Der Verwaltervertrag

Was gilt für vertragliche Vereinbarungen zur WEG-Verwaltung? Ein Update.

Jedes, auch das vom DDIV herausgegebene und mit Hinweisen versehene, Vertragsmuster ist mit den Eigentümern zu erörtern sowie an die jeweiligen Umstände in der Gemeinschaft, insbesondere an Sonderregelungen in der Gemeinschaftsordnung, anzupassen. Es handelt sich schließlich um ein allgemeines Formular, das zwangsläufig nicht auf sämtliche Gemeinschaften unterschiedlicher Größe und jede Verwaltung passen kann.

Die Vertragspartner

Der Verwaltervertrag kommt nur zwischen Verwalter und dem teilrechtsfähigem Verband WEG, nicht aber mit den einzelnen Eigentümern zustande. Der Verwalter ist zwar gegenüber dem teilrechtsfähigen Verband (§ 27 Abs. 1 und 3 WEG) sowie den einzelnen Eigentümern (§ 27 Abs. 1 und 2 WEG) verpflichtet, er selbst kann Ansprüche auf Gegenleistung oder Mitwirkung aber immer nur gegen den Vertragspartner ­Verband geltend machen. Im Vertrag können daher keine Ansprüche des Verwalters gegen einzelne Wohnungseigentümer geregelt werden, denn dies stellte einen unzulässigen Vertrag zulasten Dritter dar. Der Verband seinerseits muss ggf. einen Regress gegen einen einzelnen Eigentümer, z. B. auf Erstattung der dem Verwalter zu zahlenden Mehrvergütung für Mahnkosten, durch gesonderte Beschlussfassung nach § 21 Abs. 7 WEG sicherstellen. Diese Konstruktion spielt auch im Rahmen des Datenschutzes eine Rolle: Der Verwalter wird zwangsläufig personenbezogene Daten der einzelnen Eigentümer erheben, speichern, verarbeiten – und hoffentlich später auch wieder löschen. Die Informationspflichten des Verwalters gelten kraft Gesetzes und bedürfen keiner Vereinbarung. Die Einwilligungen werden insoweit auch nicht von der WEG sondern den jeweiligen Eigentümern individuell erteilt. Ihnen gegenüber ist also die Informationspflicht zu erfüllen und die entsprechende Einwilligung einzuholen für Daten, deren Erhebung oder Weitergabe nicht zwingend erforderlich, aber evtl. praktikabel ist, z. B. die Telefonnummer.

Die Vergütung

Gegenüber der WEG als Verbraucher sind Bruttoendpreise anzugeben. Bei Ausweisung der Preisbestandteile Grundpreis und Umsatzsteuer ist der Endpreis deutlich hervorzuheben, § 1 Abs. 6 S. 3 PreisAngV. Der Verteilerschlüssel als Kalkulationsgrundlage für das Verwalterhonorar lt. Verwaltervertrag muss nicht mit dem in der Gemeinschaft vereinbarten oder beschlossenen Verteilerschlüssel für Verwaltungskosten übereinstimmen. Die Regelung im Verwaltervertrag dient nur der Ermittlung des Gesamthonoraranspruchs des Verwalters gegen den Verband WEG. Nach welchem Maßstab die Umlage der Verwalterkosten auf die einzelnen Wohnungseigentümer erfolgt, ist in den Vereinbarungen oder späteren Beschlüssen gemäß § 16 Abs. 3 WEG geregelt. Die Angabe von Einzelpreisen pro Wohnung oder Stellplatz im Vertrag kann daher zu Verwirrungen führen.

Nach neuerer Ansicht einzelner Gerichte darf der Verwalter in den AGB keine zusätzliche Vergütung für solche Aufgaben verlangen, die ihm das Gesetz in den §§ 27, 28 WEG bereits überträgt. Im Einzelnen ist die Umlage streitig, so zu Mahnkosten: AG Reutlingen, Az. 11 C 105/16 und LG Frankfurt/Main, Az. 6 C 810/15; Bauüberwachung: nur bei besonders aufwendiger Leistung zur Vermeidung einer noch teureren Architektenleistung, OLG Köln, NZM 2001, 470 und AG Hamburg-Harburg, Az. 611 C 146/07; Gebühren für Nichtteilnahme am Lastschriftverfahren: nur sofern sie transparent sind (pro Buchungsvorgang/pro Einheit/pro Monat?), LG Karlsruhe, Az. 11 S 25/09; Erhebung von Sonderumlagen: unzulässig, da Pflichtaufgabe, LG Hanau, Az. 8 T 90/08. Diese neue Tendenz wird zu Recht kritisiert – ist doch im WEG an keiner Stelle normiert, dass die Tätigkeit des Verwalters einzig durch eine Fixpauschale abgegolten werden dürfe und weil es sich im Grunde nur um die Vereinbarung von Preisbestandteilen handelt, die einer AGB-Kontrolle nicht unterliegen, so ­Casser ZWE 2018, 102; Jacoby/Lehmann-Richter/Weiler ZMR 2018, 181.

