Die Kosten in den Griff bekommen

Die Bedeutung des Blicks auf die Betriebskosten im Immobilienmanagement steigt. Die Themen Energieeffizienz und Energieversorgung werden in Zukunft die Thementreiber. Doch schon lange zuvor spielte das Stichwort der „zweiten Miete“ für jeden Verwalter und Immobilienbetreiber in der Praxis eine Rolle – sei es, weil Auskunft über die Entwicklung der damit verbundenen Kosten einem Eigentümer oder einer WEG geschuldet sind, oder weil Mieter über Widersprüche zu den BK-Abrechnungen Transparenz fordern. Heute gibt es hilfreiche Analyse-Tools, mit denen die Betriebskosten (BK) einer Immobilie sicher analysiert und verglichen werden können.

Betriebskosten setzen sich aus einer Vielzahl von Positionen zusammen. Wer ihre Entwicklung steuern will, kommt am Prinzip aller BK-Benchmarks nicht vorbei: Nur wer schnell erkennt, in welchen BK-Positionen eine konkrete Immobilie von vergleichbaren abweicht, sieht, an welcher Stellschraube erfolgreich gedreht werden kann. In diesem einfachen Sachverhalt stecken für einen ­Immobilienmanager schon zwei Hürden: Was wird verglichen und woher nimmt man die Daten für einen Vergleich?

Diese Fragen haben sich vor rund zehn Jahren auch Wohnungsverbände, immobilienwirtschaftliche Wirtschaftswissenschaftler und bundesweite Verwalter wie die TREUREAL gestellt. Herausgekommen ist dabei die Geislinger Konvention: eine Vereinbarung zur Vereinheitlichung des Vergleichs von Betriebskosten. Damit war die erste Grundlage geschaffen. Die ­zweite stellten verschiedene Dienstleister zur Verfügung: Sie sammelten aus den eigenen Bestän­den und als Leistung für Dritte deren BK-Kostendaten in einer Datenbank. Eine davon ist immobench.de, in der zurzeit die Kostendaten von mehr als einer Million Mieteinheiten über viele Jahrgänge liegen. Damit wurde ein Pool für den Vergleich von einzelnen Beständen und deren Kosten geschaffen. Darin steht in der Regel für jede konkrete Immobilie eine ausreichende Anzahl von Vergleichsimmobilien, auch regi­onal eingegrenzt, zur Verfügung.

Sind die Kosten einer konkreten Immobilie im Vergleich analysiert, kann relativ schnell erkannt werden, in welchen Bereichen Kosten nach oben ausreißen. Damit eröffnet sich die Möglichkeit, gezielt in der Vielzahl möglicher Faktoren nach der Verbesserung zu suchen: Mit welchem Medienlieferanten muss gesprochen werden, welche Rahmenverträge bei Dienstleistern sind zu überdenken? In welchem Leistungsbereich oder Gewerk müssen die Eigentümer investieren, weil schon jetzt hohe Kosten entstehen und in Zukunft noch mehr?

Verlässlich und einheitlich dank ­Geislinger Konvention

Die Analyse ist bei Tools wie immobench.de über alle Kostenarten (dank Geislinger Konvention verlässlich und einheitlich) möglich – von „laufenden öffentlichen Lasten“ bis zu „sonstigen Betriebskosten“ – sowie getrennt nach „kalten“ und „warmen“ BK. Geboten werden detaillierte Listen zur Abweichung jeder gewünschten BK-Art vom gewählten Vergleichsbestand. Man kann auch erkennen, an welcher Stelle der Kostenverteilung die eigenen Kosten in der Bandbreite liegen. Jede notwendige Analyse wirft das Tool als Balkendiagramm oder Kuchengrafik aus, so dass brauchbare Arbeitsunterlagen entstehen.

