Das DDIV-Branchenbarometer

Der Dachverband Deutscher Immobilien­verwalter e. V. hat zum zweiten Mal eine ­umfassende Strukturerhebung unter Haus- und Immobilien­verwaltungen durchgeführt. 351 Unternehmen ­nahmen daran teil und gaben detaillierte ­Einblicke zu Strukturen, ­Mitarbeiter- und ­Umsatzentwicklung sowie zu Vergütungssätzen für Verwaltungsleistungen.

Stundensätze passen sich der Inflationsrate an

Die gute Nachricht für Immobilienverwalter: Die gegenüber Eigentümern für einen erhöhten Aufwand berechneten Stundensätze für Angestellte in Haus- und Immobilienverwaltungen sind seit 2010 gestiegen. Allerdings verharren die Zuwächse auf dem Niveau des Anstieges der Verbraucherpreise, welche nach Angaben des Statistischen Bundesamtes 2013 im Vergleich zu 2010 um 5,6 Prozent zunahmen. Bei Ingenieuren und Sachbearbeitern hingegen, kam es in den vergangenen vier Jahren zu Entgelterhöhungen, die über der Inflationsrate lagen.

Die Ergebnisse lassen darauf schließen, dass Haus- und Immobilienverwaltungen weiterhin unter Wettbewerbsdruck stehen. Eine steigende Zahl von Anbietern und einmalige zusätzliche Aufwände ohne eine garantierte Vergütung, wie die Abfrage zum Zensus oder die Umstellung des Zahlungsverkehrs auf das europäische SEPA-Verfahren sowie erhöhte Betreuungsaufwände bspw. für Versicherungsschäden kommen hinzu. Zudem ändern sich fortlaufend zahlreiche Gesetze und Verordnungen, die durch den Verwalter im laufenden Betrieb umgesetzt werden müssen. Nicht zuletzt verschärfen mitunter Eigentümergemeinschaften den Kostendruck auf Verwaltungen, indem sie günstigste Anbieter beauftragen.
Schon die Vergütungsstudie der Bundesvereinigung Spitzenverbände der Immobilienwirtschaft (BSI) aus dem Jahr 2010 ergab große Entgeltunterschiede zwischen Ost und West. Auch Unternehmen, die jetzt an der Umfrage teilgenommen haben, bestätigen dieses deutliche Gehaltsgefälle von zum Teil bis zu 40 Prozent zwischen neuen und alten Bundesländern. Während Sonderleistungen von Technikern in den neuen Bundesländern mit 37,70 Euro pro Stunde in Rechnung gestellt werden, werden diese im Westteil der Republik mit 52,93 Euro vergütet. Auch für Sachbearbeiter und Ingenieure werden in den alten Bundesländern durchschnittlich zwischen 13 Prozent und 20 Prozent mehr bezahlt.

Verwaltervergütung in  kleinen WEG-Anlagen steigt

Merklich höhere Betreuungsentgelte als 2010 sind bei der WEG-Verwaltung kleinerer Objekte zu verzeichnen. Demnach werden für die Verwaltung von Gemeinschaften durchschnittlich 21,67 Euro pro Wohneinheit in kleinen Anlagen mit unter 10 Wohneinheiten (WE) und 19,29 Euro für WEG mit einer Größe zwischen 10 und 29 WE gezahlt. Gegenüber den Vergütungssätzen von 2010 ist dies ein Zuwachs von rund 7 Prozent. Das aktuelle Branchenbarometer bestätigt zudem, dass große Anlagen mit über 100 WE mit dem geringsten Verwalterentgelt belegt sind. Hier liegt der bundesweite Vergütungssatz pro Einheit bei 15,91 Euro für die WEG-Verwaltung und 18,50 Euro für die SE-Verwaltung. 17,22 Euro werden im Durchschnitt für die Mietverwaltung gezahlt. Auch die Vergütungspauschalen für Garagen innerhalb und außerhalb von betreuten WEG-Anlagen erfuhren in den vergangenen Jahren deutliche Zuwächse. 

