Der Verwaltungsbeirat (2016)

In der Wohnungseigentümergemeinschaft spielt er eine bedeutende Rolle, sowohl für
den Verwalter als auch für die Eigentümer. Man sollte sich also durchaus einmal mehr mit
ihm ­auseinandersetzen und die vielleicht eingeschliffene Praxis überdenken.

Geregelt ist der Verwaltungsbeirat in § 29 WoEigG, der die bisherigen Gesetzesreformen ohne Änderung überlebt hat. Leider, denn eigentlich wäre es ein Leichtes, vieles einfacher und flexibler zu gestalten.
§ 29 Abs. 1 besagt: Die Wohnungseigentümer können durch Stimmenmehrheit die Bestellung eines Verwaltungsbeirats beschließen. Der Verwaltungsbeirat besteht aus einem Wohnungseigentümer als Vorsitzendem und zwei weiteren Wohnungseigentümern als Beisitzern.
Bei dieser Regelung reicht ein Blick ins Gesetz nicht aus. Viele Gemeinschaftsordnungen weichen von dieser Regelung wirksam ab. Ist nach dem Gesetz die Bestellung eines Verwaltungsbeirats ein „Kann“,sehen viele Gemeinschaftsordnungen seine Bestellung als „Muss“ an. Sieht das Gesetz einen dreiköpfigen Beirat vor, weichen gerade oft große Gemeinschaften hiervon ab und sehen eine andere, oft auch größere Zusammensetzung vor. Gesetzgeberisch wäre hier eine Aufweichung sinnvoll, z. B.: Der Verwaltungsbeirat besteht aus mindestens zwei Wohnungseigentümern. Wieso? Kennen Sie nicht auch Gemeinschaften, in denen sich kein Verwaltungsbeirat findet – sich keine drei Wohnungseigentümer zur Verfügung stellen. Was dann?
Die Gesetzgebung ist hier starr, sie kennt nur den dreiköpfigen Verwaltungsbeirat. Eine von § 29 Abs. 1 S. 2 WoEigG abweichende Besetzung des Verwaltungsbeirats entspricht nur dann ordnungsgemäßer Verwaltung, wenn die Wohnungseigentümer die Weichen für eine solche Wahl durch Vereinbarung i. S. v. § 10 Abs. 2 WoEigG gestellt oder aber die Festlegung der Zahl der Beiratsmitglieder der Wohnungseigentümergemeinschaft zur Entscheidung durch ­Mehrheitsbeschluss ­zugewiesen haben, so der BGH im Urteil vom 5.2.2010 – V ZR 126/09.

Die gesetzlichen Aufgaben

Wichtig ist auch ein Blick auf die gesetzlichen Aufgaben des Verwaltungsbeirates. In § 29 WoEigG ist geregelt, dass der Verwaltungsbeirat den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben unterstützt. Ein relativ nichtssagender Satz, der viel Spielraum für Interpretationen lässt. Jeder Beirat möchte anders eingebunden, jeder Verwalter mehr oder weniger unterstützt werden – Fragen, die individuell zwischen beiden Seiten besprochen und geklärt werden sollten, um Missverständnissen vorzubeugen. Deutlich vor Augen haben sollte man dabei die Aufgabentrennung: Der Beirat unterstützt und berät den Verwalter, der aber letztlich selbst Entscheidungen trifft und handelt.
Des Weiteren ist in § 29 WoEigG geregelt, dass der Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan, Rechnungslegungen und Kostenvoranschläge vom Verwaltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden sollen, bevor die Eigentümerversammlung über sie beschließt. Hier tritt die Beraterfunktion wieder deutlich zu Tage.
Zusätzliche Aufgaben des Beirats sind in § 24 WoEigG zu finden – bei der Eigentümerversammlung. Fehlt ein Verwalter oder weigert er sich pflichtwidrig, die Versammlung der Wohnungseigentümer einzuberufen, so kann die Versammlung auch, falls ein Verwaltungsbeirat bestellt ist, von dessen Vorsitzendem oder seinem Vertreter einberufen werden.

