Die Eigentümerversammlung und der Datenschutz - Von Einladung bis Protokollversand: Das ist zu beachten.

Datenschutzrechtliche Streitigkeiten haben auch die Immobilienverwaltungen längst erreicht. Der Fall Deutsche Wohnen SE zeigt, wie hoch Bußgelder ausfallen können: Hier waren es 14,5 Mio. Euro. Gerade verwaltungstypische Prozesse im Zuge der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Eigentümerversammlung sollten daher datenschutzrechtssicher ausgestaltet sein.

Die Einladung
Wer eingeladen wird, ergibt sich aus der Eigentümerliste, die der Verwalter nach bestem Wissen und Gewissen zu führen hat (BGH V ZR 266/16, Rz. 13). Sie beinhaltet Namen und Anschrift der Eigentümer, die im Grundbuch eingetragen sind. Die Einladung kann nach § 24 Abs. 4 WEG auch in Textform erfolgen (§ 126b BGB). Demnach sind E-Mail und eine Einstellung der Einladung in ein Kundenportal mit Push-Nachricht Alternativen zum Postversand, soweit die Teilungserklärung nicht explizit die Schriftform vorsieht.

Versand per E-Mail
Bei Einladung per E-Mail ist datenschutzrechtlich zu beachten, dass E-Mail-Adressen grundsätzlich nicht Bestandteil der Eigentümerliste sind (LG Düsseldorf ZWE 2019, 181). Eigentümer stellen ihre E-Mail-Adressen meist nur für die allgemeine Korrespondenz mit der Verwaltung zur Verfügung. Ohne weitere Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO) können sie auch nur hierzu genutzt werden. Um eine wirksame Zustellung per E-Mail sicherzustellen, muss der Eigentümer sein Postfach zudem als Empfangsvorrichtung bereithalten und regelmäßig überwachen (Bärmann/Merle, WEG-Kommentar, 14. Aufl., § 24 Rn. 4). Außerdem stellt sich die Frage nach einer erforderlichen Verschlüsselung der so übermittelten Daten. Hat doch der Verwalter als Verantwortlicher für ein angemessenes Schutzniveau der Daten zu sorgen (Art. 32 DSGVO). Ob eine Verschlüsselung der E-Mail und der Anhänge erforderlich ist, hängt insbesondere vom Inhalt der Dokumente ab. Finden sich darin weitere personenbezogene Daten (z. B. Zahlungsrückstände unter Nennung säumiger Wohnungseigentümer), so sollte eine Verschlüsselung erfolgen. Ausreichend ist eine Transportverschlüsselung, da für den digitalen Weg keine strengeren Anforderungen als in der analogen Welt gelten können: „Die Transportverschlüsselung ist der Briefumschlag, der die enthaltenen Daten schützt.“ (Bethke, DStR 2019, 1228). Die Landesdatenschutzbehörden vertreten hier allerdings z. T. strengere Auffassungen (z. B. Ende-zu-Ende-Verschlüsselung). Alternativ können Eigentümer in einen unverschlüsselten E-Mail-Verkehr einwilligen (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO), da sie als Betroffene freiwillig bestimmen können, wie weit der Schutz ihres informationellen Selbstbestimmungsrechts letztlich gezogen werden soll. Im Falle eines solchen Verzichts muss der Verwalter allerdings klar auf damit verbundene Gefahren der unverschlüsselten Kommunikation hinweisen. Die Übermittlung hat im Wege eines verdeckten Verteilers (Bcc) zu erfolgen. Eine Ausnahme kann nur dann gelten, wenn alle Eigentümer in die gemeinsame E-Mail-Korrespondenz nach Art. 6 Abs. 1 a DSGVO eingewilligt haben. Das wird regelmäßig nicht der Fall sein.

Wird ein Dritter (z. B. Betreuer, Zwangs- oder Insolvenzverwalter) geladen, sollte im Zweifel der Postweg gewählt werden. Darüber ­hinaus sind Dritte über die Erhebung ihrer personenbezogenen Daten (Name, Adresse etc.) entsprechend nach Art. 13/14 DSGVO zu ­informieren.

Einladung übers Online-Portal
Im Vergleich zum Einladungsversand per E-Mail, stellt sich die Ladung unter Nutzung eines Eigentümerportals datenschutzrechtlich einfacher dar. Auch hier hat der Verwalter für ein angemessenes Niveau der Datensicherheit zu sorgen, welches aber regelmäßig durch die Einschaltung eines Dienstleisters und Auftragsverarbeiters gewährleistet wird. Erforderlich für eine zulässige Ladung über ein Kundenportal ist – nach Registrierung – der Zugriff mittels Passwortes und Benutzernamens. Darüber hinaus dürfen die eingestellten Dokumente nicht mehr nachträglich durch den Verwalter veränderbar sein. Für einen wirksamen Zugang muss zusätzlich eine Push-Nachricht an den jeweiligen Eigentümer gesendet werden, die über den Posteingang im Portal informiert (siehe ausführlich: Gündel, ZWE 2019, 199).

