Die Heizkostenabrechnung

Fluch, Ärgernis oder Chance?

Jedes Jahr das gleiche Vorgehen: Am Anfang warten wir auf die Endabrechnungen für Heizenergie, Strom und Wasser. Wenn diese Unterlagen vollständig vorliegen, werden sie entweder aufwendig von Hand in die Papierformulare der Abrechnungsdienstleister eingetragen, dann noch die Liste der Nutzerwechsel, die Schornsteinfegerrechnung und die Kosten der Heizungswartung hinzugefügt – oder, wenn Verwaltungen schon fortschrittlich arbeiten, werden die Daten elektronisch übertragen. Der Anteil derer, die dies schon vollelektronisch tun, liegt aber gerade mal bei einem Prozent. Nach Auskunft von Kalorimeta und Ista liegt die Quote der Einreichungen auf Papier immer noch bei ca. 60 Prozent. Somit mühen sich 99 Prozent der Verwalter jedes Jahr zur Vorbereitung ihrer Wohngeldabrechnungen zunächst durch die Unterlagen und hoffen, die Heizungsabrechnung schnellstmöglich erstellt zu bekommen. Die wenigsten aber schaffen dies konsequent innerhalb einer annehmbaren Frist, sodass die Realität meist so aussieht: Erst im März/April liegen die Abrechnungen vor, und damit beginnt die Saison der Eigentümerversammlungen – mit erhöhtem Stressfaktor, denn man ist ja bemüht, alle Versammlungen möglichst bis zu den Sommerferien abzuhalten. Einige Bundesländer, z. B. Bayern, haben hier noch einen leichten Vorteil, wo die Sommerferien teils vier bis fünf Wochen nach den anderen beginnen.

Der Stressfaktor

Fassen wir also zusammen: Zwei bis drei Monate Stress für die Erstellung der Abrechnung und noch einmal drei, vier Monate lang, um alle Versammlungen abzuhalten. Seit ich meine Ausbildung 1989 begonnen habe, haben es gerade einmal 40 Prozent der Verwaltungen geschafft, auf teilweise elektronische Übertragung umzustellen. Wie ich finde, ein Armutszeugnis für die Verwalter, aber auch für die Abrechnungsfirmen, die zu lange an ihren bestehenden Prozessen festgehalten haben. Nun endlich – nach knapp 30 Jahren – kommt durch die Digitalisierung Bewegung in das „angestaubte“ ­System. Aktuell zeichnen sich drei Modelle ab,
die ich nachfolgend etwas näher beleuchte:

Full Service Contracting

Immer öfter werden Heizungsanlagen komplett von einem Contractor betrieben. Im Idealfall umfasst das Contracting auch die direkte Abrechnung der Heizkosten mit den nutzenden Bewohnern. So hat der Verwalter mit der Erstellung der Heizungsabrechnung nichts mehr zu tun. Dies ist aber aufgrund der bestehenden Teilungserklärungen größtenteils nur im Neubau möglich und somit anteilig eher zu vernachlässigen. In meinem Unternehmen sind es gerade mal zwei Objekte, in denen die Heizkosten auf diese Weise abgerechnet werden.

Digitalisierung & Smart Metering

Im Zuge der Digitalisierung soll die Heizkostenabrechnung dahingehend revolutioniert werden, dass sie schon zum Ende des laufenden Abrechnungsjahres bzw. gleich zu Beginn des nächsten, im Januar, vollständig beim Verwalter eingeht. Wie soll das gehen? Durch die Umstellung der Zähler auf Smart Metering müssen die Hausmeister sie nicht mehr eilig an Silvester ablesen, um die Werte an den Verwalter zu übermitteln, der sie dann wiederum den Versorgern weitergibt, damit sie die Endabrechnung erstellen können. Zukünftig wird der Zählerstand dem Versorger automatisch am 31. Dezember eines jeden Jahres elektronisch mitgeteilt, sodass er sofort Anfang Januar seine Abrechnung erstellen und sie automatisch an den Verwalter übersenden kann. KALO ist auf diesem Gebiet sehr innovativ und Vorreiter in Sachen Kundenorientierung. Mit Mit diesem Verfahren ließen sich allein zwei bis drei Wochen einsparen, was in den Verwaltungen zu deutlicher Entspannung führen würde.

Der Prozess ist aber noch nicht zu Ende gedacht: Schon gibt es erste Überlegungen von Versorgungsunternehmen, ihre Energierechnungen direkt dem Abrechnungsunternehmen zuzustellen. Hat der Verwalter dann bereits im Dezember die ihm vorliegenden restlichen Unterlagen an den Abrechnungsdienstleister übersandt, kann der die Einzelabrechnungen bereits Anfang Januar erstellen und noch im Laufe des Monats an den Verwalter übermitteln. Es geht aber noch besser:

Wie wäre es, wenn sich der Versorger die Zählerstände bereits Anfang/Mitte Dezember holt, die Werte aufgrund des Jahresverbrauches zum 31. Dezember hochrechnet und den Abrechnungsunternehmen vor Jahresende übermittelt? So wären die Einzelabrechnungen noch im Dezember zu erstellen, und zum Stichtag 1. Januar läge dem Verwalter nicht nur eine bezahlte und verbuchte Versorgerrechnung vor, an der keinerlei Abgrenzungsbuchungen mehr vorzunehmen sind, sondern er wäre auch in der Lage, seine Gesamtwohngeldabrechnungen inklusive Heizkostenabrechnung am 1. Januar zu erstellen und im Laufe des Monats bereits die ersten Versammlungen einzuberufen. Eine klare Verbesserung: Der Verwalter spart sich diverse Buchungen, kann sich für die Erstellung seiner Abrechnungen mehr Zeit lassen, und die Versammlungssaison erweitert sich auf sechs Monate – ohne tägliche Abendveranstaltung, ein echter Mehrwert für alle Mitarbeiter einer Verwaltung!

