Darauf kommt es an. - Es gibt gute Gründe für ein digitales Vertragsmanagement in der Immobilienverwaltung.

In der Buchhaltung ist die Digitalisierung nicht erst seit der Coronapandemie ein Thema. Der Empfang, die Ablage und die Verarbeitung von Dokumenten in digitaler Form setzt sich immer mehr durch und etabliert sich langsam, aber sicher als neuer Standard. Zu den wichtigsten Schriftstücken eines Unternehmens gehören u. a. sämtliche Verträge, beispielsweise mit Dienstleistern und Kunden, für Mieträume und die Energieversorgung, Software-Lizenzen, Versicherungen etc. In der Immobilienverwaltung kommen noch die Verträge der verwalteten Objekte und Liegenschaften hinzu. Geeignete Software kann all diese Dokumente nicht nur digital empfangen und ablegen, sondern auch digital verwalten. Welche Potenziale digitales Vertragsmanagement heben kann, soll an den folgenden Aspekten aufgezeigt werden.

Kündigungsfristen nutzen
Je nach Vertragsart werden Kündigungsfristen sehr unterschiedlich gehandhabt. Und auch in Bezug auf den Beginn von Vertragslaufzeiten gibt es kaum Einheitlichkeit. Allein diese beiden Parameter machen die Handhabung von Terminen und Fristen sehr unübersichtlich, unabhängig davon, ob Vertragsdokumente in Papierform abgeheftet oder bereits digital abgelegt sind. Kommt hierbei jedoch eine Vertragsmanagement-Software zum Einsatz, wie sie z. B. das Berliner Start-up ContractHero entwickelt hat, hat man den genauen Überblick. Zudem sorgen automatische Erinnerungen dafür, dass anstehende Kündigungsfristen zunächst einmal rechtzeitig bekannt sind, um sie zu nutzen – etwa um fristgemäß zu kündigen, weil Kosten eingespart werden können, oder um kostenoptimierend aktiv in Verhandlung zu treten.

Einsparpotenziale identifizieren
An wie viele Verträge ist Ihr Unterneh-
men eigentlich gebunden? Den Überblick über alle Kündigungsfristen zu haben, ist gut. Noch besser ist es, eine grundlegende Übersicht über alle laufenden Verträge zu gewinnen. Eine geeignete Software kann mithilfe von Kategorisierungen, Filter- und Suchfunktionen unnötige Verträge identifizieren – wohingegen sie auf Papier, in Stehordnern abgelegt, unbemerkt unnötige Kosten verursachen würden, und das auf unbestimmte Zeit. Beste Beispiele dafür sind Abonnements, etwa für SoftwareLizenzen und Zeitschriften. Da sie meist nicht gerade als Kostenschwergewichte gelten, fallen sie nicht weiter auf, laufen weiter und summieren sich. Ein Kostenfaktor, der umso ärgerlicher ist, wenn niemand braucht, wofür laufend gezahlt wird.

Vorteile können sich aus einer transparenten, vollständigen Übersicht aller Verträge auch für Verhandlungen mit Dienstleistern ergeben. Stellt man z. B. fest, dass es im Unternehmen elf Software-Lizenzen für dasselbe Produkt gibt, könnte sich die Neuverhandlung eines günstigeren Rahmenvertrags oder ein Tarifwechsel auszahlen.

Pflichtverletzungen vermeiden
Zumindest die Verantwortlichen der Belegschaft eines Unternehmens sollten schon wissen, was in bindenden Verträgen drinsteht. Schließlich geht es u. a. auch um die Erfüllung vertraglich vereinbarter Pflichten und Aufgaben. Sind diese nicht bekannt, können darauf beruhende Vertragsverletzungen zumindest die Geschäftsbeziehung empfindlich stören oder finanzielle Konsequenzen haben. Eine Vertragsmanagement-Software macht Vertragsinhalte binnen Sekunden zugänglich und gibt sie, wie ContractHero, sogar gezielt für einzelne Mitarbeiter und Teams frei. Die intelligente Suchfunktion und die strukturierte Darstellung der Suchergebnisse ermöglichen Berechtigten den Zugriff auf relevante Vertragsinhalte – auch von unterwegs, denn die Daten liegen in der Cloud.

Aktualisierung und Sicherung
Welches war jetzt wieder die aktuell gültige Vertragsfassung? Eine durchdachte Software bildet die komplette Vertragshistorie ab, sodass veraltete Versionen nicht mehr zu Verunsicherung führen. Zudem sinkt das Risiko, dass Brand, Wasser oder versehentliches Schreddern Vertragsdokumente auf Papier vernichten. Wo der Verlust von Papierakten oft unentdeckt bleibt, sind digital in der Cloud archivierte Verträge sicher. Das gewährleisten Mehrfach-Backups und die 100-prozentige Konformität mit der Datenschutzgrundverordnung.

Schnittstellen zur Vernetzung
Digitales Vertragsmanagement erfordert in der Regel den Einsatz mehrerer Tools, deren reibungsloses Zusammenspiel offene Schnittstellen voraussetzt. Um den gesamten Prozess der Vertragsverwaltung digital abzubilden, müssen verschiedene Lösungen vernetzt werden, etwa der digitale Empfang (z. B. CAYA), die Ausgabenverwaltung (z. B. SPENDESK), die Rechnungsverwaltung (z. B. CANDIS), das Vertragsmanagement (z. B. ContractHero) und die allgemeine Buchhaltung (z. B. DATEV). Hier werden künftig immer neue Optionen entstehen, die Unternehmen die individuell bedarfsgerechte Vernetzung geeigneter Tools ermöglichen. Letztlich kann man das digitale Vertragsmanagement auch ganz pragmatisch betrachten: Es hat durchaus Vorteile, auf wichtige Informationen jederzeit im Nu zugreifen zu können und zudem im Büro weniger Platz für die Ablage zu brauchen. Grund genug, sich mit dem Thema beizeiten zu beschäftigen.

SCHRITT FÜR SCHRITT:
Digitalisierung des Vertragsmanagements

1. aktuell vorhandene Verträge zusammenstellen

2. Verträge digitalisieren/ hochladen

3. Verträge kategorisieren und verschlagworten

4. Zugriffsberechtigungen erstellen und Mitarbeiter onboarden

5. Prozess für hinzukommende Verträge aufsetzen