Zurück zur Übersicht

07.01.2013 Ausgabe: 1/2013

Die SEPA-Umstellung: Ein Thema mit Sprengkraft

Am 1. Februar 2014 ist es unumkehrbar: Kontonummer und Bankleitzahl haben ausgedient und werden von IBAN und BIC abgelöst. Auch für die ­Wohnungswirtschaft bedeutet die SEPA-Umstellung eine weitreichende Verpflichtung. Erstens müssen IBAN und BIC in den Geschäftspartnerdaten der IT-Systeme ergänzt werden. Zweitens muss der Einzug mittels SEPA-Lastschrift jedem Zahlungspflichtigen 14 Kalendertage im Voraus angekündigt werden.

Die vielleicht wichtigste Neuerung für alle Arbeitsabläufe und -prozesse aber ist das SEPA-Mandat. Es ersetzt Einzugsermächtigung und Abbuchungsvereinbarung, ist jedoch wesentlich komplexer als seine Vorgänger aufgebaut. Mit anderen Worten: Die SEPA-Einführung funktioniert nicht auf simplen Knopfdruck. Im Gegenteil: An vielen Stellen müssen neue beziehungsweise angepasste Prozesse etabliert werden. Unterstützung leisten hier die wohnungswirtschaftlichen IT-Systeme. Wir haben die wichtigsten Schritte auf dem Weg zu einer erfolgreichen SEPA-Umstellung für die Wohnungswirtschaft zusammengefasst.

Schritt 1: IT-Infrastruktur

Im Mittelpunkt der unternehmensinternen IT-Infrastruktur steht das ERP-System, in dem die wohnungswirtschaftlichen Prozesse abgebildet sind. Hier muss geprüft werden, ob die SEPA-Fähigkeit vorhanden ist beziehungsweise ob sie hergestellt werden kann. In dieser Phase geht es um einen ersten Check der technischen Voraussetzungen. Können die neuen SEPA-Formate sachgerecht bedient werden? Existiert zum Beispiel eine Funktion, um zu den bestehenden Geschäftspartner-Bankverbindungen IBAN und BIC zu vergeben? Kann ein integrierter IBAN-Konverter für die Umrechnung der Bankverbindung genutzt werden? Bietet das ERP-System eine Toolunterstützung für die Konvertierung aller relevanten Bankverbindungen an? Und beinhaltet das ERP-System die Möglichkeit, bestehende Einzugsermächtigungen in Mandate umzuwandeln? Gleichzeitig müssen alle anderen IT-Systeme betrachtet werden, die im Kontext des Zahlungsverkehrs zum Einsatz kommen, wie beispielsweise die Lohn- und Gehaltsabrechnung oder Zahlungsverkehrsprogramme für Online-Banking.

Schritt 2: Konvertierung IBAN/BIC

Schon in dieser Phase ist es wichtig, die Pflege von IBAN und BIC ab Umstellung für alle neu zu erfassenden Stammdaten sicherzustellen. Gleichzeitig gilt es, die Konvertierung der bestehenden Bankverbindungen vorzunehmen. Idealerweise verfügt das ERP-System über eine entsprechende Tool-Unterstützung. Dabei ist zu beachten, dass die Konvertierung nicht durch einen einfachen Algorithmus erfolgen kann, sondern spezifische Besonderheiten der verschiedenen Banken berücksichtigen muss. Die Empfehlung: Nutzung der Angebote des Bank-Verlags zur Konvertierung der deutschen Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC. Dabei sind die individuellen Besonderheiten der Kreditinstitute berücksichtigt.

Schritt 3: Mandatsverwaltung

Die Identifikation des Zahlungsempfängers erfolgt durch eine Gläubiger-Identifikationsnummer, die bei der Bundesbank beantragt werden muss. Für die Wohnungseigentumsverwaltung wird in der Regel je Wohnungseigentümergemeinschaft eine Gläubiger-ID benötigt. Die gute Nachricht: Bestehende Einzugsermächtigungen, die in unterzeichneter Form vorliegen, können weiter genutzt werden. Für den Einzug aller neuen Forderungen ist in Zukunft die Erfassung von Mandatsdaten wie Gläubiger-ID, Mandatsreferenz und Datum der Unterschrift im ERP-System Pflicht, die in jedem Lastschrifteinzug übertragen werden. Ebenso muss die Mandatsverwaltung in der Lage sein, einen Verfall von Mandaten zu kontrollieren und automatisch zu erkennen, ob es sich um eine Erst- oder Folge-Lastschrift handelt.

Bei der Erfassung der Mandate ist besonders darauf zu achten, ob der Zahler mit dem Vertragspartner identisch ist, da das Mandat nicht vom Vertragspartner, sondern vom Zahler unterzeichnet werden muss. Idealerweise bietet das ERP-System Werkzeuge zur automatischen Generierung der Mandate an. Wichtig ist, dass die Generierung auf alle aktiven Mietverträge eingeschränkt werden kann, damit nicht für bereits ausgezogene Mieter Mandate generiert werden. Die Massenaktivierung hat zwei Vorteile: zum einen die schnelle Mandatsbereitstellung für das SEPA-Verfahren, und zum anderen kann in diesem Zusammenhang auch ein Informationsanschreiben zur SEPA-Umstellung an die Debitoren erzeugt werden.