Was darf in der Einladung ­stehen?
Regelmäßig werden neben der Jahresabrechnung auch Hausgeldzahlungsrückstände, Heiz- und Betriebskosten sowie Name und Wohnungsnummer einzelner Wohnungseigentümer übersandt. Die Jahresabrechnung weist als Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (BGH V ZR 44/09 und V ZR 271/12) auch die jeweiligen Hausgeldrückstände aus. Hier operiert der Verwalter also mit einer großen Menge personenbezogener Daten. Die Eigentümergemeinschaft ist aber keine anonyme Gemeinschaft (OLG München ZMR 2007, 720), denn jeder Eigentümer hat Anspruch auf Einsicht in sämtliche Verwaltungsunterlagen. In der Versammlung müssen die Eigentümer über die Abrechnung des Verwalters nach § 28 Abs. 5 WEG beschließen. Zur Vorbereitung einer sachgerechten Beschlussfassung ist die Übersendung der Unterlagen im Vorfeld notwendig. Eine teilweise Unkenntlichmachung oder Einwilligung aller Eigentümer vor Versendung ist nicht erforderlich (so auch schon DDIVinfo 37/2018 v. 21.12.2018). Von einer darüber hinausgehenden „proaktiven“ und routinemäßigen Zusendung der Saldenliste und der Heizkosten einzelner Wohnungseigentümer wird vonseiten der Landesdatenschutzbehörden abgeraten.

Nichtöffentlichkeit und ­bevollmächtigte Dritte
Aufgrund der Nichtöffentlichkeit der Versammlung dürfen nur berechtigte Personen an der Versammlung teilnehmen. Nach den §§ 24 und 25 WEG sind das grundsätzlich die Eigentümer. Außerdem kann sich die Teilnahme Dritter kraft Gesetzes ergeben (s. o.). Liegt nach der Teilungserklärung bzw. Gemeinschaftsordnung keine Beschränkung der Vertretung (sog. „Vertreterklausel“) vor, kann auch ein Dritter zur Teilnahme bevollmächtigt werden.

Insbesondere im Vertretungsfall stellt sich dann die Frage des besonderen Schutzerfordernisses personenbezogener Eigentümerdaten. Das Erfordernis einer datenschutzrechtlichen Einwilligung aller Eigentümer würde das Recht des einzelnen Eigentümers zur Bevollmächtigung konterkarieren und die Gefahr einer willkürlichen Entkräftung bergen. Dem Bevollmächtigten muss die Teilnahme an der Versammlung mit den erforderlichen Unterlagen genauso möglich sein wie dem Vertretenen und den übrigen Eigentümern. Vor dem Hintergrund der Nichtöffentlichkeit der Versammlung und der Sicherheit der personenbezogenen Eigentümerdaten sollten dem Bevollmächtigten vorab Datenschutzhinweise z. B. in Form eines besonderen Merkblattes zugänglich gemacht werden, in dem insbesondere die Nichtöffentlichkeit der Versammlung hervorgehoben wird. Da der Dritte auch über die Erhebung seiner Daten vom Verwalter nach Art. 13/Art. 14 DSGVO zu informieren ist, können diese Hinweise sinnvollerweise kombiniert werden. Das kann in Papierform, aber auch durch Hinweis auf eine entsprechende Homepage per Link erfolgen. Erforderlich ist nach Art. 12 DSGVO eine Übermittlung in transparenter und leicht zugänglicher Form. Die Aushändigung/Zugänglichmachung sollte in den Versammlungsunterlagen entsprechend dokumentiert werden. Der Nachweis einer aktiven Kenntnisnahme ist nicht erforderlich. Im Falle eines späteren Datenschutzvorfalles kann die Dokumentation als Entlastungsnachweis nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO genutzt werden. Bei einer einfachen Begleitperson (Dolmetscher, Betreuer) bietet sich auch eine Verpflichtung auf Vertraulichkeit an.

Protokollversand
Der Versand der nach § 24 Abs. 6 WEG anzufertigenden Niederschrift gehört nach dem Gesetz zwar nicht zu den Pflichtaufgaben des Verwalters, ist aber zumeist im Vertrag, der Gemeinschaftsordnung oder durch Beschluss vorgesehen. Eine besondere Form ist hierfür nicht vorgeschrieben. Das Protokoll kann daher unter Beachtung der obenstehenden Ausführungen per E-Mail oder Post versandt oder in ein Online-Portal mit kombiniertem Push-Dienst eingestellt werden.

Foto: © MJgraphics / Shutterstock.com