Die Auswertung bestätigt die Praxis, wonach mit der Größe der WEG auch die monatliche Pauschalvergütung geringer ausfällt als bei kleineren WEG. Zudem fällt auf, dass gerade bei kleineren Eigentümergemeinschaften ein deutlicher Honoraranstieg zu verzeichnen ist. Daraus lässt sich ableiten, dass professionelle Verwaltungen kleinere Gemeinschaften nur noch betreuen, wenn eine monatliche Grundvergütung von mindestens 200 Euro, eher noch 250 Euro gewährt wird. Diese Tendenz ist immer häufiger in der Praxis zu beobachten. Die Zukunft wird zeigen, ob die Branche hier am Scheideweg steht: je kleiner die WEG, umso unrentabler die Verwaltung. Ob damit auch der Wert der entsprechenden Immobilie fällt, weil beispielsweise aufgrund fehlender Fachkenntnisse notwendige Instandsetzungs- oder Modernisierungsmaßnahmen unterbleiben, bleibt abzuwarten. Festzuhalten ist weiterhin, dass größtenteils in den neuen Ländern mittlerweile höhere Grundvergütungen gezahlt werden. Im bundesdeutschen Vergleich ist dies jedoch zu vernachlässigen, da bei den Stundensätzen weiterhin ein deutliches Gefälle zwischen Ost und West sichtbar ist.

Reine Pauschalvergütung kaum noch vorhanden

Neben der Grundvergütung sind Sonderentgelte fast durchgängig in allen Unternehmen üblich. Die befragten Unternehmen generieren zu 10 Prozent ihren Gesamtumsatz daraus. Seit der WEG-Novelle 2007 und der Einführung des § 21 (7) im Wohnungseigentumsgesetz können Eigentümer über Kosten für einen erhöhten Verwaltungsaufwand mit einer Stimmenmehrheit entscheiden. Eine Vielzahl von Zusatzleistungen werden seitdem geltend gemacht.

Überraschend ist daher das Ergebnis des Branchenbarometers, dass eine Vielzahl von Zusatzleistungen bereits durch die Grundvergütung abgedeckt ist. Für eine möglichst große Transparenz der Verwaltertätigkeit bietet der DDIV in seinen Musterverträgen eine umfassende Leistungsbeschreibung. Entsprechend der Vertragsgestaltung zwischen Verwalter und Eigentümer können diese jeweils nach Aufwand oder mit Pauschalbeträgen vereinbart werden. Für rund 85 Prozent der antwortenden Unternehmen ist aber die Erhebung von Sonderumlagen in der Betreuungspauschale enthalten, ebenso die Regulierung von größeren Versicherungsschäden oder ein Eigentümerwechsel. Zusätzliche Eigentümerversammlungen, der Regieaufwand bei größeren Instandsetzungs- oder Sanierungsmaßnahmen sowie die Ausfertigung einer Verwalterzustimmung werden hingegen überwiegend als Sonderleistungen berechnet. Dabei kristallisieren sich auch weiterhin mehrere Vergütungsstrukturen heraus: 86 Prozent aller Verwaltungen berechnen zusätzliche Eigentümerversammlungen über einen Pauschalbetrag pro WEG, der im Durchschnitt bei 203,48 Euro liegt. Deutlich weniger Verwaltungen berechnen die Zusatzkosten mit einem Pauschalbetrag je Wohneinheit (rund 13 Euro) oder über einen prozentualen Anteil von im Schnitt 85 Prozent der monatlichen Verwaltervergütung.

Verwaltungen ringen um qualifizierte Mitarbeiter

62 Prozent aller Verwaltungen sehen zukünftig Schwierigkeiten, qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen. Bei großen Verwaltungen (> 3 000 WE) liegt der Anteil sogar bei 80 Prozent. Und obwohl 40 Prozent der Verwaltungen Ausbildungsplätze und knapp 10 Prozent Studentenförderung und Praktika anbieten, erwarten 80 Prozent der Unternehmen, die einen Fachkräftemangel befürchten, diesen vor allem bei WEG-Verwaltern und Sachbearbeitern. Es liegt daher die Vermutung nahe, dass derzeitige Ausbildungsangebote und eigene Aktivitäten der Unternehmen nicht den Bedarf an Fachpersonal decken.

