Die Stunde des Beirats

Wenn die Verwaltung in eine Krise gerät und der Beirat übernehmen muss. Eine wahre Begebenheit.

Grundsätzlich steht es einer Wohnungseigentümergemeinschaft gem. § 29 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) frei, ob sie einen Verwaltungsbeirat bestellt oder nicht. Bei kleine­ren Gemeinschaften, z. B. in einem Haus mit nur wenigen Eigentümern, die sich zudem freundlich gesonnen sind, ist er nicht erforderlich. Anders sieht es oft in größeren Objekten aus, insbesondere in Anlageobjekten, die von den Eigentümern nicht selbst bewohnt, sondern vermietet werden. Hier besteht Bedarf an einem Verwaltungsbei­rat, der die Interessen der Eigentümer gegenüber der Verwaltung wahrnimmt¹, diese aber auch bei ihrer Arbeit unterstützt und überwacht². Die Neufassung des WEG zum 1. Dezember 2020 betont diese Überwachungsfunktion des Beirats³. Sehr konkret heißt es: „Der Wirtschaftsplan und die Jahresabrechnung sollen, bevor die Beschlüsse nach § 28 Abs. 1 S. 1 und Abs. 2 S. 1 gefasst werden, vom Ver­waltungsbeirat geprüft und mit dessen Stellungnahme versehen werden⁴.“

Faktischer Zusammenbruch der Verwaltung

Nun zum praktischen Fall: Seit Begründung der Ge­meinschaft 1999 wurde sie von ein und derselben Verwaltung betreut; der Beirat bestand in dieser Zeit im Wesentlichen aus den gleichen Eigentümern.

Nach zwanzig Jahren gab es Veränderungen aufseiten der Verwaltung: Die Gesellschafter des mittelständi­schen, bundesweit tätigen Unternehmens veräußerten aus Altersgründen ihre Geschäftsanteile an eine inter­nationale Immobilienverwaltung. Name, Sitz, Bank und Buchhaltungssystem wechselten, zudem wurden mehrere bislang eigenständige Verwaltungen zusammengelegt. Allein der Ortswechsel führte wegen der nun längeren Anfahrtswege zu zahlreichen Kündigungen, womit dem Unternehmen ein Teil seines „Gedächtnisses“ verloren ging.

Die internen Abläufe des Firmenkonglomerats konnten bald von den Beschäftigten nicht mehr nachvollzogen werden – es kam zu weiteren Kündigungen, sodass es nach zwei Jahren praktisch niemand mehr von der alten Belegschaft gab. Das komplette Firmenwissen war damit gelöscht, und neues Personal konnte sich nicht in die betreuten Liegenschaften einarbeiten. Die eigene Buch­haltung wurde an einen externen Dienstleister vergeben.

Mit der Jahresabrechnung wird es problematisch.

In der Eigentümerversammlung 2021 zeigte sich, dass die Abrechnungen für 2020 nicht beschlossen werden konnten, auch lag die seit 2020 erforderliche Vermö­gensaufstellung nicht vor. Trotz mehrerer Fristsetzungen wurden die Abrechnungen 2020 nicht in beschließbarer Form vorgelegt.

Für das Jahr 2021 konnte keine Belegprüfung angesetzt werden, weil ein erheblicher Teil der Buchhaltungsunter­lagen fehlte. Zur spät im Jahr einberufenen Eigentümer­versammlung lagen weder die Abrechnungen 2020 noch die Abrechnungen 2021 mit Rücklagenberechnung und Vermögensaufstellungen vor, und der Versammlungsleiter gab zu, das Unternehmen sei dazu nicht in der Lage. Die Gemeinschaft beschloss, dem Beirat Kontovollmacht zu erteilen.

Da der Verwaltervertrag zum 31. Dezember 2022 auslief, wurde eine neue Verwaltung ab 1. Januar 2023 bestellt. Schon im Laufe des Jahres 2022 aber wurden Rechnungen von der Verwaltung nur schleppend beglichen – prob­lematisch in Zeiten des Handwerkermangels. Auch die Gehaltszahlungen an das Personal der Eigentümergemein­schaft kamen verspätet. Ab dem Zeitpunkt der „Abwahl“ der Verwaltung stellte diese ihre Tätigkeit faktisch ein, zog allerdings die Hausgelder weiterhin ein und entnahm ihre Verwaltervergütung. Rechnungen aber wurden nicht mehr beglichen, und die November- und Dezembergehälter der Angestellten, das Weihnachtsgeld oder die beschlossene steuer- und sozialversicherungsfreie Inflationszulage blieben aus.

