Die Digitalisierung der Verwalter schreitet voran - Die Digitalisierungsumfrage des DDIV liefert neue Informationen zum aktuellen Stand unter Verwaltern.

Mehr als ein Viertel der Immobilienverwaltungen haben digitale Technologien bereits flächendeckend in ihren Arbeitsalltag integriert. Das zeigt die aktuelle Umfrage des DDIV, an der über 400 Verwaltungsunternehmen teilnahmen. Dabei steht die Größe der Unternehmen klar im Zusammenhang mit dem Grad der Digitalisierung: Je größer die Unternehmen sind, desto häufiger setzen sie digitale Technologien flächendeckend ein und weisen nur noch wenige Medienbrüche auf.

Verwaltung wird digital

Bei der Befragung wurde insbesondere die Digitalisierung von betriebsinternen Prozessen fokussiert. Gemäß der Umfrage haben fast 80 Prozent der Unternehmen ihre Stammdaten in digitaler Form abgelegt. Schriftverkehr und Kundenkommunikation finden bei 97 Prozent der Befragten ganz oder teilweise digital statt.  Eine optische Zeichenerkennung (OCR-Scan) für eingehende Rechnungen oder Post wenden 15 Prozent der Unternehmen umfassend und 22 Prozent teilweise an. Bei der Aufbewahrung von Unterlagen nutzen 30 Prozent bereits umfassend elektronische Archive und 55 Prozent archivieren bereits teilweise digital. Professionelle Verwaltungssoftware findet in rund 80 Prozent der Verwaltungen mit über 400 Wohneinheiten und in 58 Prozent der kleinen Verwaltungen mit weniger als 400 verwalteten Einheiten Anwendung. Mit 84 Prozent ist eine Mehrheit der Befragten mit ihrer aktuell verwendeten Software zufrieden und strebt keinen Wechsel an. Nur 16 Prozent planen einen Softwarewechsel in den kommenden drei Jahren.

Digitalisierung ist nicht umsonst

Wirtschaftlichkeit ist für Unternehmen immer ein wichtiger Faktor, speziell wenn es darum geht, neue Systeme und Prozesse zu integrieren. Jedoch ist eine Unterscheidung des Aufwands für die eigentliche Digitalisierung wie die Anschaffung eines ERP-Systems im Gegensatz zu klassischen IT-Kosten, beispielsweise für Server, nur schwer möglich. Daher wurden die Ausgaben in der Umfrage gebündelt abgefragt. Es ergab sich, dass durchschnittlich knapp acht Prozent des Jahresumsatzes der Unternehmen für IT und Digitalisierung verwendet werden. Auffällig ist, dass mit steigender Unternehmensgröße der Anteil des IT-Budgets am Umsatz sinkt. So investieren 30 Prozent der umsatzstärksten Unternehmen der Immobilienbranche weniger als ein Prozent ihres Jahresumsatzes in Maßnahmen zur Digitalisierung, was allerdings in erster Linie auf Skaleneffekte zurückzuführen ist. Überträgt man die Ausgaben auf verwaltete Einheiten, halten die Unternehmen im Durchschnitt weniger als zehn Euro je Einheit und Jahr für angemessen.

Gebäudebestand wird smart

Die Digitalisierung beschränkt sich nicht nur auf Vorgänge und Strukturen in Verwaltungsunternehmen, sondern reicht mit verschiedener Soft- und Hardware auch in den Gebäudebestand hinein. So nutzen heute bereits knapp 55 Prozent der Befragten teilweise intelligente Verbrauchszähler (Smart Meter) in den von ihnen verwalteten Beständen – wobei sich der Einsatz proportional zur wachsenden Zahl der verwalteten Wohneinheiten erhöht. 45 Prozent setzen auf Fernüberwachung der Haustechnik, die digitale Heizungssteuerung kommt bei 37,1 Prozent zumindest teilweise zum Einsatz. Wenig verbreitet sind bislang Maßnahmen wie digitale Technologien im Rahmen von Mieterstrommodellen, mobiler Verkehrssicherung und automatisiertem Parkplatzmanagement (Smart Parking).

