Das Backoffice entlasten

Wie zentrales Dokumenten-Management administrative Prozesse optimiert

Immobilienverwaltungen haben in der Regel ein hohes Aufkommen an Korrespondenz und Do- kumenten: Rechnungen, Verträge, Schriftverkehr Handwerksbetrieben. Mit einem Dokumenten-Management-System (DMS) lassen sich diese Unterlagen effizient verwalten und bearbeiten. Darüber hinaus können Arbeitsabläufe automatisiert und eine reibungslose Zusammenarbeit organisiert werden, um das Backoffice zu entlasten und die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Damit Immobilienverwaltungen von diesen Vorteilen profitieren können, sollte ein DMS vor allem über folgende Eigenschaften bzw. Funktionen verfügen:

Texterkennung
Mithilfe einer Optical-Character-Recognition (OCR)-Technologie werden Dokumente ausgelesen und können dann über die Volltextsuche schnell gefunden werden. Außerdem ermöglicht das OCR-Ergebnis die automatische Zuordnung von Dokumenten zu einem verwalteten Objekt.

Schnittstellen zu Drittanwendungen
Um eine medienbruchfreie Übergabe von Dokumenten an weiterführende Applikationen zu gewährleisten, sind Schnittstellen unabdingbar. Hierzu gehören vor allem Integrationen mit Fachanwendungen wie Service-Portalen für Immobilien oder für die digitale Immobilienverwaltung und führenden Lösungen für Buchhaltung, Perso- nalverwaltung und Projektmanagement.

Kategorisierung
Mithilfe selbsterklärender Ordnerstrukturen können Dokumente grundsätzlich transparent verwaltet werden. Das sogenannte Tagging geht einen Schritt weiter, indem Dokumente je nach Art beispielsweise als Rechnung oder als Mitteilung von Zählerständen idealerweise automatisch gekennzeichnet werden. So können sie
innerhalb eines Mieter- oder Eigentümerordners übersichtlich gruppiert und noch schneller gefunden werden. 

Kollaboratives Arbeiten
Oftmals müssen Dokumente von mehreren Personen eingesehen oder bearbeitet werden. Um die Dateien dazu nicht per E-Mail versenden zu müssen, sollte das DMS über ent- sprechende Funktionen verfügen, die den lesenden oder schreibenden Zugriff ermöglichen.

Etablieren von Workflows
Bietet ein DMS Workflow-Funktionen, können darüber wiederkehrende Tätigkeiten automatisiert und Mitarbeiter entsprechend entlastet werden. Diese Funktionen ermöglichen das Hinterlegen von Regeln, was mit eingehenden Dokumenten passieren soll. Ein typisches Beispiel ist der Rech- nungsfreigabeprozess, an dem oftmals mehrere Personen beteiligt sind.

Digitale Unterschrift
Damit Prozesse ganzheitlich digital abbildbar sind, sollten Dokumente wie Verträge auch digital signiert werden können. Zum Funktionsumfang eines leistungsfähigen DMS gehört auch das Ausfüllen von Formularen, Markieren von Texten oder das Trennen bzw. Verbinden von Seiten.

Nach der Devise „Eine erfolgreiche Organisation beginnt immer mit organisieren“, bieten leistungsfähige DMS als Single Point of Truth, also als allgemeingültiger, korrekter und verlässlicher Datenbestand im Unternehmen, einen zentralen Überblick über alle in der Immobilienverwaltung anfallenden Dokumente und erleichtern so die Arbeit im Backoffice.