folgen auch die, die ihre Arbeit nicht im Büro erledigen: Telefonisch und per E-Mail sind sie in Kernarbeitszeiten für Kunden und Kollegen erreichbar. Mobiles Arbeiten soll nicht dazu führen, dass Anfragen sich bei denen häufen, die im Büro am Schreibtisch sitzen. Arbeitszeiten werden auch bei mobiler Arbeit per App erfasst und somit entsprechend dokumentiert. 

Die technischen Voraussetzungen für diesen Arbeitsstil wurden schrittweise mit einer entsprechenden IT-Land- schaft geschaffen. Mitarbeiter, die mit Hardware des Unternehmens arbeiten, haben über VPN-Verbindungen Zugang zu allen notwendigen Programmen und Unterlagen. Eine Cloud beherbergt ein Dokumentenmanagementsystem sowie ein digitales Ablagesystem. In der WEG-Verwaltung rechtlich verbindliche Dokumente wie Einladungen zu Eigentümerversammlungen, Protokolle, Wirtschaftspläne und Abrechnungen sind auf diesem Weg immer zugänglich – auch für Eigentümer, die diese Arbeitsform genauso wie Mitarbeiter immer stärker nachfragen. Weiterhin postalisch eingehende Dokumente wie Rechnungen von Handwerksbetrieben werden eingescannt.

Die Umsetzung will gut begleitet sein
Selbstverständlich gab es auf diesem Weg viele technische und rechtliche Aspekte zu beachten, seien es Datenschutzvorschriften oder Anforderungen aus Gesetzen, die die Pflichten des Arbeitgebers gegenüber den Arbeitnehmern regeln. Aber der Aufwand und die Mühen haben sich gelohnt – in vielerlei Hinsicht. Voraussetzung: Man nimmt die Mitarbeiter auf diesem Weg auch mit, berücksichtigt Bedenken, hat ein Ohr sowohl für Fehlentwicklungen als auch für positive Beispiele und behandelt das Thema mit Priorität. Der Split zwischen mobilem Arbeiten und der Präsenz wirkt sich auf die interne Kultur, aber auch auf die Wahrnehmung des Unternehmens von außen aus. Daher ist dieses Thema nicht allein Spezialisten, seien sie aus der IT oder dem Personalwesen, zu überlassen.

Die Belegschaft weiß es zu schätzen
Beim Personal-Recruiting im Unternehmen gehört es inzwischen zum Standard, dass Bewerber nach den Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten fragen. Wer es nicht anbietet, wird weniger Kandidaten für sein Unternehmen interessieren können. Auch die aktuellen Entwicklungen bei Energie- und Fahrtkosten beflügeln den Wunsch, so zu arbeiten. Wenn man sich an ein bis zwei Tagen in der Woche den Weg zur Arbeit sparen kann, entlastet das erkennbar. Ein Vorteil, den vor allem auch Teilzeitmitarbeiter, bei denen das Verhältnis zwischen Wege- und Arbeitszeit ungünstiger ist als bei einem Fulltime-Job, gerne in Anspruch nehmen. Einen Fall gab es sogar bereits, wo ein Ortswechsel über große Distanz nicht dazu führen musste, dass ein erfahrener Mitarbeiter verloren wurde. Flexibili- tät in diesem Punkt erhöht die Arbeitszufriedenheit sowie die Chancen, junge Mitarbeiter für das Unternehmen zu gewinnen – insbesondere, wenn man es denjenigen, die nicht zu den sogenannten Digital Natives gehören, weiterhin auch ermöglicht, den gewohnten Arbeitsstil am Schreibtisch im Büro inklusive der Kaffeerunde zum Austausch mit Kollegen und Kolleginnen beizubehalten.

Hybrid-Versammlungen chancenlos
Ähnlich verfährt die Treubau Verwaltung auch mit den Angeboten an die betreuten Gemeinschaften. Auch hier hat die Covid-Pandemie vieles bewegt, was jahrzehntelang anders gehandhabt wurde. Sogenannte „Ein-Mann-Versammlungen“, in denen der Beirat oder ein anderer Vertreter der Eigentümer, ausgestattet mit Vollmachten, die Beschlüsse fasst, waren hier die in der Pandemie verbreitete Praxis. Noch nicht durchgesetzt haben sich hingegen die reinen Online-Versammlungen, da hierfür bislang die verbindliche Rechtsgrundlage des Gesetzgebers fehlt. Hybridversammlungen wiederum sind chancenlos, da das Verfahren mit Eigentümern sowohl am Bildschirm als auch im Raum weder kommunikativ noch im Ablauf zielführend ist. Der digitale Zugang zu den Dokumenten einer Gemeinschaft wird heute von der Treubau Verwaltung, die als eins der ersten Verwaltungsunternehmen ein digitales Eigentümerportal einführte, als Standard angeboten, inzwischen auch als App.