Die Jahresabrechnung aus Verbraucherschutzsicht

Die Jahresabrechnung, das ist mit großem Abstand Thema Nummer eins im Veranstaltungs­angebot des Verbraucherschutzvereins wohnen im eigentum. Der Leitfaden „Die Prüfung der ­Jahres­abrechnung für Verwaltungsbeiräte“ wird sehr gut angenommen. Auch in der Rechtsberatung des Vereins sind Fragen rund um die Jahresabrechnung ein Dauerbrenner.

Wohnungseigentümer wollen wissen, was mit ihrem Geld passiert ist. Eigentlich ist es Aufgabe der Jahresabrechnung, ihnen das zu sagen. Sie soll genaue Auskunft geben über alle Einnahmen und Ausgaben, sie soll die Liquidität der Eigentümergemeinschaft (WEG), Kontostände, die Entwicklung der Instandhaltungsrückstellung darstellen, Rückstände ausweisen, die Vermögensentwicklung anzeigen. Gleichzeitig soll sie aber auch der Rechtsprechung genügen, geordnet, übersichtlich, transparent und für jeden Eigentümer nachvollziehbar und verständlich sein. Das schließt sich zum Teil gegenseitig aus.

Eine Jahresabrechnung mit allen geforderten Angaben ist nicht mehr leicht verständlich und selbsterklärend. Dazu kommen laufend neue rechtliche Anforderungen, die Expertenzirkel umsetzen, aber nicht in die Breite tragen. Das Ergebnis: Die Zahlenwerke werden immer komplizierter. Auch wenn der Verwalter eine Jahresabrechnung nach allen Regeln der Kunst vorlegt, sind Wohnungseigentümer ohne kaufmännische oder ­buchhalterische Kenntnisse hier oft überfordert. Es wird deshalb immer wichtiger, Eigentümer und Beiräte zu schulen und zu informieren, dafür arbeitet wohnen im eigentum.

Aber hier ist auch der Verwalter gefordert. Von ihm erwarten Eigentümer und Beiräte Unterstützung bei ihren Bemühungen, die Jahresabrechnung zu verstehen und zu kontrollieren. Keine Frage: Viele Verwalter erfüllen diese Anforderung. Aber die Rechtsberatungen von wohnen im eigentum zeigen auch­ ­Defizite, Fehler und Unkenntnis.

Sprechstunde zur Abrechnung gewünscht

„Viele Eigentümer wünschen sich für die Prüfung der Abrechnung Unterstützung – zum Beispiel eine Sprechstunde der Verwaltung, bei der sie Fragen zur Jahresabrechnung vor der Eigentümerversammlung stellen können. Dann lassen sich Unklarheiten gleich aufklären“, berichtet Rechtsanwältin Sandra Weeger-Elsner. Doch nicht alle – so eine häufige Klage – nehmen sich dafür die notwendige Zeit. Die Folge ist Unzufriedenheit bei den Eigentümern. Die Anwältin rät Verwaltern, die Eigentümer nicht mit den Zahlen allein zu lassen. „Das macht Aufwand, aber letzten Endes lassen sich so viele Konflikte frühzeitig abfangen.“

Ein häufiger Kritikpunkt der Eigentümer ist das Timing mancher Verwalter. „Sie übergeben die Jahresabrechnung zwei Tage vor der Eigentümerversammlung“, sagt Sandra Weeger-Elsner, „gut wären sechs bis sieben Wochen vorher.“ Denn die Prüfung brauche Zeit, und viele Eigentümer seien beruflich gebunden. Oft werde die Abrechnung überhaupt zu spät im Jahr vorgelegt. Für wünschenswert hält die Anwältin das erste Quartal, wenn auch – etwa wegen Ableseterminen – nicht immer realisierbar. Auf jeden Fall muss die Terminierung es vermietenden Eigentümern erlauben, ihre Betriebskostenabrechnung in der vom Mietrecht ­vorgegebenen Jahresfrist vorzulegen.

Eigentümer möchten einen Vermögensstatus

Vereinzelt gibt es Verwalter, die eine effektive Kontrolle fast unmöglich machen. Sie verschicken zum Beispiel Einladungen zur Eigentümerversammlung mit dem Tagesordnungspunkt „Abstimmung über die Jahresabrechnung“ – aber ohne die Jahresabrechnung beizufügen, berichtet Rechtsanwältin Melanie Balthun, Leverkusen. Oder der Verwalter lehnt die vorherige Belegeinsicht mit dem Hinweis ab, er bringe den Ordner zur Versammlung mit.

Ein Wunsch vieler Eigentümer ist es, zusätzlich zur Jahresabrechnung einen Vermögensstatus zu bekommen, der zeigt, wo die WEG finanziell steht, sagt Rechtsanwältin Weeger-Elsner. Also eine Aufstellung der Salden der Bankkonten, der Verbindlichkeiten und Außenstände, der  Hausgeldrückstände der WEG. Das ist vom Gesetz noch nicht gefordert, aber bietet wichtige Informationen auf einen Blick.

Neben diesen Kritikpunkten, die sich unter dem Stichwort „schlechter Service“ zusammenfassen lassen, gibt es natürlich auch sachliche Fehler, besonders häufig zeigen sich in den Rechtsberatungen etwa:

• Falsche Übertragung von Zahlen oder Vertippen
• Kostenverteilung nach einem vom Verwalter hausgemachten oder in der Software voreingestellten Schlüssel statt nach Gemeinschaftsordnung, Beschluss oder Gesetz
• Fehlerhafte Abgrenzung bei Vorräten wie Pellets oder Heizöl
• immer noch zahlreiche Verstöße gegen das Urteil des Bundesgerichtshofs V ZR 44/09 von 2009 zur Instandhaltungsrücklage
• Umsetzungsprobleme mit dem BGH-Urteil zur Heizkostenverteilung (V ZR 251/10)

Korrekte Abrechnungen und vor allem die Unterstützung der Eigentümer bei ihrer Entschlüsselung und Kontrolle machen zwar Aufwand, aber es schützt auch den Verwalter vor Haftungsrisiken, wenn die Abrechnung am Ende stimmt. Und mit zufriedenen Eigentümern gibt es einfach weniger Konflikte.

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