6 Tipps - zur digitalen Unterstützung von Prozessen der Mietverwaltung

Viele Akteure, viele recht unterschiedliche Prozesse gilt es im Rahmen der Verwaltung von Mietobjekten rechtssicher und rei­bungslos in Einklang zu bringen. Anbieter von Lösungen für die Immobilienwirtschaft empfehlen hier, was sich durch digitale Abbil­dung vereinfachen und effizienter gestalten lässt:

1. Kundenbeziehungen
Ein ganzheitliches digitales Kundenbeziehungsmanagement begleitet Interessenten und Mie­ter von der Wohnungssuche und dem Einzug über die gesamte Vertragslaufzeit bis zum nächs­ten Wohnungswechsel. Zugleich gestaltet es Prozesse der Kundenbetreuung effizienter. Die All-in-one-Lösung Digital Agency von Aareon bildet den gesamten Prozess der Wohnungssuche und der Wohnungsnutzung ganzheitlich digital ab. Dabei verknüpft Digital Agency die Teilprozesse unter Berücksichtigung der unterschiedlichen Anforderungen aller Beteiligten, etwa der Mieter, der Beschäftigten im Außen- und Innendienst der Verwaltung sowie der Handwerker und Lieferanten.
 

2. Bewerbungsprozess
Digitale Unterlagen zur Selbstauskunft von Mietinteressenten mindern die Papierflut und erleichtern die Identifikation passender Bewerber. Services wieBewerbermappe.comdes Proptech-Unternehmens Housy unterstützen Vermieter außerdem bei der Auswahl seriöser Mieter. Die in der Bewerbermappe enthaltenen Dokumente sind per Prüfcode verifizierbar. Das ermöglicht die Validierung von Bonitätsauskunft, Mietzahlungsbestätigung, Einkommens- und Identitätsnachweis. Übersichtlich, aktuell und datenschutzkonform minimieren digitale Unterlagen den Aufwand für beide Parteien.
 

3. Mietkautions­bürgschaft
Eine in das ERP-System der Verwaltung integrierte Mietkautionsbürgschaft bietet einen vollständig digitalisierten, papierlosen Bürgschaftsprozess. Mit sehr geringem Implementierungsufwand und automatisierter Datenübermittlung aus und in das ERP-System werden Statusprotokolle durch Neartime-Rückmeldung – beantragt, aktiv, beendet –, und es ist keine Bürgschaftsurkunde in Papierform erforderlich. Die Mietsicherheit steht Verwaltungen sofort in voller Höhe zur Verfügung. Die Inanspruchnahme erfolgt bei Schäden auf erste Anforderung digital per E-Mail, die Regulierung in der Regel innerhalb von zwei Wochen. In Kooperation mit der plusForta GmbH bietet Aareal Aval eine digitale Mietkautionsbürgschaft, die integriert in KARTHAGO verarbeitet und verwaltet werden kann.
 

4. Workflows
Das Angebot an IT-Lösungen für die Immobilienverwaltung ist vielfältig. Jedes Tool mag seine Berechtigung haben. Die entscheidende Frage aber ist, ob sich im Zusammenspiel ein ganzheitlich überzeugendes Bild ergibt oder ob es bei Insellösungen bleibt. Entstehen durchdachte Workflows, oder werden Datensilos und Abtei­lungsdenken gefördert?

ABILITY verfolgt den ganzheit­lichen Ansatz und hat deshalb ein Ecosystem für die Immobi­lienwirtschaft entwickelt. Integ­rierte Schnittstellen zu Lösungen wie Analytics, Dokumentenmanagement sowie kundenorien­tierten Service-Apps bilden eine Systemlandschaft mit dem ERP im Mittelpunkt. So ist eine Basis geschaffen, um weitere Module nach Bedarf zu ergänzen.
 

5. Kommunikation
Anrufe, E-Mails, Nachrichten und auch Briefpost gehören noch zum Tagesgeschäft vieler Verwal­tungen. Das Bedienen all dieser Kommunikationskanäle ist dabei eine zeitaufwendige Tätigkeit. Ein Mieterportal wie das von casavi kann den Aufwand signifikant reduzieren: Durch das proaktive Bereitstellen von Informationen wie Ablese- und Wartungsterminen oder Nebenkostenabrechnungen, können Verwaltungen allein die Zahl eingehender Telefonate um bis zu 70 Prozent reduzieren. Zugleich erfahren Mieter automatisch, wann ihr Anliegen bearbeitet wird, sodass weitere Rückfragen überflüssig werden.
 

6. Rechnungswesen
Die virtuelle Kontoführung der DKB optimiert das Rechnungswe­sen in der Immobilienverwaltung: Jeder Vertragspartner, z. B. Mieter, Energieversorger, Dienstleister etc., erhält eine eigene virtuelle Kontonummer. Hinter mehre­ren virtuellen Kontonummern steht dabei ein reales Bankkonto, über das die entsprechenden Zah­lungstransaktionen tatsächlich erfolgen. So werden Zahlungs­eingänge auf dem Bankkonto der Verwaltung effektiv und eindeu­tig dem richtigen Vertragspartner zugeordnet, sodass sie anschlie­ßend automatisiert weiterverarbeitet werden können.