Die Digitalisierung als Chance begreifen - Wie eine offene digitale Plattform für die Immobilienwirtschaft alle Prozesse abbildet und vereinfacht.

Im Gegensatz zu anderen Branchen kommt die Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft nicht so recht voran. Deren Potenziale werden kaum ausgeschöpft. Stattdessen prägen technische Hürden das Bild. Notwendige übergreifende Standards, die einen reibungslosen Datenaustausch ermöglichen, fehlen. Mit einer offenen digitalen Plattform, die alle Prozesse rund um die Bewirtschaftung einer Immobilie abbildet und vereinfacht, kann die Lücke eines standardisierten und skalierbaren Prozess- und Service-Angebots geschlossen werden.

Im Jahr 2016 veröffentlichte die Bundesarbeitsgemeinschaft Immobilienwirtschaft Deutschland (BID) eine von ihr in Auftrag gegebene Studie zu den Chancen und Risiken der Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft.(1) Darin wurde festgestellt, dass die Unternehmen der Immobilienwirtschaft vor einem tiefgreifenden Wandel stehen würden, einerseits um Wettbewerbsvorteile zu sichern, andererseits um vorhandene Potenziale der Digitalisierung zu erschließen. Das, so heißt es weiter in der Studie, setze aber voraus, dass neue Kompetenzen aufgebaut und genutzt werden müssen. Zwar machten die Ergebnisse der Studie deutlich, dass die digitale Transformation in der Immobilienwirtschaft bereits in vollem Gange sei (zum Zeitpunkt der Untersuchung 2016), aber sowohl die einzelnen Teilbranchen als auch die darin tätigen Unternehmen jeweils einen unterschiedlichen Stand aufweisen würden. Die Autoren der Studie kamen zu dem Schluss, dass eine Vielzahl von Aufgaben von der Immobilienwirtschaft gemeinsam bearbeitet werden könnten und auch sollten, um die positiven Effekte der Digitalisierung umfassend nutzen zu können.

Über drei Jahre nach Veröffentlichung der Studie kann allerdings von einer gemeinsamen Bearbeitung der Aufgaben nicht die Rede sein. Stattdessen wurschtelt man sich durch, arbeitet mit inkompatiblen Insellösungen und verzichtet damit auf entsprechende Standards für Schnittstellen. Diese sind aber notwendig, will man einen reibungslosen Datenaustausch zwischen den unterschiedlichen Prozessen der verschiedenen Akteure rund um die Bewirtschaftung einer Immobilie ermöglichen. Die Gründe für dieses derzeitige Unvermögen der Unternehmen, sich zusammenzufinden, sind vielfältig. Einerseits ist eine anspruchsvolle technische Implementierung digitaler Plattformen notwendig, andererseits ist die Zukunftssicherheit der diversen Plattformanbieter oft unklar und zudem sind die Kostenrisiken schwer zu kalkulieren. Inzwischen tummeln sich über 400 PropTechs auf dem Markt, die teilweise sehr vertikal angelegte ­Anwendungsfälle (Use Cases) bedienen.

Die Schnittstellenthematik
Der VDIV Deutschland stellte in seinem 7. Branchenbarometer Anfang August letzten Jahres die Ergebnisse seiner Digitalisierungsumfrage vor.2 Darin gaben zwei Drittel der Befragten an, dass sich die ERP-Software zur Steuerung von Geschäftsprozessen oftmals nicht ohne Weiteres in die digitalen Funktionen anderer Anbieter integrieren lasse. Daher sei die Schnittstellenproblematik in Bezug auf den Einsatz von digitalen Lösungen in der Immobilienverwaltung nach wie vor das größte Hemmnis.