Geschäftsführung nach BGB

Wie eingangs erwähnt, hat der Verwaltungsbeirat nach WEG gegenüber der Verwaltung eine unterstützende und überwachende Funktion. Eigene Entscheidungsbe­fugnisse hat er nicht, sofern die Gemeinschaft dies nicht ausdrücklich beschließt⁵.

Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) regelt in den §§ 677 bis 687 eine Geschäftsführung ohne Auftrag. Nach § 677 BGB hat derjenige, der ein Geschäft für einen anderen besorgt, ohne von ihm beauftragt oder ihm gegenüber sonst dazu berechtigt zu sein, das Geschäft so zu führen, wie es dem wirklichen oder mutmaßlichen Interesse des Geschäftsherrn entspricht. Konkret: Der unvollständig bevollmächtigte Bei­rat hat nach den wirklichen oder zumindest mutmaßlichen Interessen der Gemeinschaft zu handeln.

Der Beirat übernimmt das Ruder.

Im Laufe des Jahres 2022 musste die Verwaltung immer wieder zur Begleichung offener Rechnungen und zur Überweisung von Gehältern angehalten werden. In Ge­sprächen wurden Handwerksbetriebe um Geduld gebeten. Das Vertrauen war nachhaltig geschädigt.

In der Eigentümerversammlung Ende 2022 wurde Kontovoll­macht für den Beirat beschlossen, von der Verwaltung aber nicht umgesetzt. Erforderlich wäre eine entsprechende Erklärung der Verwaltung gegenüber der Bank gewesen. Der Beirat hatte somit keinen Zugriff auf die Konten, erhielt aber zumindest Auskunft von der Bank und Kontoauszüge von der Verwaltung.

Als Rechtsanwalt konnte der Beiratsvorsitzende um­gehend ein Fremdgeldkonto einrichten, auf das die Eigentümer nun ihre Zahlungen überwiesen, um Hand­werkerrechnungen und Abschläge auf die Gehälter, Weihnachtsgelder und Inflationszulagen der Angestellten zu begleichen. So konnte das im Sicherheitsbereich hän­deringend gesuchte Personal letztlich gehalten werden. Die zielstrebig arbeitende neue Verwaltung „erlöste“ den Beirat mit Jahresbeginn 2023.

Rechtliche Grundlagen im beschriebenen Fall

Die Tätigkeit des Beirats ging in diesem Fall weit über die Unterstützung und Überwachung der Verwaltung hinaus, de facto übernahm er einen wesentlichen Teil der Verwalter­tätigkeit. Gedeckt war dies zum einen durch die Erteilung der Kontovollmacht, die in der Beschlussformulierung auch die Möglichkeit umfasst, über Gelder zu verfügen, um Ab­schläge auf Gehälter zu zahlen.

Da die Verwaltung den Zugriff auf die WEG-Konten nicht ermöglicht hatte, entsprach die Einrichtung eines Fremd-geldkontos dem tatsächlichen Willen der Eigentümer, den ihre Einzahlungen auf das Konto bestätigen und damit auch die Tätigkeit des bis zu diesem Zeitpunkt als Geschäftsführer ohne Auftrag handelnden Beirats legitimieren.

Folgerungen für die Praxis

Eigentümergemeinschaften sollten für ihren Beirat im Notfall eine Kontovollmacht beschließen, wobei Betragsgrenzen ein­gezogen werden können und zumindest zwei Unterschriften erforderlich sein sollten. Soweit Banken sich möglicherweise gegen Vollmachten sperren, sollte zumindest ein ständiges Einsichtsrecht in die Konten beschlossen werden. Und: Ein Beirat sollte sich bei Weigerung der Verwaltung nicht scheuen, selbst eine außerordentliche Eigentümerversammlung einzuberufen⁶, wenn der Eindruck von Fehlleistungen der Verwaltung entsteht.

¹ Jennißen, WEG, 7.A., § 29 Rn 1;
² Bärmann-Becker WEG, 15.A., § 29 Rn 1;
³ Vgl. Synopse bei Hügel/Elzer, WEG, 3.A;
⁴ § 29 Abs. 2 S. 2 WEG;
⁵ Linke, VDIVAKTUELL – Verwaltungsbeirat 2022/23, S. 6;
⁶ § 24 Abs. 3 WEG