Wie sind Immobilienverwaltungen aktuell aufgestellt in Sachen Digitalisierung?

Einblicke aus dem Branchenbarometer 2024:

Digitalisierung eröffnet die Chance, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und die Folgen des Fachkräftemangels auszugleichen. Sie schafft Spielraum, um sich im Tagesgeschäft mit Herausforderungen zu beschäftigen, die kein Algorithmus übernehmen kann. Das Potential von Digitalisierung haben die meisten Firmen erkannt: Mit 69,3 Prozent möchte die Mehrheit der im Rahmen des Branchenbarometers 2024 befragten Firmen digitaler werden.

ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) waren und sind mit großem Abstand die am häufigsten genutzten Softwarelösungen. Der Anteil der befragten Unternehmen, die ERP-Systeme vollumfänglich nutzen, ist von 57,6 Prozent auf 64,5 Prozent gestiegen. In nur noch 12,6 Prozent der Unternehmen sind keine ERP-Systeme im Einsatz, 2023 waren es noch fast doppelt so viele (21,8 Prozent).

Vor allem kleine Unternehmen mit weniger als 400 verwalteten Einheiten (VE) haben hier aufgeholt – nur noch 23,8 Prozent dieser Gruppe gaben an, kein ERP-System zu nutzen, 2023 waren es noch 37,1 Prozent. Das Ziel, die Verwaltungsprozesse weiter zu automatisieren, verfolgen 69,4 Prozent (trifft voll und ganz & eher zu). 

Insgesamt ist auch der Anteil der Firmen, die Onlineportale für Eigentümer oder Dienstleister sowie Customer Relationship Management (CRM)-Systeme nutzen, signifikant gestiegen: von 31,1 Prozent (2023) auf 46,7 Prozent (2024). Erfreulich ist auch die Entwicklung bei der Nutzung von Dokumentenmanagementsystemen (DMS), die die Voraussetzung für viele Digitalisierungsschritte bilden. Der Anteil der Firmen, die DMS-Systeme nutzen, ist signifikant gestiegen: 58,7 Prozent gaben an, diese vollumfänglich oder überwiegend zu nutzen, 2023 waren es noch 47,1 Prozent. Den geringsten Nutzungsgrad haben nach wie vor Proptech-Lösungen etwa zur Vermietung. Nur rund jedes zehnte Unternehmen nutzt solche Softwarelösungen.

Geplante Investitionen

So gut wie alle befragten Verwaltungen wollen 2024 in Soft- und Hardware investieren: 96,1 Prozent der Unternehmen haben ein IT-Budget für Software, Hardware, Beratung, Rechenzentrum etc. eingeplant. Über alle Unternehmensgrößen hinweg macht das entsprechende Budget im Schnitt 8,5 Prozent des Firmenumsatzes aus. Damit liegen die veranschlagten Mittel für 2024 um durchschnittlich 16,4 Prozent über den Ausgaben von 2023. Aufgrund der hohen Fixkosten für Hard- und Software ist das gleiche Vorhaben für kleinere Firmen verhältnismäßig teurer – gemessen an deren Umsatz.

Die meisten Firmen mit IT-Budget (57,1 Prozent) wollen die vorgesehenen Gelder in die EDV-Ausstattung investieren. 37 Prozent wollen die Mittel für Online-Portale verwenden, Investitionen in ERP-Systeme planen 36,5 Prozent der Befragten. In Online-Portale und ERP-Systeme investieren vor allem Firmen, die solche bereits in geringem Umfang nutzen.

Welche Prozesse werden digitalisiert?

Der am häufigsten bereits digitalisierte Prozess ist mit 71 Prozent die Hausgeldabrechnung. Bei 92,2 Prozent der an der Befragung teilnehmenden Firmen liegt der Tätigkeitsschwerpunkt auf der WEG-Verwaltung, was entsprechend das Ergebnis beeinflusst. Dahinter folgt mit 47,6 Prozent das Mahnwesen. 16,0 Prozent der Befragten gaben darüber hinaus an, dass sich die Digitalisierung des Vorgangs im Aufbau befinde. Der am dritthäufigsten digitalisierte Prozess ist die Abrechnung der Verwaltervergütung (46,8 Prozent).

Seit dem 1. Januar 2022 ist die unterjährige Verbrauchsinformation gesetzlich vorgeschrieben. 2023 war dieser Prozess bei 24,2 Prozent der befragten Unternehmen bereits digital. Inzwischen läuft der Prozess bei einem Drittel (33,3 Prozent) der Firmen automatisiert ab. Bei weiteren 24,2 Prozent wird gerade an der Digitalisierung dieses Vorgangs gearbeitet. Auch bei weiteren häufig vorkommenden und regelmäßig wiederkehrenden Tätigkeiten ist bei vielen Unternehmen die Digitalisierung im Aufbau oder in Planung. Dazu zählen der Posteingang und die Ablage in Dokumentenmanagementsystemen (bei 20,8 Prozent im Aufbau, bei 24,2 Prozent geplant) sowie die Belegeinsicht (bei 19,9 Prozent im Aufbau, bei 21,6 Prozent geplant). Deutlich untergewichtet digitalisiert sind nach wie vor die Abnahme und Übergabe von Mieteinheiten, die Neuvermietung und der Verwalterwechsel.

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz

Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) wird in den nächsten Jahren das Arbeits- und Sozialleben nachhaltig transformieren. Die KI ist dabei Treiber des digitalen Wandels. Sie kann zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil werden und hat dabei das Potential, die Folgen des Fachkräftemangels zu mildern und die Produktivität der Volkswirtschaft zu steigern. Dies hat aber zur Folge, dass sich Aufgaben für Mitarbeitende ändern oder gar ersetzt werden. Dafür werden neue Tätigkeiten entstehen. 69,0 Prozent (trifft voll und ganz zu & trifft eher zu) der befragten Unternehmen können sich zur Automatisierung ihrer Prozesse den Einsatz von KI-gestützter Software vorstellen; bei größeren Firmen ist es die große Mehrheit (94,3 Prozent bei mehr als 3.000 VE). Etwa ein Viertel (22 Prozent) nutzt bereits ChatGPT oder andere KI-basierte Tools in ihrer Verwaltung, während weitere 35 Prozent den Einsatz planen. Bei den Firmen, die bereits KI nutzen, werden solche Tools am häufigsten in der Kundenkommunikation eingesetzt (56 Prozent). An zweiter und dritter Stelle stehen die Content-Erstellung (40 Prozent), zum Beispiel für Social-Media-Beiträge und E-Mail-Kampagnen, die Texterstellung (42 Prozent) und die Erstellung von Objektbeschreibungen und Inseraten (42,5 Prozent). Als weitere Einsatzmöglichkeiten nannten die Befragten die automatisierte Rechnungsgenerierung/ -verarbeitung (68,8 Prozent), Terminvereinbarungen (38,8 Prozent), gefolgt von der Klassifizierung und Weiterleitung von Service-Tickets (41,3 Prozent). Nur wenige Unternehmen setzen KI bisher für strategische Themen wie Markt- und Kundendatenanalysen ein. Sowohl unter den Befragten des Branchenbarometers als auch denen des Verwalter-Monitors spielt KI für die relative Mehrheit (kumuliert 91 Prozent) eher eine ergänzende als eine zentrale Rolle.

Eine der größten Herausforderungen bei der Implementierung der KI besteht im Mangel an Fachkräften, die sowohl über technisches Verständnis der KI als auch über Managementkompetenzen verfügen, um zu erkennen, wo der strategische Einsatz von KI einen echten Mehrwert bieten kann