Höhere Vergütungssätze für SE- und Mietverwaltung

In der Sondereigentumsverwaltung und noch häufiger in der Mietverwaltung treten verschiedene Entgeltvarianten auf, was die Vergleichbarkeit der Vergütung teilweise erschwert. 75 Prozent der befragten Unternehmen vergüten ihre Leistungen mit einem monatlichen Festentgelt pro Einheit. In den anderen Fällen wird die Vergütung prozentual zu den Mieteinnahmen erhoben. Je nach Vergütungsmodell orientiert sich die Berechnung dann an der Nettokaltmiete, bzw. in Einzelfällen auch an der Bruttowarmmiete oder Brutto­kaltmiete.

In den vergangenen vier Jahren stiegen die Vergütungssätze für die Miet- und Sondereigentumsverwaltung zum Teil deutlich: In kleinen Anlagen wird die Mietverwaltung im Durchschnitt mit 23,22 Euro (+ 9 Prozent gegenüber 2010) und die Sondereigentumsverwaltung mit 22,27 Euro pro Einheit vergütet. Damit liegt das Durchschnittsentgelt für SE-Verwaltung in kleinen Anlagen um 20 Prozent höher als 2010. Auch hier scheint sich der Trend zu bestätigen, wonach in kleineren Anlagen höhere Kosten auf den Eigentümer zukommen. Allerdings verzeichnen einzelne Vergütungsgruppen auch deutliche Rückgänge, so beispielsweise bei der Mietverwaltung großer Anlagen (− 7,8 Prozent) und bei der prozentualen Entgeltberechnung der Mietverwaltung (− 9 Prozent).

Zusatzleistungen bei Sondereigentums- und Mietverwaltung stärker genutzt

Anders als bei der WEG-Verwaltung, die auf Basis des Wohnungseigentumsgesetzes geregelt ist, gibt es bei der Miet- und Sondereigentumsverwaltung keinen gesetzlichen Leistungskatalog. Dieser wird von den Vertragspartnern individualvertraglich geregelt. Dies zeigt sich auch in den Umfrageergebnissen: Insertionen, Abschlüsse von Mietverträgen, Wohnungsübergaben und Mieterhöhungen werden von den Verwaltern ebenso wie Instandhaltungen zum Großteil als Zusatzleistungen separat zur Grundvergütung in Rechnung gestellt. Dabei kristallisiert sich die Vergütung nach Aufwand und jeweiligem Stundensatz als häufigstes Berechnungsmodell heraus.

Steigende Umsätze: Verwalter ­blicken zuversichtlich in die Zukunft

Das 2. DDIV-Branchenbarometer befragte Unternehmen auch zu ihrem Gesamtumsatz, der sich infolge des anhaltenden Aufschwungs auf den Wohnimmobilienmärkten in Deutschland weiterhin positiv entwickelt. Nachdem die Einnahmen der Haus- und Immobilienverwaltungen bereits in den Vorjahren konstant zulegten, rechnen knapp 70 Prozent der Unternehmen auch in 2014 mit einem Zuwachs. 35 Prozent der Verwaltungen erwarten sogar ein Umsatzplus von mehr als 10 Prozent. Besonders zuversichtlich sind kleine Verwaltungen mit bis zu 1 000 verwalteten WE, bei denen 40 Prozent aller Befragten ein Umsatzwachstum von mehr als 10 Prozent erwarten. Lediglich ein Achtel der Unternehmen kalkuliert mit Verlusten.

Wirtschaftsexperten rechnen auch weiterhin mit einer guten Auftragslage für externe Verwalterleistungen. Gerade in Ballungsgebieten und Großstädten ist die Nachfrage nach Wohneigentum groß: Laut Statistischem Bundesamt wurden 2013 rund 13 Prozent mehr Mehrfamilienhäuser genehmigt als im Vorjahr. Und auch die Zahl der fertiggestellten Eigentumswohnungen nimmt seit Jahren um rund 20 Prozent zu (2011: 19,5 Prozent; 2012: 23,3 Prozent). Laut VR-Branchen spezial (März 2014) ist zudem aufgrund von Mietsteigerungen mit weiter zunehmenden Verwalterumsätzen und steigenden Gewinnen zu rechnen. Das stimmt auch die Branche optimistisch: Mehr als zwei Drittel der an der Umfrage teilnehmenden Verwaltungen rechnen für 2014 mit einem wachsenden Gewinn.

