Darf's ein bisschen mehr sein?

Nicht nur die Verbrauchszähler und Messgeräte entwickeln sich, auch die ­Service-Infrastruktur der Messdienstleister wächst im Trend der ­Digitalisierung. Wovon Verwaltungen heute und zukünftig profitieren können.

Es gibt eine kaum überschaubare Zahl von Unternehmen, die als Mess- oder Wärmedienstleister auch bundesweit, zumindest überregional die Ablesung und Abrechnung von Heiz- und Wasserverbräuchen anbieten. Organisiert sind auch sie in Verbänden, was für potenzielle Auftraggeber den Vorteil hat, das unüberschaubare Angebot etwas übersichtlicher zu machen und Qualitätsstandards zu setzen. Die Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung e.V., kurz: Arge Heiwako, zählt „als bundesweit tätiger Fachverband bedeutende Dienstleistungsunternehmen für die verbrauchsabhängige Abrechnung von Heiz-, Warm- und Kaltwasserkosten“ zu ihren Mitgliedern, die zusammengeschlossen einen herausragenden Anteil des deutschen Marktes ausmachen. Es sind die namhaften Flaggschiffe BFW, Brunata, EAD, Ista, Kalorimeta (KALO), Minol Messtechnik und Techem. Darüber hinaus gibt es aber auch das Branchennetzwerk MeasureNet e.V. Dieser „Zusammenschluss unabhängiger mittelständischer Messdienste auf dem Gebiet der Verbrauchsdatenerfassung und Abrechnung von Wasser und Wärme“ zählt derzeit mehr als 100 Mitgliedsunternehmen. DDIVaktuell hat beispielhaft Anbieter aus beiden Verbänden darum gebeten, einen Überblick über ihre bestehenden und zukünftig zu erwartenden Services für Eigentümergemeinschaften und ihre Verwalter zu geben – insbesondere vor dem Hintergrund der Digitalisierung und wie sie sich auf Kommunikation, Datenbereitstellung und Abrechnung auswirkt.

Verbrauchsabrechnung heute

Allen, die dazu Auskunft gaben, gemeinsam ist, dass im Zeitalter rapide fortschreitender Digitalisierung das Angebot von Mess- und Abrechnungsleistungen für die Wohnungswirtschaft weit mehr umfasst als noch vor Jahren. Die Unterschiede liegen tatsächlich eher bei den Nutzern: „Während größere Wohnungsunternehmen und Hausverwaltungen meist auf eine leistungsfähige Verwaltersoftware, Funksysteme und integrierte Abrechnungen setzen, sind bei vielen kleineren Unternehmen manuelle Prozesse noch weit verbreitet“, so die Erfahrung von Minol. Der Fehleranfälligkeit der häufig noch handschriftlich eingereichten Ablesedaten ist man sich bewusst. Für solche Unternehmen eignen sich Online-Portale, die von den „Großen“ bereits selbstverständlich angeboten werden, als Einstieg ins digitale Zeitalter. „Die digitale Übermittelung der Daten ist effizienter, vermeidet Übertragungsfehler und ermöglicht einen klar strukturierten Datenfluss“, so Robert Woggon mit Hinweis auf die bei Techem einfachste „Abrechnung Online“, für die Kunden ihre Daten selbst in eine Eingabemaske direkt im Kundenportal eingeben.

Elektronischer Datenaustausch

Die nächste Stufe, die in der Regel Verwaltungen mittlerer Größe schon genommen haben, ist der digitale Datenaustausch mit den Messdienstleistern: Größere Datenmengen werden nach klar vorgegebenen Standards übermittelt, und die auf dieser Basis erstellten Abrechnungen liegen dann digital zum Download und zur Integration ins eigene ERP-System vor. Minol beispielsweise ergänzt dieses Verfahren mit „Kombiprint“. Die Drucklösung ermöglicht es, Heiz- und Betriebskostenabrechnungen für einzelne Haushalte automatisch einander zuzuordnen, sodass das manuelle Sortieren der gedruckten Dokumente entfällt. Als Verwalter erstellt man wie gewohnt die Betriebskostenabrechnungen und schickt die Druckdatei direkt aus dem System an Minol. Die dort erstellten Heizkostenabrechnungen und die Betriebskostenabrechnungen werden zusammengeführt, die Einzelabrechnungen auf Wunsch auch ausgedruckt und direkt an Eigentümer oder Mieter verschickt – oder der Verwaltung zur weiteren Verwendung als Druckdatei elektronisch übermittelt.