Wer bei immobench.de die Datenbank nutzt, wertet seine Kostendaten nach einem festen Schlüssel aus. Über eine Berechtigungsstruktur hat nur er Zugang zu seinen eigenen Daten, während alle Daten aller Immobilien für den Vergleich herangezogen werden können. Geliefert werden die Analyse-Unterlagen per Mail, sie können also ausgedruckt oder in Präsentationen eingebunden werden. Damit lassen sich Besprechungen mit Auftraggebern oder Eigentümerversammlungen gestalten: Der Verwalter kann so Analysen vorlegen, Hinweise geben, Diskussionen versachlichen und Entscheidungen fundiert herbeiführen. Macht er das in regelmäßiger Abfolge, beispielsweise von Eigentümerversammlung zu Eigentümerversammlung, kann er an die vorangegangenen Entscheidungen erinnern und mit der neuesten Auswertung zeigen, ob und wie die ergriffenen Maßnahmen bei den Kosten bereits Wirkung gezeigt haben.

Das Benchmarking steigert auf diesem Weg die Qualität der Arbeit eines Verwalters entscheidend. Die Datenbank immobench.de kann aus jeder immobilienwirtschaftlichen Buchhaltungs-Software die Daten automatisiert übernehmen. Im Lauf der Entwicklung hat sich auch gezeigt, dass sich BK-Analysen für Wohnungsbestände, gewerblich genutzte Immobilien und Spezialimmobilien, wie etwa Pflegeheime, deutlich unterscheiden. Je nach Nutzung werden andere Parameter wichtig. Das Tool bietet daher heute auf Gebäude- und Nutzungstypen zugeschnittene Datenbestände und Anwendungen an.

Benchmarking-Tools bieten zusätzlichen Nutzen für Verwalter, weil aufgrund der hinterlegten Verbrauchsdaten auch verbrauchsorientierte Energieausweise erstellt werden können. Zertifizierte Anwender können zudem mit dem Siegel der Geislinger Konvention ausgezeichnet werden. Es dient dazu, Mietern und Auftraggebern zu dokumentieren, dass die Verwaltung Transparenz und Kostenoptimierung anstrebt.

BK-Abrechnungen vorchecken

Erfahrene Verwalter, die solche Tools nutzen, erstellen Analysen zur Qualitätssicherung. Bevor eine BK-Abrechnung in der Mietverwaltung verschickt oder in der WEG-Verwaltung gebucht wird, laufen die Daten durch das immobench.de-Analyse-Tool. Dann zeigt sich, welche Positionen sich gegenüber dem Vorjahr auffällig verändert haben. An diesen Stellen erfolgt ein gesonderter Check. So kann schnell überprüft werden, ob Rechnungen falsch zugeordnet oder Positionen nicht richtig abgegrenzt oder noch gar nicht erfasst sind. Erst wenn alles zur Zufriedenheit von Verwalter und Buchhalter geregelt ist, wird die BK-Abrechnung gefahren und  verschickt.

Bestandsbewirtschaftung planen

Immobench-Analysen zeigen nicht nur, an welcher Kostenposition einer konkreten Immobilie Hand angelegt werden sollte. Wenn man die Immobilien des eigenen Verwaltungsbestands miteinander vergleicht, zeigen die Analysen auch, in welcher Immobilie der Handlungsbedarf am größten ist. Damit erhält man auch eine Entscheidungsgrundlage für Sanierungs- oder Modernisierungsbeschlüsse. So kann die Verwaltung planen, mit welchen Immobilien sie sich in diesem Jahr beschäftigt und wo die höchsten Effekte zu erwarten sind.

Diskussionsgrundlage auf Eigentümerversammlungen

Verständliche Analysen der Betriebskosten, Jahresvergleiche, überblickbare Hinweise auf Veränderungen (sowohl nach oben wie nach unten) lenken Diskussionen auf Fakten und weg von Eindrücken. Grafiken als Kuchen- oder Balkengrafik zeigen gleich, worüber gesprochen wird. Viele WEG-Verwalter schätzen diese Mittel, um auf der Eigentümerversammlung schneller Beschlüsse herbeizuführen.

In Balken- und Kuchendiagrammen können Verwalter ihren Kunden die Entwicklung der Betriebskosten aufzeigen.

Die Grafik zeigt klar, welche Kostenarten im Vergleich zu anderen Gebäuden stark abweichen.

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