Schritt 4: Korrespondenz

Die Anpassung der Korrespondenz umfasst im Wesentlichen die folgenden drei Blöcke:

1| Auf allen eigenen Schriftstücken, E-Mails, Briefen, Informationen und so weiter müssen statt Kontonummer und Bankleitzahl spätestens mit Umstellung des Verfahrens IBAN und BIC ergänzt werden. Auch alle Vertragsmuster wie der Mietvertrag müssen einen Verweis zum Lastschrifteinzug enthalten.

2| Alle Zahlungspflichtigen (Kontoinhaber) müssen vor dem erstmaligen Einzug im SEPA-Verfahren über die Umstellung informiert werden. Die Information über die Umstellung wird einmalig erstellt und dient gleichzeitig als Vorankündigung für zukünftige Lastschrifteinzüge via SEPA.

3| Jede SEPA-Lastschrift muss vor dem ersten Einzug mit einer sogenannten Pre-Notification 14 Tage vorab angekündigt werden. Auch bei wiederkehrenden Einzügen ist bei Änderung des Betrags oder der Fälligkeit eine Pre-Notification erforderlich. Die Ankündigung muss eine Angabe zu Betrag und Fälligkeit sowie einen Verweis auf die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz enthalten. In der Regel reicht es aus, den bestehenden Schriftverkehr zu einer Betragsänderung um die Pre-Notification zu ergänzen.

Schritt 5:Kommunikation mit der Bank

In Zukunft stellen Verwalter ihrer Bank Zahlungsdateien in den neuen SEPA-Formaten bereit. Dabei ist zu beachten: Die SEPA-Zahlungsverkehrsformate stellen für den Verwendungszweck nur noch 4 x 35 Zeichen zur Verfügung – was auch von der kommunizierenden Bank berücksichtigt werden muss. Auch auf die Vorlagefristen (für Erstlastschriften fünf Banktage, für Folgelastschriften zwei Banktage) ist zu achten. Beim Einsatz von Zahlungsverkehrsprogrammen ist eine Abstimmung mit der eigenen Hausbank, bei Bedarf auch eine Prüfung, sinnvoll.

Schritt 6: Aktivierung des SEPA-Verfahrens

Nach Abschluss aller Vorarbeiten sind zur SEPA-Aktivierung nur noch drei Schritte erforderlich.

  • Aktivierung der Mandate und Versand des Informationsschreibens
  • Aktivierung der SEPA-Verfahren
  • Erstmaliger Lastschrifteinzug unter Beachtung der Vorlagefristen

Die Millenniums-Umstellung und die Einführung des Euro haben gezeigt: Eine rechtzeitige Planung schützt vor Umstellungsproblemen. Wenn die Planung, Bestandsaufnahme und Organisation noch in 2012 beginnen und die erste Einführung in 2013 stattfinden kann, stehen die Zeichen gut, dass zum Endtermin am 1. Februar 2014 alles optimal funktioniert.

Die Umsetzung für den Verwalter in Kurzform
Praxistipp

Jede SEPA-Lastschrift muss vor dem ersten Einzug mit einer Pre-Notification 14 Tage vorab angekündigt werden. Auch bei wiederkehrenden Einzügen ist bei Änderung des Betrags oder der Fälligkeit eine Pre-Notification erforderlich. Gleiches gilt für einmalige Einzüge. Die Pre-Notification muss eine Angabe zu Betrag und Fälligkeit sowie einen Verweis auf die Gläubiger-ID und die Mandatsreferenz enthalten. Dies soll es dem Gläubiger ermöglichen für eine entsprechende Kontodeckung zu sorgen.
Die Pre-Notification betrifft im Verwalterbüro den neuen Wirtschaftsplan beziehungsweise das Schreiben, mit dem der neue Einzug angekündigt wird oder das Protokoll versendet wird. Gleiches gilt für den Einzug der Nachzahlung der Abrechnung. Auch dieser muss angekündigt werden und entsprechend die Abrechnung oder das Schreiben, mit dem der neue Einzug angekündigt oder das Protokoll versendet wird. Ein einmaliger Betrag ist auch die Sonderumlage. Dieser Einzug muss ebenfalls angekündigt werden. Das Medium für die Pre-Notification ist nicht vorgeschrieben. Möglich sind zum Beispiel Brief, Vertrag, Rechnung, SMS, Telefon, E-Mail, Fax oder Internet.
Wenn die Pre-Notification nicht gesendet wird, hat der Schuldner 14 Monate lange Zeit dem Einzug zu widersprechen.
Mit diesem Artikel steigen wir in das Thema SEPA ein. Wir werden es in den kommenden Ausgaben immer wieder aufgreifen. Für den Verwalter, gleich ob Miet- oder WEG-Verwalter steckt hier sehr viel Sprengstoff dahinter.

Foto: © Shutterstock.com


Hasse, Dr. Olaf-Rüdiger

Dr. Olaf-Rüdiger Hasse ist seit
1. Juni 2012 Mitglied im Aareon-Vorstand und verantwortlich für das operative
Geschäft in Deutschland.