Die Sitzung des Beirats

Nach § 29 Abs. 4 WoEigG wird der Verwaltungsbeirat nach Bedarf vom Vorsitzenden einberufen. Das heißt, die Verwaltungsbeiräte organisieren sich selbst. Das Gesetz sieht hier keine Einberufung durch den Verwalter vor, auch wenn dies häufig so praktiziert wird. Interessant ist auch die Frage, wer an den Sitzungen teilnehmen darf: Es sind die Mitglieder des Verwaltungsbeirates. Der Verwalter hat weder das Recht, noch die Pflicht zur Teilnahme. Es empfiehlt sich für den Verwalter, vertraglich zu regeln, an welchen Sitzungen, zu welchen Zeiten und wie oft der teilnehmen muss. Die jährliche Sitzung zur Belegprüfung und Vorbereitung der Eigentümerversammlung wird eine Grundleistung des Verwalters sein. Weitere Sitzungen können gesondert vergütet werden.
Rund um den Verwaltungsbeirat ist, wie man sieht, also gesetzlich wenig geregelt. Das heißt, man hat Spielräume. Ich empfehle, sie auch zu belassen und sie nicht durch eine Geschäftsordnung für den Verwaltungsbeirat einzudämmen und zu reglementieren.

Erweiterung der Befugnisse durch Beschluss?

Auf Eigentümerversammlungen werden häufig Beschlüsse unter Einbeziehung des Verwaltungsbeirates gefasst. Hier sind von Verwaltern zwei Faktoren zu beachten: 1. Der Verwaltungsbeirat muss dies auch wollen. 2. Er kann nicht durch einen solchen Beschluss zu einem bestimmten Handeln verpflichtet werden. Viel wesentlicher ist aber die Bestimmtheit solcher Beschlüsse, die häufig im Zuge der Beschlussanfechtung an unbestimmten Formulierungen scheitern:

„Der Verwalter wird beauftragt, zusammen mit dem ­Verwaltungsbeirat …“

„Der Verwalter wird beauftragt, in Abstimmung mit dem ­Verwaltungsbeirat …“

Zwei oft verwendete Beispielsätze – was aber bedeuten sie konkret? Definieren sie einmal „zusammen“ oder in „in Abstimmung“. Wie viele Beiräte müssen zustimmen oder mitwirken? Was tut der Verwalter, wenn sich der Verwaltungsbeirat nicht einig ist? Fragen, die der Beschlusstext nicht beantwortet. Formulieren Sie also konkreter – und Ihre Beschlüsse werden rechtssicherer:

„Der Verwalter wird beauftragt, zusammen mit dem ­Verwaltungsbeiratsvorsitzenden Peter Engagiert …“

Das leidige Thema Kommunikation

Hier beginnt es nun zu „menscheln“. Greifen wir das leider schwierige Thema Kommunikation heraus. Sie steht und fällt mit der Einbeziehung des Kunden. Gerade ­Verwaltungsbeiräte wollen in die Entscheidungen der Verwaltung involviert werden. Deshalb ist es sinnvoll, auch Kommunikationswege zu definieren. Beispiel E-Mailverkehr: Anstrengend wird es bei Mails, in denen alle Eigentümer in cc stehen. Nur ein Klick auf „allen antworten“ tritt meist eine Diskussion an, die kaum mehr zu kontrollieren ist – und erst recht den Verwalter nicht schlauer macht.

Ergo sollte der Verwalter nur mit dem Beiratsvorsitzenden kommunizieren, maximal mit den drei Beiräten. Der Beirat kann den Kreis gerne erweitern, dem Verwalter gegenüber dann aber mit einer Stimme auftreten. In seiner beratenden Funktion hat der Beirat keine Entscheidungsgewalt. Als Verwalter schlage ich folgenden Weg zur Meinungsbildung vor: Wie sehen sie das als Verwaltungsbeirat?
Wirklich schief läuft etwas, wenn Sie einen Brief erhalten, Absender Peter Wichtig, Beiratsvorsitzender der WEG, Text: „Unter Fristsetzung haben Sie zu erledigen …“. Auch ein netter Satz: „Sie sind mein Dienstleister – ich bezahle Sie dafür.“ Kommunikation auf gleicher Ebene ist wichtig. Und wir haben unseren Verwaltervertrag mit der WEG geschlossen, nicht dem einzelnen Eigentümer.

