Die Unternehmensnachfolge regeln

Praxisbericht zur geglückten Übergabe einer Immobilienverwaltung – ein Musterbeispiel, auch für zielführende Kundenkommunikation.

In vielen Verwaltungen stehen Generationenwechsel an. Die Regelung der Unternehmensnachfolge oder -übergabe will aber gut durchdacht sein: Was tun? Das, was man über Jahre geschaffen und gut organisiert hat, einfach aufgeben? Gut geführte Objekte und ihre in teils über 30 Jahren wohlerzogenen und liebgewonnenen Eigentümer einer anderen Verwaltung überlassen? Für mich war das keine Option, zumal ich mir noch einen Obolus für mein „Lebenswerk“ erhoffte, zum Teil womöglich steuerfrei und zur Aufbesserung meiner Rente.

Was ist das eigene Unternehmen wert?

Aber von Anfang an: Vor mehr als 30 Jahren machte ich mich als Einzelunternehmerin in der Immobilienverwaltung selbstständig – und betreute 500 bis 600 verwaltete Einheiten. Nun, da ich begann, über den Ruhestand nachzudenken, hatte ich viele Fragen: Wie bewerte ich mein kleines Unternehmen? Was lässt sich auf dem Markt für den Objektstamm realisieren?

Erste Informationen holte ich auf der Website der IHK-Nachfolgebörse „nexxtChange“ ein, suchte dort nach geeigneten Interessenten – und stellte selbst eine Suchanzeige ein. Statt qualifizierter Nachfolger erhielt ich Anfragen von Investoren aus Metropolen wie Frankfurt, aber auch sehr unbedarfte Reaktionen: Meine Oma besitzt ein Mietshaus, daher fühle ich mich zur Nachfolge berufen.

Gut vernetzt durch die VDIV-Mitgliedschaft

Eher zufällig stieß ich auf die u. a. auf Nachfolgeregelungen für Immobilienverwaltungen spezialisierte Imovion GmbH. Geschäftsführer Daniel Wingenbach bereitete nach einem Gespräch mit mir ein Exposé mit Kaufpreisbewertung vor – als Basis für Verhandlungen mit potenziellen Käufern. In der Datenbank des Unternehmens fanden sich einige Kandidaten, letztlich aber war es die Leiterin der Geschäftsstelle des VDIV NRW, Stephanie Kaldenbach, die den entscheidenden Hinweis gab: Ein Kollege würde seinen Verwaltungsbestand gern vergrößern. Letztlich traf man sich mit vier Interessenten zu Gesprächen, die Daniel Wingenbach moderierte und dokumentierte.

Gute Beratung zahlt sich aus.

Damit begann ein spannender Prozess mit interessanten Gesprächen und Einblicken in die Strukturen und Abläufe anderer Verwaltungen, der sich über ein Dreivierteljahr erstreckte. Am Ende hat mich nicht zuletzt die Beratung von Imovion vor einer drastischen Fehlentscheidung und viel Ärger bewahrt – eine lohnende Investition!

Mit dem von Stephanie Kaldenbach vorgeschlagenen Kollegen kam es nach langen Vertragsverhandlungen und vielen konstruktiven Gesprächen zu einer Vereinbarung – der Verkauf meines Unternehmens bzw. der Übergang in die Deutsche Immobilienverwaltung West GmbH war unter Dach und Fach.

Die Eigentümer ins Boot holen

Auf den Versammlungen „meiner“ Eigentümergemeinschaften hatte ich im Jahr 2023 bereits ausführlich über mein Vorhaben informiert und auch dargestellt, dass ich eine für die Eigentümer möglichst reibungslose Übergabe anstrebe. Sie alle waren für meine Pläne aufgeschlossen, wobei ich es ihnen selbstverständlich freistellte, eine andere Verwaltung zu berufen, sollte der Wechsel sich für sie nachteilig auswirken. Letztlich stimmten sie alle dem Verwalterwechsel zum 1. Januar 2024 zu – und bis heute ist nicht eine Eigentümergemeinschaft abgesprungen.

Eine Win-win-Situation für alle

Kein Wunder, denn letztlich haben wir eine Lösung gefunden, die für alle Beteiligten einen sanften Übergang darstellt: Die kommenden zwei bis drei Jahre begleite ich den Übergang in die Strukturen der Deutschen Immobilienverwaltung West GmbH mit reduzierter Stundenzahl und stehe den Mitarbeitern mit Rat und Tat zur Seite – mithilfe des gesammelten Wissens us der seit über 15 Jahren geführten Vorgangsdatenbank aller Objekte. Erst danach werde ich mich nach und nach aus dem operativen Geschäft rausziehen.

Heute, ein Dreivierteljahr später, kann ich sagen: Alles richtig gemacht! Auch für mich selbst: Anstatt von jetzt auf gleich im Ruhestand zu sein, kann ich meine Erfahrung weiterhin einsetzen – Fachkräfte sind derzeit bekanntlich rar. Das junge Team meines neuen Arbeitgebers hat mich „Oldie“ samt Bürohund Alexa sehr herzlich aufgenommen – wir alle profitieren vom regen fachlichen Austausch.

In den kommenden Jahren werden „meine“ Liegenschaften Schritt für Schritt von neuen Objektbetreuern übernommen – ohne den Stress, sich als neue Verwalter kurzfristig in die Datenlage und Besonderheiten unbekannter Immobilien einarbeiten zu müssen. Das gesammelte Wissen und alle Dokumente bleiben erhalten und stehen Verwaltung wie Eigentümern weiterhin komplett zur Verfügung.

Bis ich mich langsam aus der Berufstätigkeit „ausschleiche,“ habe ich die Verantwortung bereits an meinen neuen Chef abgegeben, mache meinen Job als Beraterin lediglich nach Bedarf und gerne. Die Eigentümer freuen sich, mich auf Eigentümerversammlungen wiederzusehen – für sie hat sich bisher eigentlich nichts geändert, vom Briefkopf und der Telefonnummer einmal abgesehen. Viele von ihnen danken mir für meinen Plan, mit dem sie nicht auf der Strecke blieben, zumal insbesondere die kleineren Gemeinschaften sich heute schwergetan hätten, eine neue Verwaltung zu finden.

Die Monate bis zur Übergabe meines Unternehmens und die Zeit danach waren und sind noch immer sehr arbeitsintensiv. Bis alle Daten in die Software der neuen Verwaltung überstellt sind, ist einiges an Kraft und Aufwand erforderlich. Dennoch bin ich froh, beruflich nicht direkt auf null runterfahren zu müssen und den Übergang in den Ruhestand entspannt gestalten zu können.