Digitalisierung hat positive Auswirkungen

Den Verwaltern zufolge wirken sich ihre Bemühungen zur Digitalisierung vor allem auf die Kundenzufriedenheit, das interne Arbeitspensum und die Kosten aus. Je nach digitalem Reifegrad der Unternehmen ergeben sich bei diesen Faktoren jedoch große Unterschiede. So sieht mehr als die Hälfte der stark digitalisiert arbeitenden Unternehmen, dass sich die Digitalisierung positiv auf die Zufriedenheit der Kunden auswirkt. Im Gegensatz dazu stellen 85 Prozent der Unternehmen mit nur geringem Digitalisierungsgrad kaum Vorteile für die Kundenzufriedenheit fest. Hinsichtlich des Arbeitspensums erkennt eine Mehrheit der wenig digitalisierten Verwaltungsunternehmen eine Erhöhung oder gar keine Veränderung sowie eine leichte Zunahme hinsichtlich der Geschäftskosten. Unternehmen mit hohem Digitalisierungsgrad registrieren hingegen eine deutliche Entlastung im Arbeitsalltag sowie einen kostenreduzierenden Einfluss. Die Ergebnisse lassen den Schluss zu, dass sich neue Technologien und Strategien langfristig und mit steigenden Fähigkeiten der Unternehmen positiv auf die Kundenzufriedenheit, das Arbeitspensum und die Verringerung von Kosten auswirken. Digitalisierung kann somit als Investitionen in die Zukunft betrachtet werden.

Mehrheit sieht Potenziale

Eine überwiegende Mehrheit sieht die größten Potenziale der Digitalisierung in Dokumentenverwaltung, Archivierung, Schriftverkehr, Kundenkommunikation und der Anwendung professioneller Verwaltungssoftware. Die Hälfte der Befragungsteilnehmer rechnet zudem mit großen unternehmerischen Chancen für die interne Organisation, das Rechnungswesen und die Stammdatenverwaltung. Ebenfalls schreibt die Hälfte der befragten Verwalter digitalen Schließanlagen und der Erfassung von Zählerständen wachsendes Potenzial zu. Derzeit noch wenig beachtet, jedoch als zukünftige Entwicklungsfelder bereits identifiziert werden Cloud-, Big-Data- und Blockchain-Anwendungen.

Herausforderungen des Wandels

Die Nutzung und Integration digitaler Technologien bringt jedoch auch Hürden für die Verwalter mit sich. So kommt es beispielsweise bei Umstrukturierungen der Datenspeicherung zu Verzögerungen und Problemen, die den Zugriff auf Daten erschweren. Auch anfänglich hohe Kosten, Datenschutz und nicht selten fehlende Sachkenntnis gelten als Erschwernis. Als größtes Hindernis auf dem Weg zur umfassenden Digitalisierung gaben die Befragten jedoch Probleme mit Schnittstellen bei internen ERP-Systemen und externen Programmen an. Das betrifft beispielsweise die automatische Verbuchung von Verbrauchsrechnungen, die Buchhaltung, elektronische Post, Kundenportale, Kundenkommunikation und die unterjährige Verbrauchserfassung. Zudem entstehen der Branche durch fehlende Schnittstellen zwischen den verschiedenen ERP-Systemen und externen Programmen bereits heute erhebliche Kosten, wenn nach der Übernahme von Verwaltungsmandaten oder dem Zukauf von Unternehmen Daten migriert werden müssen, sowie bei der Erhebung, Weiterverwendung und dem Austausch von Daten. Insbesondere letzteres ist mit Blick auf die Digitalisierung der Verbrauchserfassung und die Auslagerung spezifischer Prozesse an PropTechs, z. B. über Vermietungs-Apps, mit hohem Aufwand verbunden – der perspektivisch noch zunehmen wird.
Ein einheitlicher Branchenstandard für ERP-Hersteller, PropTechs und Dienstleistungsunternehmen ist ein wesentlicher Faktor für den erfolgreichen Ausbau der Digitalisierung in der Branche. Er könnte die Transaktionskosten senken sowie die Digitalisierung der Prozessketten innerhalb der Verwaltungsbranche und angrenzender Bereiche ohne Medienbrüche fördern. Daher erarbeitete der DDIV gemeinsam mit ERP-Softwareherstellern, PropTech- und Abrechnungsunternehmen, die alle im DDIV-Partnerkreis organisiert sind, in Workshops Anforderungen an eine Machbarkeitsstudie, die die Potenziale und Voraussetzungen eines Branchenstandards eruieren soll. Denn eines dürfte klar sein: Je höher der Digitalisierungsgrad eines Unternehmens, umso höher die Wertschätzung beim Kunden sowie der Anstieg des Unternehmenswertes.

Foto: © koya979 / Shutterstock.com