Das Problem sind abgeschottete Insellösungen, deren Daten mit denen anderer Anbieter nicht zu synchronisieren sind. Das führt dazu, dass z. B. neben der Verwalter-Software die Anwender-Softwares diverser Anbieter genutzt werden, gegebenenfalls auf zusätzlichen Bildschirmen – alles andere als im Sinne der digitalen Transformation, die darauf abzielt, offene Standrads zu bedienen, Daten zur Verfügung zu stellen und Schnittstellen anzubieten. Der Energie- und Immobiliendienstleister ista, der Vermieter und Verwalter bei der Bewirtschaftung von Immobilien unterstützt, hat vor diesem Hintergrund den Markt betrachtet, um herauszufinden, warum sich die Branche mit der Digitalisierung so schwertut. Was fehlt, so die Erkenntnis des Unternehmens daraus, ist eine zentrale offene Plattform, über die alle an der Immobilienbewirtschaftung Beteiligten miteinander verbunden werden.

Offen und branchenübergreifend
Die Erkenntnis führte zum Handeln. ista wird in Kooperation mit dem Berliner Start-up facilioo die Etablierung einer offenen digitalen Plattform für die Immobilienwirtschaft vorantreiben. Mit dabei sind weitere Partnerunternehmen, die bereits mit facilioo oder ista zusammenarbeiten. Historisch kommt das Start-up aus der Bewirtschaftung und dem Betrieb von Immobilien. facilioo betreibt eine Digitalplattform, die eine Vielzahl relevanter Use Cases und Prozesse umfasst. Dazu zählen Grundfunktionen wie die Koordination, Kommunikation und transparente Gestaltung von Prozessen bei der Montage und zur Ablesung von Zählern oder das Dokumentenmanagement inklusive der Abrechnungen für einzelne Nutzer.

Eine Plattform für die Immobilienwirtschaft, die alle Akteure miteinander verbinden soll, muss bestimmte Mindestanforderungen erfüllen. So müssen die wichtigsten Anwendungsbereiche wie Smart Energy, Smart Building und Smart Property Management sowie Smart Home & Living abgedeckt sein. Smart Energy beinhaltet die Intelligente Vernetzung, Optimierung und Visualisierung verschiedener Energieströme miteinander. Smart Building ist die Vernetzung aller Geräte im gesamten Gebäude, Smart Property Management steht für die digital gestützte Immobilienverwaltung, und unter Smart Home & Living fallen die Ermöglichung weiterer Services für Bewohner und die Geräteausstattung in den Wohnungen.

Die Besonderheit der neuen Plattform ist, dass sie für alle Interessenten offen ist. Das umfassende Prozess-Management ermöglicht es Vermietern bzw. Eigentümern, die Abläufe zwischen allen Beteiligten – ob Handwerker, Mieter oder Dienstleister – im Tagesgeschäft gezielt zu optimieren und den Aufwand deutlich zu reduzieren. Hinzu kommen weitere Anwendungsbereiche, beispielsweise Prozesse der Vermietung, das Aufzug-Management und die Abwicklung von Versicherungsschäden, die von Partnern auf facilioo abgebildet werden. Die Entscheidung über das Angebot der auf der Plattform genutzten Services liegt vollständig bei der beauftragenden Wohnungswirtschaft, die das Angebot zu jeder Zeit anpassen kann.

Fazit
Die offene digitale Plattform, die verschiedene Partnerunternehmen und Use Cases der Immobilienwirtschaft verknüpft, bietet viele Vorteile: ­Bewohner profitieren von der schnelleren Behebung von Schäden bzw. Mängeln sowie dem besseren Service, den die strukturierte Weiterleitung an Spezialisten mit sich bringt, sowie von mehr Flexibilität durch den ­Rückmeldekanal und den Überblick über alle Dokumente zur Wohnung. Zudem kann durch Push-Nachrichten erinnert werden. Der ­Wohnungswirtschaft bietet die Plattform mehr Transparenz für Prozesse. Da weniger Bewohnerrückfragen kommen und der (Kontakt-) Datenaustausch automatisiert ist, reduziert sich der Aufwand ebenso wie die Durchlaufzeiten. Durch den „Self-Service“ für Mieter, z. B. bei der ­Dokumentenablage, ­werden zudem Kosten reduziert.

(1) InWIS-Studie in Kooperation mit der EBZ Business School im Auftrag der Bundesarbeitsgemeinschaft Immobilienwirtschaft Deutschland (BID), Bochum, 31. August 2016 2 Pressemeldung des VDIV Deutschland vom 5.8.2019

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