Weg mit dem Papierkram

Wie sich mit Postdigitalisierung die Effizienz steigern lässt

Immobilienverwaltungen erhal­ten nach wie vor viel Briefpost, vor allem Rechnungen, Verträge, Protokolle und Korrespondenz, die sie in den jeweiligen Objekt- bzw. Mieterakten aufbewahren. Die Ver­arbeitung dieser Dokumente auf Papier ist mit hohem manuellen Aufwand verbunden. Um ihn zu reduzieren, empfiehlt es sich, eingehende Briefpost zu digitalisieren. So entfällt nicht nur der klassische Büro-Dreikampf – Ko­pieren, Lochen, Abheften –, sondern es ergeben sich auch zusätzliche Möglichkeiten, repetitive Aufgaben.

Scannen allein reicht nicht

Wie aber digitalisiert man den täglichen Posteingang? Immobilienverwaltungen können das natürlich selbst bewerk­stelligen, indem sie eingehende Briefe vom Personal scannen lassen. Um mit der Digitalisierung von Dokumenten jedoch maximale Effizienz zu erreichen, ist es mit dem einfachen Scannen von Briefen, das wertvolle Ressourcen bindet, nicht getan. Damit digitale Dokumente bzw. deren Inhalte schnell gefunden werden, sollten sie im Volltext verfügbar sein. Zudem ist es ratsam, geschäftsrelevante Daten auszulesen und zur Wei­terverarbeitung automa­tisch in das entsprechende Tool zu übertragen. Ein typisches Beispiel sind buchhalterische Daten aus Handwerkerrech­nungen, die direkt in eine Buchhaltungslösung importiert werden oder über DATEV online zum Steuerberater gelangen.

Die Digitalisierung auslagern

Da Immobilienverwaltungen häufig Kapazitäten und Ausstattung sowie das Know-how für eine solch umfassende Digitalisierung fehlen, ist es ratsam, einen Dienstleister mit dieser Aufgabe zu betrauen. Er empfängt die Briefpost mithilfe eines Nachsende­auftrags oder holt sie direkt bei seinen Auftraggebern ab und stellt sie dann als PDF inkl. der extrahierten Daten zur Verfügung – entweder per E-Mail oder über ein Dokumenten-Management-System (DMS). Die Vorteile des digitalen Posteingangs liegen auf der Hand: Dokumente lassen sich effizienter verwalten, man kann ortsunabhängig auf sie zugreifen, findet sie schneller und kann sie schneller bearbeiten – spart also Zeit und zudem Platz.

Damit Immobilienverwaltungen von diesen Vor­teilen profitieren, ist es – neben dem Auslagern der Digitalisierung des Posteingangs und der Einführung eines DMS – sinnvoll, die Belegschaft sukzessive an die neue Arbeitsweise heranzuführen. Zudem sollte Briefpost über einen gewissen Zeitraum im Original aufbewahrt werden, was im digitalisierten Umfeld Sicherheit vermittelt. Erfahrungsgemäß erkennen alle Beteiligten schnell, wie digitalisierte Dokumente die Arbeit vereinfachen, sodass der endgültige Abschied von Papier und Aktenordnern nach wenigen Wochen gelingt.