Psychologie für Verwalter

Psychologie kann in der Verwaltungsarbeit hilfreich sein: In einer WEG darf es nach Möglichkeit keine Sieger und keine Besiegten geben. Auch derjenige, der z. B. bei einer hart geführten Auseinandersetzung vor Gericht obsiegt, wird auf Dauer leicht zum Verlierer, weil er weiter in der Wohnanlage mit den „Verlierern“ zusammenleben muss. Die Niederlage in einem Rechtsstreit motiviert unterliegende Miteigentümer, es dem Sieger bei anderer Gelegenheit heimzuzahlen. In jeder WEG sind dazu hinreichend Möglichkeiten vorhanden, denn sie bilden ein komplexes Beziehungsgefüge, sowohl der Wohnungseigentümer untereinander als auch der Eigentümer zum Verwalter. Der Verwaltungsbeirat kann hier wesentliche Mitarbeit leisten und die Verwaltung unterstützen oder im schlimmsten Falle alle Untugenden der Vereinsmeierei wohnungseigentumsrechtlich umsetzen.

Es ist daher wichtig, das Potenzial der Beiräte auch zu erkennen, zu nutzen und zu fördern. Dies kann auf vielfältige Art und Weise geschehen. Klassisch sind hier die Seminare für Verwaltungsbeiräte – ein Abend, ein Tag, zu dem der Verwalter seine Beiräte einlädt. Sind sie gut informiert, helfen sie ihm auch weiter. Jahr für Jahr empfiehlt sich ein spezielles Thema: Ob Rauchwarnmelder, Trinkwasserverordnung oder Zähler – uns Verwaltern wird es ja nicht langweilig. Das Jahresthema wird um so einfacher durch die Eigentümerversammlung kommen, je besser der Beirat durch eine solche Schulung informiert ist. Mein Tipp: Ein externer Referent, ein gut aufbereitetes Thema, und schon läuft die kommende Versammlungssaison besser. Zuviel Aufwand für Sie? Einige Landesverbände des DDIV bieten zentrale Beiratstage an. Hier müssen Sie Ihre Beiräte nur noch als Teilnehmer anmelden.

Es gibt aber auch noch andere Maßnahmen der Kundenbindung für den Verwaltungsbeirat. Dieses Jahr erscheint zum dritten Mal das Beiratsmagazin ­DDIVaktuell – Verwaltungsbeirat, mit speziell für den Verwaltungsbeirat aufbereiteten und erläuterten Themen. Es erscheint Ende Oktober und kann daher besonders gut z. B. als Weihnachtspräsent für Beiräte eingesetzt werden. Auch bei der Kundenakquisition bewährt es sich, um die Wertschätzung gegenüber dem Verwaltungsbeirat zum Ausdruck zu bringen. Minimaler Aufwand, maximaler Erfolg.

Fazit

Das Zusammenwirken des Verwalters mit dem Beirat bringt den Vorteil, dass er in seiner Arbeit die Interessen der Eigentümer bestmöglich wahrt. Handlungsbedarf, Ideen und Anregungen werden ihm über den Beirat zugetragen. Eigentümer und Beiräte sind täglich in ihrer Wohnanlage vor Ort und bemerken so manches schneller als es dem Verwalter auch mit regelmäßigen Objektkontrollen überhaupt möglich ist. Zielvorstellungen der Eigentümer können ebenfalls durch den Beirat formuliert werden. So werden unnötige – weil in die falsche Richtung gehende – Entscheidungsvorbereitungen vermieden. Die Verwaltung kann effektiver arbeiten. Ein mit dem Beirat abgestimmtes Handeln des Verwalters wird selten dem Vorwurf begegnen, der Verwalter handle eigenmächtig oder gar gegen die WEG. Wie intensiv sich der Kontakt zwischen Verwalter und Beirat tatsächlich gestaltet, wird sich in der Praxis zeigen und hängt von den jeweils Beteiligten ab.

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