Den menschlichen Faktor reduzieren

Große Eigentümerversammlungen können für Verwalter eine ganz ­besondere Herausforderung werden. Zum einen müssen die ­Eigentümer durch manchmal turbulente Versammlungen sicher ­geführt werden, zum anderen muss der Verwalter jederzeit wissen, ob die Gemeinschaft beschlussfähig ist, wer ­welches Stimmrecht hat und ob jeder Beschluss die richtige Mehrheit findet. Dafür bieten einige Software-Hersteller Lösungen an.

Einem Dompteur gleich steht der Verwalter vor fünfzig Eigentümern und Vertretungsberechtigten. Auf der Agenda stehen verschiedene Beschlüsse, die unterschiedliche Mehrheiten erfordern, die eigenwillige Teilungserklärung muss dabei berücksichtigt werden. Zu den Tagesordnungspunkten haben die Eigentümer mehr als zwei Meinungen, die lautstark diskutiert werden. Die Stimmung im Saal ist angespannt. Zwischendurch machen immer wieder einige Eigentümer eine Raucherpause oder gehen nach draußen, um ihr Gemüt abzukühlen. Bei solchen turbulenten Versammlungen ist es schwer, einen klaren Kopf zu behalten. War die Versammlung bei jedem Beschluss tatsächlich beschlussfähig? Ist jeder Beschluss mit der richtigen Mehrheit zustande gekommen? Gut wenn man diese bangen Fragen klar mit ja beantworten kann.

Mehr Workflow für weniger Fehler

Einige Software-Hersteller haben genau für solche Fälle Module entwickelt, mit denen Verwalter Schritt für Schritt durch die Eigentümerversammlungen geführt werden. Sie sind beste Beispiele für den Trend bei Verwaltungs-Software zu mehr Workflow für effizienteres und fehlerärmeres Arbeiten.

DOMUS hat mit dem letzten Update seines Premium-Programms DOMUS-4000 ein neues webbasiertes Tool namens WMEG Conventus auf den Markt gebracht. Den Ottobrunnern zufolge hat sich das System im Betatest bewährt, das Nutzerfeedback sei durchweg positiv. Ähnliche Systeme bieten UTS (KARTHAGO) und GFAD (HausSoft) an. Bei UTS ist der ­Bereich Eigentümerversammlung und Beschlusssammlung integrativer Bestandteil von Karthago 2000. Seit 2011 bietet GFAD für HausSoft das Zusatzmodul VBN (Versammlungs- und Beschlussmanagement) an. Bereits ein Jahr zuvor bot der Hersteller Immo IT mit evEasy den ersten Versammlungs-Manager an, der unabhängig von einer Verwaltungs-Software funktioniert. Das Quintet wird komplettiert durch das modulare Workflowsystem CAJAC vom gleichnamigen Hersteller.

Die fünf Programme bieten einen durchgängigen Workflow von der Planung und Vorbereitung über die Durchführung der Versammlung und das Aktualisieren der Beschlusssammlung bis hin zum Verschicken des Protokolls und zur Nachbereitung der Versammlung. Die Module unterstützen den Verwalter auch während der Versammlung, was gerade bei großen Eigentümergemeinschaften von Vorteil ist. Mit CAJAC können Workflows auch selbst definiert werden. Geschieht dies konsequent für alle Bereiche, entsteht für das Verwaltungsunternehmen fast automatisch ein Qualitätsmanagement-Handbuch.

Aus wenigen Eingaben generieren die Programme eine Agenda mit Tagesordnungspunkten und wenn nötig Beschlussvorlagen. Der jeweils erforderliche Abstimmungsmodus wird im System hinterlegt. KARTHAGO druckt auf Wunsch auch Stimmzettelvordrucke, die mit Barcodes versehen werden können. Dann kann in der Versammlung mit einem entsprechenden Barcodescanner jede einzelne Stimme digital erfasst und ins System eingelesen werden. Im VBM können die Vollmachten mitsamt den Weisungen bereits im Vorfeld hinterlegt werden. Dann werden die Miteigentumsanteile des Eigentümers automatisch bei der jeweiligen Abstimmung berücksichtigt.

Schritt für Schritt durch die Versammlung

Die Module können in der Versammlung im Online- oder Offline-Modus genutzt werden, wenn es keine Internetverbindung gibt. Vor Beginn der Versammlung gibt der Verwalter ein, wer anwesend ist. Die Module melden es automatisch, wenn die Beschlussfähigkeit erreicht ist. Dann führen die Programme Schritt für Schritt durch die Versammlung und erstellen dabei gleichzeitig das Protokoll, das direkt nach der Versammlung ausgedruckt werden kann. Weil alle Abstimmungsergebnisse bereits detailliert in die Software eingegeben sind, kann die Beschlusssammlung mit nur einem Klick auf den neuesten Stand gebracht werden. Damit entfällt auch die lästige Nacharbeit nach den Versammlungen.

Sehr umfangreich sind VBM und evEasy. Die Module zeichnen detailliert jeden Vorgang während der Versammlung auf und vermerken dies im Protokoll – inklusive Versammlungsbeginn, Pausenzeiten sowie An- und Abwesenheit von Stimmberechtigten, auch vorübergehend. Bei Beschlussanträgen, über die nur die Eigentümer einer Untergemeinschaft abstimmen dürfen, kann der Verwalter die stimmberechtigten Eigentümer über den speziellen Verteilerschlüssel der Untergemeinschaft auswählen. Gleiches gilt für einzelne Eigentümer, die für einen Beschluss nicht stimmberechtigt sind. Sie können bereits im Vorfeld von der Abstimmung ausgeschlossen werden. Selbst wenn sie versehentlich mit abstimmen, wird ihre Stimme im System nicht gezählt.

Alle fünf Programme führen zu effizienterem Arbeiten und erleichtern Versammlungen in großen Wohnungseigentümergemeinschaften außerordentlich. Gleichzeitig reduzieren sie den menschlichen Faktor, weil in der Hitze des Gefechts ein Blick auf das Notebook genügt, um zu wissen, wer gerade in welchem Abstimmungsmodus stimmberechtigt ist und wer nicht. Das hilft, Fehler zu vermeiden, die einen teuer zu stehen kommen können.

WEG-Conventus führt den Verwalter durch die Versammlung. Das Programm zeigt alle wichtigen Informationen auf einen Blick an.

Der Personenrechner von KARTHAGO macht sofort das Abstimmungsergebnis in allen Einzelheiten sichtbar.

In KARTHAGO können Stimmzettel mit Barcodes versehen werden. Gerade bei großen Versammlungen kann der Verwalter so jederzeit den Überblick behalten.

Das VBM-Modul gibt während der Versammlung einen Überblick über alle wichtigen Parameter.

Vor der Versammlung legt der Verwalter den Abstimmungsmodus für jeden Beschluss fest. Das System errechnet für jede Abstimmung, ob das jeweilige Quorum erreicht wurde.

Der CAJAC Ausgabe-Manager sammelt automatisch alle Dokumente für die Einladung der Versammlung und druckt sie nach Eigentümern sortiert aus.

Mit dem grafischen Workflow-Designer lassen sich wiederkehrenden Prozesse definieren.

evEasy führt von der Planung bis zur Nachbereitung Schritt für Schritt durch die Versammlung.

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