Die 10 häufigsten Fehler in der Eigentümerversammlung

Die Eigentümerversammlung ist für den Verwalter von zentraler Bedeutung. Die Veranstaltung muss reibungslos laufen und nach Möglichkeit fehlerfrei von statten gehen. Passieren Fehler, so hat dies häufig ein Klageverfahren zur Folge und der Verwalter gerät in eine Rechtfertigungsrolle.

„Haben Sie dies denn nicht gewusst?“ So lautet häufig eine berechtigte Kundenanfrage. „Das haben wir doch schon immer so gemacht“, ist hingegen eine Antwort, die nicht unbedingt auf eine fachliche Kompetenz schließen lässt. Vieles rund um die ­Eigentümerversammlung hat sich im Laufe der Jahre eingespielt. Der Kunde ist daran gewöhnt und man denkt nicht mehr darüber nach. Deshalb wollen wir die häufigsten Fehler kurz betrachten.

1. Zweitversammlung ohne Vereinbarung

Fehler beginnen schon mit der Einladung. Häufig wird mit der Ersteinladung auch gleichzeitig zu einer Zweitversammlung geladen. Diese findet dann am gleichen Tag eine halbe Stunde später statt. Zu hinterfragen ist hier die Ermächtigung. Zu dieser Vorgehensweise besteht weder eine gesetzliche Möglichkeit, noch eine durch Beschluss. Möglich ist dies nur, wenn eine Vereinbarung vorliegt.

2. Änderungen deutlich ankündigen

Einen weiteren Fehler findet man häufig in der Formulierung der Tagesordnungspunkte. Die Einladung muss so gestaltet sein, dass sie den Wohnungseigentümer angemessen auf die Erörterung der Tagesordnungspunkte vorbereitet (BGH, 1. 4. 2011, V ZR 96/10). Soll die Änderung eines Kostenverteilungsschlüssels beschlossen werden, muss die beabsichtigte Änderung deutlich angekündigt werden. Unter dem Tagesordnungspunkt „Wirtschaftsplan“ kann dies nicht erfolgen.

3. Tagesordnungspunkte in der Ladungsfrist

Wer kann einen Tagesordnungspunkt beantragen? Jeder Wohnungseigentümer hat Anspruch auf Aufnahme eines Tagesordnungspunktes in die Einladung für die nächste Eigentümerversammlung, wenn dessen Behandlung ordnungsgemäßer Verwaltung entspricht. Der Anspruch entfällt, wenn die Ladungsfrist des § 24 Absatz 4 Satz 2 WEG nicht mehr gewahrt werden kann und auf diese nicht ausnahmsweise verzichtet werden kann. (LG München I, 16. 5. 2011, 1 S 5166/11).

4. Versammlung nur für Wohnungseigentümer

Die Versammlung ist nicht öffentlich. An ihr dürfen nur Wohnungseigentümer teilnehmen. Auch mitgebrachte Eheleute, Verwandte oder Lebensgefährten, die nicht im Grundbuch stehen, stellen Öffentlichkeit dar. Die Anwesenheit auf der Versammlung von Dritten sollte durch einen Geschäftsordnungsbeschluss von den anderen Eigentümern genehmigt werden.

5. Obacht bei Untergemeinschaften

Bei Mehrhausanlagen, die in der Gemeinschaftsordnung eine hausweise Abstimmung bei Instandsetzungsmaßnahmen und eine hausweise getrennte Kostentragung vereinbart haben, sind bei einer außerordentlichen Eigentümerversammlung, die nur der Beschlussfassung einer Maßnahme an einem Haus dient, auch alle anderen Eigentümer mit einzuladen. Diese haben ein Anwesenheits-, Teilnahme- und Rederecht.

6. Vollmachten überprüfen

Haben die Wohnungseigentümer für Vollmachten die Schriftform vereinbart, genügt der Nachweis einer Vollmacht im PDF-Format nicht (LG München I, 15. 4. 2010, 1 T 5151/10). Der Verwalter muss auch vor der Versammlung die Vollmachten auf ihre Richtigkeit hin überprüfen und gegebenenfalls nicht korrekte Vollmachten zurückweisen.

7. Beschlussfähigkeit bei jeder Abstimmung

Achten Sie auf die Beschlussfähigkeit der Versammlung bei jeder Abstimmung. Der Verwalter braucht nicht nur eine Einlasskontrolle zu Beginn der Versammlung, sondern muss auch während des Versammlungsverlaufs dokumentieren, wie sich die Anwesenheit entwickelt hat.

8. Beschlüsse präzise fassen und nicht delegieren

Formulieren Sie die Beschlüsse schon vor der Versammlung. Beschlüsse, die erst in der Versammlung erstellt werden, bergen das Risiko, dass ungenau formuliert wird oder Teile vergessen werden. Häufig wird in Beschlüssen auf Anlagen oder Kostenvoranschläge Bezug genommen. Dann allerdings sollte sich der Verwalter vorher vergewissern, ob diese präzise formuliert sind oder Alternativpositionen enthalten. Wenn dies so ist, müssen Sie es in der Beschlussformulierung berücksichtigen. Heikel ist auch das Delegieren von Entscheidungen. Beachten Sie, dass die Hauptsache in der Versammlung entschieden werden muss. Das Übertragen von Entscheidungen auf den Verwaltungsbeirat oder Baugremien hält einer rechtlichen Überprüfung selten stand.

9. Ohne Verkündung kein Beschluss

Damit ein Beschluss zustande kommt, bedarf es nicht nur der Abstimmung der Eigentümer, sondern zusätzlich auch noch der Feststellung und Verkündung des Beschlussergebnisses. Dies ergibt sich zwingend aus § 24 Absatz 7 Satz 2 Nummer 1 WEG. Die Verkündung des Beschlussergebnisses hat für die Entstehung des Beschlusses eine sogenannte konstitutive (rechtsbegründende) Wirkung (BGH vom 23. 8. 2001, V ZB 10/01, NJW 2001, 3339), das heißt: ohne Verkündung kein Beschluss. Der Inhalt eines Beschlusses wird durch die Verkündung bestimmt. Zuständig für die Beschlussverkündung ist der Versammlungsleiter. Zählen Sie die Stimmen aus und dokumentieren Sie dies.

Abstimmungsergebnis:
___ Ja-Stimmen    ___ Nein-Stimmen    ___ Enthaltungen      ___ Gesamt
Der Beschlussantrag ist damit angenommen / nicht angenommen.

10. Die richtige Mehrheit wählen

Welcher Beschluss braucht welche Mehrheit? Diese Frage muss im Vorfeld der Versammlung vom Verwalter geklärt werden. Gerade bei der doppelt qualifizierten Mehrheit sind vor der Versammlung die Anzahl der Köpfe, notfalls durch Grundbucheinsicht, zu klären. Dies ist Voraussetzung für die Verkündung eines korrekten Abstimmergebnisses.

Der DDIV und seine Landesverbände veranstalten zum Thema Eigentümerversammlung diverse Seminare. Die aktuellen Termine finden sie im Internet auf den Verbandsseiten und im DDIVnewsletter. www.immobilienverwalter.de

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