Vergütungssätze in Anlehnung an die Höhe der Auftragssumme sollten unterbleiben, da die Höhe der Kosten für einen Handwerker nicht zwingend mit dem Zusatzaufwand des Verwalters korrespondieren muss. Zu beachten ist bei der Gestaltung von Zusatzvergütungsklauseln immer:

• Die Klausel muss transparent gestaltet sein, mit eindeutigen und verständlichen Anwendungsvoraussetzungen. Der Eindruck, die Grundpauschale gelte die Tätigkeit ab, ist ebenso zu vermeiden wie die Vereinbarung einer sehr niedrigen Pauschale und Verlagerung des Schwerpunktes auf Sondervergütungen.
• Vorschüsse dürfen nicht ohne Vereinbarung entnommen werden, LG Berlin, Az. 55 S 206/14 WEG.
• Die Höhe soll angemessen sein, § 41 Abs. 2, § 26 der II. BV.
• Das Kostenrisiko muss für den Verbraucher insgesamt überschaubar bleiben (Obergrenzen für den Einzelfall und die Summe der Einzelfälle im Wirtschaftsjahr vereinbaren).
• Zusatzkosten dürfen ausdrücklich nur für den Fall vereinbart werden, dass ihr Entstehen nicht auf einer Pflichtverletzung des ­Verwalters beruht.
  
  

Kompetenzverteilung: Dreiklang der Aufgaben

Während die Wohnungseigentümer für die Verwaltung i. S. v. § 21 WEG durch Willensbildung im Rahmen einer Beschlussfassung oder Vereinbarung zuständig sind, übernimmt der Verwalter Verwaltungsaufgaben gem. §§ 27, 28 WEG durch Ermöglichung der Willensbildung und Umsetzung des Eigentümerwillens. Der Beirat ist Kontroll- und Hilfsorgan des Verwalters gem. § 29 WEG. Sollen Kompetenzen der Willensbildung und Entscheidung von den Eigentümern auf den Verwalter oder Beirat übertragen werden, bedarf es einer ausreichenden Ermächtigungsgrundlage. Zu beachten ist bei der Gestaltung von Kompetenzübertragungsklauseln:

• Die Klausel muss transparent gestaltet sein, mit eindeutigen und verständlichen Anwendungsvoraussetzungen, z. B. welche Art von Werkvertrag darf ohne Beschlussfassung geschlossen werden, welche grundsätzlichen Vertragsbedingungen sind zu beachten?
• Die Höhe muss der jeweiligen Gemeinschaftssituation angemessen und im Plan eingestellt sein, § 41 Abs. 2, § 26 II. BV, und
• das Kostenrisiko muss für den Verbraucher insgesamt überschaubar bleiben (Obergrenzen für den Einzelfall und bzgl. der Gesamt­ausgabenrisiken pro Jahr).

Zusätzlich bzw. alternativ sind Beschlüsse zu einzelnen Kompetenzerweiterungen zu fassen, da diese bestandskräftig werden können, nicht der AGB-­Kontrolle unterliegen und der Beirat am Vertragsschluss nicht beteiligt ist.

Sonstige Regelungen

Entnahmen aus der Instandhaltungsrücklage zur Deckung kurzfristiger Liquiditätsengpässe widersprechen aufgrund der Zweckbindung der Rückstellung grundsätzlich ordnungsgemäßer Verwaltung. Solche Klauseln sind i. d. R. unwirksam, § 305c BGB, dies sollte besser im Einzelfall beschlossen werden.
Eine Versendung der Einladung zur Versammlung an die letzte bekannte Adresse eines Eigentümers ist nur dann ausreichend, wenn dies zwischen den Eigentümern (in der Gemeinschaftsordnung) auch so vereinbart ist. Der Versand von Protokollen ist jedoch aufgrund des Instruments der Beschlusssammlung nicht mehr erforderlich, es sei denn, dies ist in der Gemeinschaft jahrelange Praxis.

Seit dem BGH-Urteil vom 5.7.2013, Az. V ZR 241/12, hat jeder Eigentümer seine neue Adresse unaufgefordert mitzuteilen. Das LG München I hat im Beschluss vom 20.2.2013, Az. 36 T 1970/13, ebenso zum Eigentümerwechsel entschieden. Entsprechende Vertragsklauseln sind also entbehrlich – und im Übrigen auch nicht zulässig, da die Eigentümer am Vertrag nicht beteiligt sind.

Beabsichtigt der Verwalter trotz der Risiken einer Interessenkollision die gleichzeitige risikobehaftete Verwaltung von Sondereigentum in der WEG oder benachbarter Grundstücke, sollte er vertraglich Vorsorge für den Konfliktfall treffen.

Der Verwalter kann formularvertraglich nicht pauschal für alle Fälle vom Selbstkontrahierungsverbot des § 181 BGB befreit werden, OLG Karlsruhe, Az. 11 Wx 40/06; hier müssten also konkrete Einzelfälle im Vertrag genannt oder beschlossen werden. Entsprechendes gilt für die Erteilung von Untervollmachten, LG Frankfurt/Main, Az. 6 C 810/15.

Klauseln, die die Haftung des Verwalters der Höhe nach für bestimmte Schuldgrade, bestimmte Aufgabenbereiche, Schutzgüter oder nach Zeitdauer begrenzen sollen, sind aus Sicht des Verwalters wünschenswert, unterliegen jedoch so vielen gesetzlichen Einschränkungen, dass ihnen kaum praktische ­Relevanz zukommt.
Nicht zu vergessen ist die Belehrung nach § 36 Verbraucherstreitbeilegungsgesetz. Inwieweit eine Widerrufsbelehrung erforderlich ist, bestimmt sich nach den Umständen des Einzelfalls. Werden dabei Muster für eine Widerrufserklärung beigefügt, dürfen diese keinem Benutzungszwang unterliegen.

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