Die Betriebskostenabrechnung

Welche Anforderungen muss sie erfüllen, um wirksam zu sein?

Der Vermieter, der vom Mieter Vorauszahlungen auf die Betriebskosten empfangen hat, ist gesetzlich verpflichtet, darüber abzurechnen (§ 556 Abs. 3 BGB). Er hat dazu eine formell ordnungsgemäße und inhaltlich richtige Abrechnung vorzulegen. Verlangt wird regelmäßig eine gedanklich und rechnerisch nachvollziehbare Aufstellung. Sowohl die Einzelangaben als auch die Abrechnung selbst müssen klar, übersichtlich und aus sich heraus verständlich sein.

Formelle Anforderungen

Der Bundesgerichtshof hat über Jahrzehnte eine ständige Rechtsprechung entwickelt, welche Mindestangaben eine Abrechnung über die Betriebskosten enthalten muss:

• eine Zusammenstellung der Gesamtkosten,
• die Angabe und (soweit erforderlich) Erläuterung der zugrunde gelegten Umlageschlüssel,
• die Berechnung des Anteils des Mieters,
• den Abzug der Vorauszahlungen des Mieters.

Mit diesen Informationen kann der Mieter überprüfen, ob die ihm in Rechnung gestellten Kosten dem Grunde nach umlagefähig sind, ob der richtige Umlageschlüssel verwendet wurde und die für die Abrechnungseinheit angesetzten Gesamtkosten der Höhe nach für ihn plausibel sind, oder ob er Anlass sieht, die Richtigkeit der angesetzten Kosten durch eine Einsicht in die Belege zu überprüfen. Werden diese Angaben in der Abrechnung gemacht, gilt die Abrechnung als erteilt, auch wenn die Angaben inhaltlich falsch sein sollten. Mit einer formell ordnungsgemäßen Abrechnung wahrt der Vermieter die Abrechnungsfrist nach § 556 Abs. 3 S. 3 BGB.

Zweck der Abrechnung ist es, dass der Mieter allein schon durch die Darstellung darin in die Lage versetzt wird, die Berechnung und damit letztlich den Anspruch des Vermieters gedanklich und rechnerisch nachzuvollziehen. Dabei ist stets auf das durchschnittliche Verständnisvermögen eines juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Mieters abzustellen. Bei den anzugebenden Gesamtkosten hat der BGH in der Vergangenheit die strenge Ansicht vertreten, dass nicht umlagefähige Positionen herauszurechnen und in der Abrechnung offen darzulegen waren. Fehler oder unzureichende Angaben machten die Abrechnung bereits formell unwirksam.

Anforderungen an Angabe der Gesamtkosten gelockert

Diese strengen Anforderungen zum offenen Abzug nicht umlagefähiger Positionen hat der BGH inzwischen aufgegeben. Nach den neuen Grundsätzen des BGH (Urteil vom 20.1.2016, Az. VII ZR 93/15) ist der Vermieter nicht mehr gezwungen, diejenigen Zwischenschritte offenzulegen, um aus das Kalenderjahr übergreifenden Abrechnungen eines Versorgers die auf das abzurechnende Kalenderjahr entfallenden Betriebskosten zu ermitteln. Das Gleiche gilt für die Vorverteilung von Gesamtkosten einer ­Mehrgebäude-Anlage.
Ohnehin kann der Mieter aus der Abrechnung regelmäßig nicht alle Rechenschritte ablesen, die zu ihrer Erstellung erforderlich waren. Denn auch die Einzelbeträge einer Kostenposition (etwa die Einzelbeträge mehrerer in den Abrechnungszeitraum fallenden Rechnungen, die der Vermieter vom Versorger oder sonstigen Dritten seinerseits erhalten hat) müssen nicht angegeben werden. Der Mieter bleibt letztlich auf eine Einsicht in die Belege verwiesen, um (selbst) die Zusammensetzung einzelner Abrechnungspositionen nachzuvollziehen und zu überprüfen.

