Der Verwalter ist weg!

Wer macht im Falle eines Verwalterwechsels die Jahresabrechnung, und wie wird der neue Verwalter dafür vergütet?

Kommt es zu einem Wechsel der Verwaltung, ergeben sich in der Folge oftmals nicht unerhebliche Unstimmigkeiten, wer denn die Erstellung der Jahresgesamtabrechnung und der daraus resultierenden Einzelabrechnungen für das zurückliegende und für das laufende Wirtschaftsjahr schuldet: der ausgeschiedene oder der neu bestellte Verwalter? Diese Frage wird umso kontroverser diskutiert, je heftiger die Auseinandersetzungen im Rahmen des Wechsels im Verwalteramt ausfallen.
Für die Verpflichtung des Verwalters zur Aufstellung der Jahresabrechnung ist in erster Linie eine Regelung maßgeblich, die in der Gemeinschaftsordnung oder in einem Nachtrag dazu getroffen worden ist. Hier vertritt die Rechtsprechung überwiegend die Auffassung, § 28 Abs. 3 WEG sei nicht zwingend, sondern abdingbar. Damit wären Regelungen in der Gemeinschaftsordnung oder in einer Nachtragsvereinbarung zu dieser Frage zu beachten, auch wenn der Verwalter selbst nicht Partei der Vereinbarung ist. Derartige Regelungen kommen in der Praxis aber äußerst selten vor.

Unterjähriger Verwalterwechsel

Wechselt der Inhaber des Verwalteramts unterjährig, ist der ausgeschiedene Verwalter nach herrschender Meinung nicht mehr dazu verpflichtet, für dieses laufende Wirtschaftsjahr eine Abrechnung zu erstellen. Er wird aber in der Regel dazu verpflichtet sein, noch nicht erstellte Abrechnungen für ein oder mehrere vorangegangene Wirtschaftsjahre, in denen er das Amt ­innehatte, nachzuliefern.

Wechsel zum Ultimo des Wirtschaftsjahres

Scheidet ein Verwalter mit Ablauf des Ultimo des abzurechnenden Wirtschaftszeitraums, regelmäßig zum 31. Dezember eines Jahres, aus, endet damit auch seine Verpflichtung zur Erbringung von Abrechnungsleistungen.

Nach herrschender Meinung hat der neue Verwalter, der sein Amt zum 1. Januar und damit nach Ablauf des abzurechnenden Wirtschaftsjahres antritt, die Jahresgesamtabrechnung und die Einzelabrechnungen zu erstellen. Diese Verpflichtung trifft ihn auch, wenn er später aus dem Verwalteramt wieder ausscheidet. Dies gilt selbst dann, wenn der Genehmigungsbeschluss in Hinblick auf die vom Verwalter einmal erstellte und von den Eigentümern beschlossene Jahresabrechnung auf Anfechtung hin durch das Gericht rechtskräftig für ungültig erklärt wurde und der Verwalter zum Zeitpunkt der Rechtskraft der gerichtlichen Entscheidung gar nicht mehr Verwalter war.

Eine Mindermeinung hält dem entgegen, der ausgeschiedene Verwalter sei zur Abrechnung für das letzte Wirtschaftsjahr verpflichtet, weil er hierfür im Rahmen des Verwalterhonorars auch bereits vergütet wurde. Die herrschende Meinung dagegen fordert, dass bei Beendigung des Verwalteramts der ausgeschiedene Verwalter Rechnung über seine Tätigkeit im vergangenen Wirtschaftsjahr legt. Hierzu gehört auch die Aufstellung und Übergabe eines Vermögensstatus sowie der gebuchten Sachkonten mit Kontoauszügen, Rechnungen und sonstigen Belegen, alles jeweils in geordneter Form. Die Rechnungslegung durch den ausgeschiedenen Verwalter ist dabei verbindliche Grundlage für die Tätigkeit des neu bestellten Verwalters. Sie muss die Kontostände zum Anfang und zum Ende des abzurechnenden Zeitraums enthalten und für den einzelnen Wohnungseigentümer auch ohne Hinzuziehung eines Sachverständigen verständlich und nachvollziehbar sein. Im Grundsatz beinhaltet die Rechnungslegung die Jahresgesamtabrechnung der Gemeinschaft, also die geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten und Gesamteinnahmen sowie die Mitteilung der Entwicklung der Bankkontostände. Ihre Richtigkeit muss auf Wunsch der Gemeinschaft an Eides statt versichert werden. Dies kommt in der Praxis aber kaum vor.

Regelmäßig wird vertreten, dass der Verwalter darüber hinaus auch die Erstellung eines Status zum Jahresultimo schuldet, da über die Einnahmen und Ausgaben nebst Kontoständen hinaus Informationen darüber zu erteilen sind, welche Forderungen und Verbindlichkeiten der Wohnungseigentümergemeinschaft beim Verwalterwechsel bestehen. Nur wenn der neu bestellte Verwalter diese Auskünfte zeitnah vom ausgeschiedenen Verwalter erhält, ist ein reibungsloser Übergang des Verwalteramtes gewährleistet; dies insbesondere auch in Hinblick auf die Verfolgung von Ansprüchen der Gemeinschaft gegen eigene Mitglieder (z. B. wegen Beitragsrückständen) und gegenüber Dritten (z. B. wegen noch ausstehender Versicherungsleistungen). Kommt der ausgeschiedene Verwalter seiner Rechenschaftsverpflichtung ordnungsgemäß nach, kann der neue Verwalter mittels der übergebenen Unterlagen ohne Weiteres die Jahresgesamtabrechnung und die vom ausgeschiedenen Verwalter nicht mehr geschuldeten Einzelabrechnungen auf Basis der übergebenen Buchhaltung erstellen. Ebenso ist dann die Liquidität der Gemeinschaft regelmäßig gesichert, da es zu keiner Unterbrechung der Verfolgung von Ansprüchen der Eigentümergemeinschaft kommt.

Was, wenn er sich weigert?

Erfüllt der ausgeschiedene Verwalter seine Rechnungslegungspflicht nicht oder nicht hinreichend, wäre er im Zweifel gerichtlich auf Erfüllung in Anspruch zu nehmen. Hier ist aber im Vorfeld schon darauf zu achten, etwa bereits übergebene, für die Erfüllung der Rechenschaftspflicht notwendige, Unterlagen dem ausgeschiedenen Verwalter zur Erstellung der Rechenschaftslegung anzubieten. Ist der alte Verwalter noch zur Erstellung der Jahresabrechnung verpflichtet, da er beispielsweise unterjährig ausgeschieden ist, ohne die von ihm geschuldete Abrechnung des Vorjahres zu erstellen und vorzulegen, so handelt es sich hier laut einer aktuellen Entscheidung des BGH (BGH NZM 2016,770) um eine nicht vertretbare Handlung, da der alte Verwalter die Richtigkeit seiner Angaben im Zweifel ja an Eides statt versichern muss. Er wäre also in der Zwangsvollstreckung eines Urteils auf Erstellung der Jahresabrechnung durch Zwangsmittel (Zwangsgeld, Zwangsgeld) zur Erfüllung einer Verpflichtung anzuhalten.

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