Einen eindeutigen Trend sieht man u. a. bei KALO darin, dass große Verwaltungen die Chancen integrierter Lösungen nutzen, um ihre Abrechnungsprozesse effizienter zu gestalten. Durch die Vernetzung der wohnungswirtschaftlichen Software, wie z. B. Domus 4000, GAP Immotion, iXHaus, MSE Relion, Wodis Sigma oder wowinex, mit dem Abrechnungsunternehmen werden alle relevanten Daten automatisch ausgetauscht, verarbeitet und archiviert. Großes Potenzial zur effizienteren Prozessgestaltung sieht darin Bernd Bosch auch für seine Kunden. Als Vorstandsmitglied von MeasureNet und Geschäftsführer der mittelständischen ABM-Mess Service GmbH, die mit 130 Mitarbeitern an sieben Standorten den intensiven Kontakt zur Branche pflegt, hält er es „für wichtig, dass solche Plattformen auch von Unternehmen wie seinem angeboten werden, um es Verwaltungen aller Größenordnungen zu ermöglichen, in puncto Service und Betreuung die passende Lösung zu finden und mit der Entwicklung Schritt halten zu können“. Entsprechende Schulungsangebote seien hier jedoch unabdinglich. Die eigens für diesen Zweck gegründete MeasureNet Akademie leistet dies – für Messdienstleister und Unternehmen der Wohnungswirtschaft. Auch KALO kennt den Beratungsbedarf zur „digitalen Herausforderung“ und unterstützt selbst ohne bestehenden Abrechnungsvertrag bei der Datenmigration in eine neue Verwaltersoftware und notwendigen Stammdatenänderungen im neuen System.

Digitale Zusammenführung

Werfen wir einen Blick in die Zukunft: Was kommt? Auf eine „stärkere Vernetzung aller Beteiligten und IT-basiertes Management aller „Assets“ im Bestand“ setzt man im Hause Brunata. Neue Technologien werden demnach dafür sorgen, dass sich immer mehr wohnungswirtschaftlich relevante Aufgaben elektronisch zusammenführen lassen: die Kontrolle installierter Geräte (Verbrauchsmessung, Rauchwarnmelder), das gebündelte Mess- und Abrechnungswesen für Strom, Erdgas, Fernwärme, das Vertragswesen, die Koordination von Dienstleistern und Service-Vereinbarungen für Trinkwasseranalyse, Rauchmelderwartung und die Erstellung von Energieausweisen, aber auch Mieterwechsel. Dreh- und Angelpunkt dieser Vision sind funkbasierte Gateway-Lösungen, die Daten via Internet oder Mobilfunknetz übermitteln, gezielt hinterlegen und für autorisierte Nutzer abrufbar machen. Minol hat im norwegischen Oslo gerade in weit über 500 Wohnungen die dazu erforderlichen Funk-Heizkostenverteiler installiert. Der örtliche Versorger ermöglicht es damit seinen Kunden, ihren ­Verbrauch per Online-Portal und App bis auf den Tag genau zu verfolgen und die gewonnenen Einblicke zu nutzen, um ihr Heizverhalten zu optimieren. Gerade dies wird im Zuge des Gesetzes zur Digitalisierung der Energiewende die Verbreitung dieser Technologie beschleunigen – wenn auch hierzulande die Auslesung in solch engem Turnus ohne ausdrückliche Zustimmung des Nutzers datenschutzrechtlich noch untersagt ist. Aus der Einbindung weiterer Messgeräte wie Strom- und Wasserzähler ergibt sich aber auch für Eigentümergemeinschaften die Möglichkeit, den Einkauf zu optimieren. Verbrauchsanalysen und Komponenten zur Energieeinsparung erhalten zukünftig deutlich mehr Gewicht, ebenso wie digitale Lösungen fürs altersgerechte Wohnen, ist man sich bei ABM-Mess Service sicher. Aber: Geeignete Normen und Gesetze müssten zeitnah erarbeitet werden, um eine zielgerichtete Entwicklung zu fördern. Die Vielzahl unterschiedlicher Standards und Schnittstellen beispielsweise im Bereich Smart Home macht es derzeit fast noch unmöglich, Produkte auszuwählen, die auch in zehn Jahren noch Bestand haben, so ABM-Geschäftsführer Bosch.

Neue Wege der digitalen ­Kommunikation

Die Digitalisierung wird Abrechnungsprozesse fließender, schneller und effizienter gestalten, fast schon eine Binsenweisheit. Neue Möglichkeiten bietet sie aber auch für die Kommunikation der Dienstleister mit Kunden und Nutzern. Beispielhaft sei hier das Techem Kundenportal angeführt, das als Self-Service-Plattform und digitales Archiv dient: zur Dateneingabe für Verbrauchsabrechnungen, den Datenaustausch nach Arge-Standards, zur Einsicht in Abrechnungen und Prüfprotokolle sowie zur Beauftragung von Zwischenablesungen, Gerätemontage oder zukünftig auch für Energieausweise. Bereits vorliegende Informationen sind im digitalen Auftragsformular bereits eingetragen, die Übermittlung erfolgt direkt ins System.
Für Wohnungsnutzer gibt es darüber hinaus ein Bewohnerportal. Die individuell wählbaren Funktionen reichen bei der zeitnahen digitalen Bereitstellung der Daten von der Einsicht in Verbrauchswerte für Heizung, Warm- und Kaltwasser über deren Entwicklung auf Wohnungs- und Raumebene, den Vergleich mit Durchschnittswerten der Liegenschaft bis hin zum Archiv für bereits erstellte Heizkostenabrechnungen.

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