Der digitale Assistent

Wie man im Tagesgeschäft neue Effizienz schafft

Jedes Jahr stehen sie aufs Neue an, die Eigentümerversammlungen. Schon Druck, Sortierung und Versand der Einladungen mit den dazugehörigen Schriftstücken dauern Stunden – je nach Größe der Eigentümergemeinschaft. Aber das muss nicht sein. Aufgaben wie diese kann heute schon ein virtueller Mitarbeiter übernehmen und Verwalter im Arbeitsalltag deutlich entlasten.

Die digitale Immobilienverwaltung

Möglich macht‘s eine Kommunikations- und Produktivitäts-Plattform für die digitale Immobilienverwaltung. Über sie können Verwalter ihre Kommunikations- und Servicevorgänge einfach, effizient und kundenfreundlich gestalten. Dazu werden alle Akteure, die an der Nutzung und Verwaltung einer Immobilie beteiligt sind, miteinander vernetzt. So lassen sich beispielsweise zur Eigentümerversammlung alle WEG-Mitglieder mit nur wenigen Klicks einladen. Liegt eine entsprechende Einwilligung vor, geschieht dies automatisch per E-Mail-Versand. Fehlt die Einwilligung oder ist ein Eigentümer noch nicht registriert, kann innerhalb der Plattform ein externer Dienstleister beauftragt werden, der Druck und Postversand der Einladungen übernimmt.

Das funktioniert nicht nur mit den Einladungen zur WEG-Versammlung, sondern auch mit anderen wichtigen Dokumenten, beispielsweise der Jahresabrechnung. Darüber hinaus können über eine Plattform Dokumente auch digital zum jederzeitigen Abruf bereitgestellt werden. Durch diese digitale Kommunikation mit Eigentümern und Bewohnern werden redundante Kundenkontakte vermieden, und der Verwalteralltag gestaltet sich deutlich effizienter. Doch das ist nur ein Teil dessen, was Anbieter solcher Plattformen wie die casavi GmbH aus München mit der Digitalisierung von Immobilienverwaltungen ermöglichen.

Steuerung externer und interner Prozesse

Auch die Arbeit mit Dienstleistern wie Handwerkern verläuft über eine Plattform deutlich effizienter: Melden Bewohner beispielsweise einen Schaden online, wird der zuständige Verwalter umgehend informiert – und er kann die Meldung direkt an einen bereits hinterlegten Handwerker weiterleiten, der dann per E-Mail benachrichtigt wird. Dies bringt auch mehr Transparenz mit sich, weil Bewohner über den Status der Schadensbehebung stets auf dem Laufenden sind. Von Vorteil ist die Art der Prozessoptimierung aber auch für Eigentümer. Dies zeigt sich am Beispiel der Eigentümerversammlung: Alle gefassten Beschlüsse lassen sich im Nachgang digital erfassen, sodass Eigentümer den Bearbeitungs­fortschritt jederzeit verfolgen können.

Neben der externen Kommunikation gestaltet die Digitalisierung auch die Steuerung interner Arbeitsprozesse effektiver: Über die webbasierte Aufgabenverwaltung können Tätigkeiten den jeweils zuständigen Mitarbeitern einer Verwaltung zugeteilt werden. Wer was zu erledigen hat, ist durch die mobile Zugriffsmöglichkeit jederzeit ersichtlich.

Vorteile für alle Beteiligten

Softwarelösungen wie die von casavi optimieren alle Prozesse der Immobilienverwaltung – mit deutlicher Zeit- und Kostenersparnis. Bestenfalls wird die Software nicht nur von Mitarbeitern genutzt, sondern sie fungiert als virtueller Mitarbeiter, der selbst Verantwortung übernimmt. Ergebnis: Weniger Routinetätigkeiten, mehr Zeit für Kerngeschäft und Serviceorientierung.

Foto: casavi GmbH