Die entstandenen Kosten sind in übersichtlicher Weise zusammenzustellen. Die Aufstellung orientiert sich an den Kostenarten des Betriebskostenkatalogs in § 2 BetrKV. Nur eng zusammenhängende Kosten können in einer Position zusammenfasst werden. Der Mieter muss der Abrechnung entnehmen können, auf welche Weise (mit welchem Umlageschlüssel) der auf ihn entfallende Kostenanteil ermittelt worden ist und welche Beträge im Abrechnungsjahr auf ihn entfallen. Der Umlageschlüssel ist vereinfacht gesagt der Rechenweg von den Gesamtkosten zu den Einzelkosten des Mieters. Entscheidend ist allein, ob sich die Verteilung der Betriebskosten ohne gedankliche und rechnerische Schwierigkeiten aufgrund der in der Abrechnung angegebenen Werte ­nachvollziehen lässt.

Für die formelle Wirksamkeit ist es ausreichend, dass für den Mieter erkennbar ist, welche Bezugsgrößen (z. B. Flächen, Verbräuche) im Rahmen der Kostenverteilung in ein Verhältnis zueinander gesetzt werden. Wenn im Mietvertrag nichts anderes vereinbart wurde, sind die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Wenn die Betriebskosten vom erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung durch die Mieter abhängen, sind sie nach einem Verbrauchs- oder Verursachungsmaßstab umzulegen (§ 556a Abs. 1 BGB). Für Heizungs- und Warmwasserkosten schreibt die Heizkostenverordnung die verbrauchsabhängige Abrechnung vor. Ausnahmsweise nicht erforderlich ist die Angabe von Gesamtkosten und Verteilerschlüssel, wenn die Kosten einzeln für die jeweilige Wohnung anfallen. So wird die Grundsteuer bei Wohnungseigentums­einheiten einzeln für jede Wohnung berechnet.

Inhaltlich richtige Abrechnung

Die vom Mieter im Abrechnungszeitraum tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen sind abzusetzen. Wenn diese fehlen, stellt dies die Nachvollziehbarkeit der Abrechnung nicht in Frage. Lediglich die inhaltliche Richtigkeit der Abrechnung ist auch dann betroffen, wenn die Vorauszahlungen zu hoch oder zu niedrig angesetzt werden. Sind nur die geschuldeten („Soll“-) Vorauszahlungen aufgeführt, so ist dies dann nicht fehlerhaft, wenn der Mieter überhaupt keine Vorauszahlungen geleistet hat und der Vermieter die offenen Ansprüche bereits vor Abrechnungsreife eingeklagt hat.

Inhaltliche Fehler beeinträchtigen nicht die Nachvollziehbarkeit der Abrechnung. Sind nur einzelne Positionen nicht korrekt, lässt dies die übrigen Positionen unberührt. Bloße inhaltliche Fehler führen nicht zur formellen Unwirksamkeit der Abrechnung. Dies ist z. B. der Fall, wenn die Abrechnung nach dem Mietvertrag nicht umlegbare Kosten enthält, Betriebskosten abgerechnet werden, für die eine Pauschale vereinbart ist, mehrere Häuser zu einer Abrechnungseinheit zusammenfasst werden oder ein an sich erforderlicher Vorwegabzug für die gewerbliche Nutzung fehlt.

Abrechnungsfrist = Ausschlussfrist

Die Abrechnung ist innerhalb von zwölf Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraums vorzulegen. Innerhalb dieser Frist muss dem Mieter die schriftliche Zusammenstellung der Abrechnungsposten zugegangen sein. Eine bloß rechtzeitige Absendung der Abrechnung reicht nicht aus.

Bei der Vermietung von Wohnraum ist die Abrechnungsfrist des § 556 Abs. 3 S. 2 BGB zugleich eine Ausschlussfrist (§ 556 Abs. 3 S. 3 BGB). Geht die Abrechnung dem Mieter nicht – nachweislich – vor Ablauf eines Jahres nach Ende des Abrechnungszeitraums zu, ist der Vermieter mit Nachforderungen ausgeschlossen. Dies gilt nur dann nicht, wenn der Vermieter die verspätete Abrechnung nicht zu vertreten hat. Versäumnisse des Verwalters, des Postzustellunternehmens und anderer, derer sich der Vermieter bedient, muss er sich aber regelmäßig zurechnen lassen.

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