Aufgrund der positiven Aussichten ist es nicht verwunderlich, dass nur rund 6 Prozent der Unternehmen derzeit über einen Verkauf nachdenken, hingegen knapp 16 Prozent Zukäufe ankündigen. Gestiegen gegenüber dem Vorjahr ist die Absicht, eine unternehmensinterne Nachfolge anzustreben. Mehr als 8 Prozent der Unternehmen, hegen diesen Gedanken.

Kleine, inhabergeführte Unternehmen

Die Umfrage belegt, dass das Tätigkeitsfeld von Haus- und Immobilienverwaltern weiterhin kleinteilig und heterogen ist. Während 35 Prozent der befragten Unternehmen Kleinstbetriebe mit unter 400 WE sind, vereinen nur 10 Prozent der befragten Verwaltungen mehr als 3 000 WE. Trotz der Vielzahl kleiner Unternehmen, firmiert knapp die Hälfte aller 351 Umfrage-Unternehmen als GmbH, gefolgt vom Einzelunternehmen. Unabhängig von der Größe sind bei 88 Prozent der Verwaltungen die Inhaber operativ im Tagesgeschäft eingebunden. Je mehr Einheiten die Verwaltungen jedoch betreuen, desto kleiner wird der Anteil aktiv eingebundener Inhaber. Dennoch überwiegt der Anteil inhabergeführter Unternehmen mit 70 Prozent auch bei großen Verwaltungen mit über 3 000 WE deutlich.

Unternehmen verwalten regional

40 Prozent der Hausverwaltungen sind im regionalen Umfeld aktiv. Jedoch variiert auch die Marktabdeckung mit der Größe der Unternehmen: Die Einheiten von Kleinstverwaltungen befinden sich überwiegend in einem lokalen Markt. Kleine und mittlere Unternehmen hingegen sind vorwiegend regional und große Verwaltungen im Kern überregional tätig. Keines der befragten Unternehmen verwaltet Immobilien im Ausland, was an unterschiedlichen immobilienwirtschaftlichen Strukturen und Rechtsformen in anderen Ländern liegen dürfte.

Mitarbeiterförderung durch Weiterbildungen und Aktivitäten

Im Durchschnitt sind in den befragten Verwaltungen sieben Mitarbeiter beschäftigt. Über 60 Prozent davon sind weiblich. Besonders in Kleinst- und Kleinunternehmen sind es überwiegend Teilzeitstellen, wobei diese mit der Größe der Unternehmen abnehmen. Analog zum Umsatzwachstum 2013 stieg auch die Zahl der Mitarbeiter: 42 Prozent der Unternehmen stellten im vergangenen Jahr zusätzliches Personal ein. Nur 3 Prozent bauten Mitarbeiter ab.  
Knapp drei Viertel aller Befragten nutzen Weiterbildungen zur Mitarbeiterförderung. Im Durchschnitt besuchen Verwalter rund sechs Veranstaltungen pro Jahr, hauptsächlich Ganz-und Halbtagsseminare. Ein Viertel der Befragten nahm an Online-Seminaren teil. Zusätzlich zu Fortbildungen bieten über die Hälfte der Unternehmen gemeinsame Aktivitäten und Ausflüge an. Hinzu kommen betriebliche Altersvorsorge- und Gesundheitsförderprogramme. Vereinzelt setzten Unternehmen auf eine erfolgsbasierte Vergütung und eine Fahrtkostenbeteiligung in Form von Firmentickets oder Firmenwagen. Allerdings räumen auch 21 Prozent der Verwaltungen ein, bisher keine Strategie zur Mitarbeiterförderung entwickelt zu haben.

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