Die Mietkaution - Wie verwaltet man die Mietsicherheit im Niedrigzinsumfeld, und welches Modell ist zeitgemäß? Das sagen Fachleute.

Kautionsverwaltung – ein Thema, das zumindest keine Begeisterungsstürme auslöst. Auch wenn die hinterlegte Kaution im Schadensfall Sicherheit für den Vermieter bedeutet, steht das Thema doch zuallererst für Verwaltungsaufwand und Konfliktpotenzial mit Mietern. Für sie nämlich ist die Kaution zunächst eine finanzielle Mehrbelastung und dann quasi totes Kapital, zumal im aktuellen Niedrigzinsumfeld. Bot die Verzinsung dem Kautionsgeber früher noch einen moderaten Wertzuwachs und dem Vermieter zusätzliche Sicherheit, muss man heute sogar mit Strafzinsen rechnen. Umso interessanter werden Tools für das Kautionsmanagement, die den Verwaltungsaufwand der Vermieter reduzieren und im besten Falle auch Mietern einen Mehrwert bieten, weiß Franz Wieczorek, der Kunden der Aareal Bank aus der Immobilienwirtschaft berät.

Herr Wieczorek, welche Lösungen bietet die Aareal Bank, um Prozesse des Kautionsmanagements für Vermieter zu optimieren?
Unser BK01-Verfahren, das in die Partner-ERP-Systeme integriert wird, hat sich für den Zahlungsverkehr in der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft bereits etabliert. Teil der BK01-Lösungsfamilie ist das BK01 Kautionen Management, das die Verwaltung von Barkautionen in andere Vermietungsprozesse integriert, auch Sonderfälle wie die Hinterlegung von Kautionen bei Sozialämtern, Ratenzahlungen oder auch Rücklastschriften. Aufwendige Arbeitsschritte wie Mahnverfahren und die Überwachung offener Posten werden automatisiert. Neben der effizienten, komfortablen Bearbeitung ermöglicht die Anbindung an die Stammdaten auch den einfachen Zugriff auf Kautionen im Bedarfsfall und eine umfassende Transparenz gegenüber dem Kautionsgeber.

Und wenn ich nun kein ERP-System nutze?
Mit unseren systemunabhängigen Softwarelösungen wird die Kautionsverwaltung so einfach wie Online-Banking. Standardisierte Formate lassen sich in die bestehende Verwaltungs-Software integrieren und sind komfortabel und intuitiv in der Anwendung. Die lizenzfreie Verwaltung der Kautionen auf Konten der Aareal Bank ist damit ebenso möglich wie die Anbindung von Fremdkonten. Kautionseingänge werden automatisiert den jeweiligen Mietverträgen zugeordnet. Aktuelle Kontostände sind jederzeit abrufbar und die aufwendige Zinsabrechnung ist ebenso integriert wie Korrespondenzvorlagen für das Mahnwesen.

Ist denn die Barkaution überhaupt noch zeitgemäß?
Über unsere Tochter plusForta GmbH bieten wir auch eine bargeldlose Alternative an, die Kautionsbürgschaft. Dabei stellt der Mieter dem Vermieter eine Bürgschaftsurkunde als Sicherheit und zahlt statt der vollen Kautionssumme eine Prämie an den Bürgschaftsanbieter. Kautionsbürgschaften können genau wie Barkautionen in den Aareal-optimierten Prozessen verwaltet werden und sind ein weiterer Schritt in Richtung einer vollständig digitalisierten Kautionsverwaltung.

Frau Hube, Sie haben es bei der DKB mit Immobilienverwaltungen zu tun. Was empfehlen Sie für den Umgang mit Mietkautionen in der aktuellen Situation und perspektivisch?
Die aktuelle Situation zwingt viele Verwaltungen, ihre Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten zu lassen. Auch der Weg zur Bankfiliale ist gegenwärtig nicht mehr uneingeschränkt möglich.

Spätestens jetzt ist klar, dass das klassische Sparbuch, welches am Kassenschalter physisch vorgelegt werden muss, wohl ausgedient hat. Auch Anlageformen, bei denen nur noch wenig Papier erforderlich ist, sind derzeit nicht hilfreich. Die meisten professionellen Immobilienverwaltungen nutzen bereits eine papierlose und vollständig digitale Anlage und Verwaltung der Mietkautionen. Alle anderen sollten dringend da-rüber nachdenken und ihre Kautionen entsprechend umstellen.

Viele Geldinstitute bieten die Mietkautionsverwaltung als Dienstleistung für die Wohnungswirtschaft an. Worauf sollte man dabei achten?
Neben der bereits angesprochenen digitalen Abwicklung unter Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sollte man darauf achten, dass die Kautionen pro Mieter getrennt dargestellt und abgerechnet werden können. Mietergenaue Einzahlungsbescheinigungen und Abrechnungen sollten zum Download bereitstehen. Dadurch hat der Verwalter die Wahl, ob er die Belege in gedruckter Form an die Mieter weitergibt oder elektronisch verschickt. Auch sollte geprüft werden, ob zur Verwaltung ein spezielles Programm erforderlich ist und hierfür eventuell Kosten anfallen.
Als ein gutes Beispiel möchte ich unsere Mietkautionsverwaltung auf der DKB-Verwalterplattform nennen. Sie versetzt den Verwalter in die Lage, die Neuanlage, Verwaltung und Abrechnung der ihm anvertrauten Mietkautionen vollständig papierlos zu bearbeiten – unabhängig von Ort und Zeit. Es ist keine Software-Installation notwendig, und es fallen keine Kosten für die Nutzung der Plattform an. Unsere Kunden schätzen diesen Service bereits seit vielen Jahren, und gerade in der aktuellen Situation ist solch eine Lösung unverzichtbar.

Barkaution, Bürgschaft oder Kautionsversicherung – was ist für Immobilienverwaltungen die beste Lösung?
Die Barkaution ist aus meiner Sicht die beste Lösung. Sie ermöglicht dem Verwalter den schnellen und alleinigen Zugriff auf die Gelder. Das Mietkautionsguthaben kann direkt vom Konto gebucht werden, es gibt keine Wartefristen, und es müssen auch keine gesonderten Anträge gestellt werden.

Zusätzlich stellt diese Variante auch für den ­Mieter die kostengünstigste Alternative dar, da weder Abschlussgebühren, laufende Bürgschaftsprovisionen noch Versicherungsbeiträge anfallen. Einschränkend muss ich an der Stelle jedoch sagen, dass einige Banken inzwischen Gebühren für die Anlage der Mietkautionen eingeführt haben. Hier sollten sich Verwalter genau informieren und die Angebote prüfen. Bei der DKB ist die Führung von Mietkautionskonten auch weiterhin kostenfrei.

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Interview: Andrea Körner,
NACHGEFRAGT

Franz Wieczorek
Account Manager Immobilienwirtschaft, Aareal Bank AG

Yvonne Hube
Leiterin des Verwaltergeschäfts bei der Deutschen Kreditbank AG (DKB)