Der richtige Verwaltervertrag

Wie sollte er aussehen, worauf ist zu achten? Musterverträge von Haus & Grund und dem VDIV Deutschland bieten eine verlässliche Grundlage und werden regelmäßig aktualisiert

Sowohl für die Verwaltung von Gemeinschafts- oder Sondereigentum in Wohnungseingentumsanlagen als auch für die Mietverwaltung ist ein klar gefasster, verständlicher und übersichtlicher Verwaltertag die wichtigste Grundlage. Die Aufgaben, die ein beauftragtes Verwaltungsunternehmen erledigen muss, werden immer komplexer. Gerade da kommt es auf einen guten Vertrag an, der die jeweiligen Rechte und Pflichten beider Parteien umfänglich und verlässlich darstellt. 

Bei der WEG-Verwaltung ist insbesondere darauf zu achten, dass der neue § 27 Abs. 1 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) nicht mehr ausdrücklich festlegt, welche Verpflichtungen zur ordnungsmäßigen Verwaltung zählen. Die Wohnungseigentümer können gemäß § 27 Abs. 2 WEG die Rechte und Pflichten des Verwalters per Beschluss erweitern oder auch einschränken. Insgesamt überlässt das Gesetz den Vertragsparteien damit mehr Freiheiten und Handlungsspielräume.

Wichtiger Vertragsbestandteil:
klare Regelungen zur Verwaltervergütung
Zentraler Punkt des Verwaltervertrages ist insofern die eindeutige Regelung der Aufgaben und Pflichten der Verwaltung sowie die dafür anfallende Vergütung. Gerade für sie sind klare Regelungen im Vertrag unerlässlich. Diese definieren, welche der Verwaltertätigkeiten mit der Pauschalvergütung abgegolten sind und was eine Sondervergütung ist. Die Musterverträge des VDIV Deutschland bieten dafür ein sicheres Fundament. Der Mustervertrag zur WEG-Verwaltung wurde zusammen mit dem Verbraucherschutzverband Haus & Grund Deutschland erstellt und wird laufend um die neueste Rechtsprechung aktualisiert. Damit ist sichergestellt, dass es so gut wie keine Streitpunkte gibt und die Interessen der Wohnungseigentümergemeinschaft ausreichend berücksichtigt werden.

Sinnvolle Vergütungsstruktur:
Aufteilung in Grundleistungen und besondere Leistungen
Das Gesetz lässt den Vertragsparteien bezüglich der Verwaltervergütung freie Hand. Nach Art der Leistung aufgespaltene Vergütungsbestandteile sind inzwischen dann zulässig, wenn für die Verwender des Vertrages transparent abgebildet ist, welche Leistungen pauschal abgegolten und welche sondervergütungspflichtig sind.

Die Aufteilung der Vergütung in „Grundleistungen“ und „Besondere Leistungen“ ist aus verschiedenen Gründen ratsam. Teilweise fallen „Besondere Leistungen“ nur in Ausnahmefällen an, beispielsweise wenn in einer Eigentümergemeinschaft mehrere Versammlungen pro Jahr stattfinden müssen. Andere Leistungen können außergewöhnlich und unkalkulierbar aufwendig sein, u. a. die Abwicklung von Versicherungsfällen, oder ein hohes Haftungsrisiko bergen, z. B. die Begleitung umfangreicher Bauprojekte. Für die Grundleistungen der Verwaltung wird in der Regel eine Festvergütung vereinbart. Die besonderen Leistungen fallen nur ausnahmsweise an. Sie werden gesondert, variabel und nur dann vergütet, wenn sie tatsächlich anfallen. Sofern hinsichtlich der variablen Vergütung keine anderweitige Vereinbarung getroffen wird, erfolgt diese auf Grundlage eines Zeithonorars, also eines Stundensatzes.

Der Verwaltervertrag sollte daher einen konkreten Leistungskatalog enthalten, der alle Aufgaben umfasst, die üblicherweise im Bereich der WEG-, Sondereigentums- oder Mietverwaltung zu erfüllen sind. Aufgaben bzw. angebotene Leistungen zu einer Vielzahl von Themengebieten, etwa der Datenerfassung bei Übernahme der Verwaltungstätigkeit, den Vorbereitungen von Vertragsabschlüssen oder auch der Finanz- und Vermögensverwaltung, sind in den VDIV-Musterverträgen ausführlich abgebildet.

Prüfung einer individuellen Vertragsanpassung
in Abstimmung beider Vertragsparteien
Verwaltungsunternehmen sollten das Vertragsmuster immer an den Bedarf und die Gegebenheiten der zu verwaltenden Objekte anpassen. In den zu den VDIV- Musterverträgen gehörenden Erläuterungen sind entsprechende Beispielklauseln aufgeführt. Darüber hinaus werden Hinweise auf Unwirksamkeitsrisiken gegeben.

Eine gute Ergänzung zu den Musterverträgen bieten
auch die Handlungsempfehlungen des VDIV Deutschland zu Umgang und Umsetzung wichtiger gesetzlicher Änderungen bzw. Neuerungen.