Einfach selber machen?

Häufig wird darüber diskutiert, warum wir Verwalter uns in die Abhängigkeit von den Abrechnungsdienstleistern begeben. Wir unterstützen deren Marketing und seien ihnen andererseits „hilflos“ ausgeliefert. Wäre es nicht einfacher, die Heizkostenabrechnung selbst zu erstellen?

Erst kürzlich sprach mich eine Gemeinschaft an, ob ich ihre Heizkostenabrechnung nicht selbst übernehmen könne. Sie wären sogar bereit, mehr als für den Abrechnungsunternehmer zu zahlen, denn immerhin wüssten sie dann, dass alles ordnungsgemäß aus einer Hand kommt. Den Versuch haben wir in unserem Unternehmen schon vor Jahren unternommen und erstellen die Heizkostenabrechnung für eine größere Liegenschaft selbst. Zunächst genau für diese Liegenschaft, da dort lediglich je Einheit ein Wärmemengenzähler abzurechnen ist – zudem ein wirklich guter Hausmeister stets zu Jahresbeginn die Zählerstände übermittelt. In unserem ERP-System (Verwaltungssoftware) ist es möglich, die Heizungsabrechnung direkt mit den Zählerständen und Verbrauchsberechnungen in die Wohngeldabrechnung einzufügen. Da uns die Zählerstände bereits Anfang Januar vorliegen, können wir auch sofort mit der Abrechnungserstellung beginnen. Die Eigentümer sind über diese Zusatzleistung sehr erfreut und wissen die Qualität und das Tempo zu schätzen.

Sollten nun alle Verwaltungen die Heizkostenabrechnungen selbst erstellen? Warum noch mehr Aufgaben übernehmen, wo im Kerngeschäft ohnehin schon genug zu tun ist?!

Ein lohnendes Zusatzgeschäft?

Ich sehe hier eher eine Möglichkeit für Verwaltungen, ein lukratives Zusatzgeschäft zu entwickeln und so das Leistungsspektrum zu erweitern. Selbstverständlich muss dieser Schritt wohl überlegt sein, genau wie auch die Begleitumstände, z. B. eine Software, die dies überhaupt ermöglicht, sorgsam zu betrachten sind: Nicht jede Abrechnung ist gleich, Mehrparteienhäuser mit je einem Wärmemengenzähler pro Einheit sind eher selten, verschiedene Nutzergruppen, Kosten für Warmwasser oder Lüftung machen die Abrechnung komplex. Als ersten Schritt empfehle ich daher, sich die Abrechnungen einzelner Objekte genau anzusehen und zu überprüfen, welche so unkompliziert sind, dass sich das Angebot dieser Zusatzleistung lohnt.

Nun besteht die Erstellung einer Abrechnung aber eben nicht nur aus Zahlenwerk. Es muss auch sichergestellt werden, dass das Gerätemanagement (Heizkostenverteiler, Wasseruhren etc.) vernünftig funktioniert und die Ablesung komplikationsfrei erfolgen kann – was einige Unternehmen als Service anbieten, teils Tochterunternehmen der Abrechnungsdienstleister. Solche Lösungen unterstützt beispielsweise auch die noventic group. Zu beachten ist hierbei jedoch auch, dass die Nutzer spätestens ab 2028 unterjährig über ihre Verbräuche informiert werden müssen.

Die Zukunft hat begonnen. Verwaltungen arbeiten unterschiedlich, und so muss jede für sich entscheiden, wie perspektivisch mit dem Thema Heizkostenabrechnung umzugehen ist. Dabei geht es nicht unbedingt darum, nur einen Weg einzuschlagen. Man kann sich je nach Objekt auch für verschiedene der hier beschriebenen Möglichkeiten entscheiden. Das stumpfsinnige und sinnlose Ausfüllen von Papierformularen allerdings muss aufhören. Schließlich liegen sämtliche Daten über die in der Verwaltung genutzte EDV bereits digital vor, sodass sie auch an Abrechnungsunternehmen elektronisch übermittelt werden können.

Das Interessante daran ist auch, dass viele die Möglichkeit haben, auf den elektronischen Austausch umzustellen, es aber nicht tun, weil dies ja „so viel Arbeit macht“. Unternehmen aber, in denen die Zukunft nicht Einzug hält, werden auf Dauer in diesem anspruchsvollen Markt nicht bestehen können. Eine Zusatzleistung wie die Erstellung der Heizkostenabrechnung anzubieten, ist auch gutes Marketing, das Kunden ans Unternehmen bindet. Eine Gemeinschaft, die sich mit dem Gedanken trägt, ihre Verwaltung zu wechseln, wird den Rundum-Service bei einem potenziellen Nachfolger nicht missen wollen.