Die Verwaltervergütung

Richtig kalkulieren und durchsetzen: Welche Faktoren einfließen sollten, wie man die „Billig-Falle“ vermeidet, den Aufwand richtig einschätzt und letztlich Kunden überzeugt.

Die Verwaltervergütung ist geprägt von Pauschalen: Je nach Größe des Objekts gibt es eine monatliche Grundvergütung pro Einheit. Verwalter, friss oder stirb! Und das ist das betriebswirtschaftliche Risiko für den Verwalter und Unternehmer: Entspricht die Vergütung dem tatsächlichen Aufwand? Mit Kalkulation hat das wenig zu tun, so mancher spricht auch von „Schmerzensgeldpositionen“. An der häufig beklagten Vergütungssituation sind nicht allein die Kunden schuld, sondern auch die Verwaltungen selbst – und dessen sollte sich die Branche bewusst werden. Wie also kalkuliert man richtig? Jedes Objekt ist anders und damit auch der jeweilige Verwaltungsaufwand. Um ihn zu ermitteln, muss man sich eingehend mit einer Wohnanlage beschäftigen, bevor man ein Angebot abgibt.

Praxis-Tipp: Informationen sammeln
Begehen Sie das Objekt mit dem Verwaltungsbeirat. Analysieren Sie die Gemeinschaftsordnung. Prüfen Sie die Versammlungsprotokolle bzw. die Beschlusssammlung auf Dauer, Häufigkeit und Ergebnisse der Eigentümerversammlungen. Gibt es Lagerbildungen innerhalb der Gemeinschaft? Wie oft gibt es Beschlussanfechtungsverfahren? Und welche Gründe führten zum Verwalterwechsel?

Objekten auf den Grund gehen

Es wird seine Gründe haben, wenn eine Eigentümergemeinschaft die Verwaltung regelmäßig wechselt. Möchten Sie wirklich der nächste Kurzzeitverwalter sein? Stößt man bei der Objekteinschätzung auf Hinweise und Tatsachen wie „Verwaltung zusammengebrochen“, Flachdächer, Schwimmbäder, größere Sanierungsmaßnahmen, Gewährleistungsverfahren, hohe Hausgeldrückstände, zahlreiche Klageverfahren, Aufzüge etc., wird der Verwaltungsaufwand automatisch ein anderer sein als bei einer leicht zu verwaltenden WEG. Die wird in der Regel aber selten die Verwaltung wechseln.

Nach der Bewertung der genannten Punkte ist die unternehmerische Entscheidung zu treffen: Passt das Objekt zu mir, gebe ich ein Angebot ab, oder erteile ich eine Absage? Auch das ist möglich und kann die Marktstellung festigen.

Grund­lagen der ­Kalkulation

Um mit den Daten der Objektbewertung in die Kalkulationsphase einzutreten, müssen die Leistungen, die in der Grundvergütung enthalten sein sollen, mit validen Zahlen hinterlegt werden: Wie viele Mitarbeiterstunden fallen hier nach dem eigenen Leistungsverzeichnis voraussichtlich an? Dies können nur Erfahrungswerte sein, womit aus der Objektkalkulation eine Objektvermutung wird – anders geht es leider nicht. Dazu müssen die Mitarbeiterstundensätze im Rahmen der Auswertung der betriebswirtschaftlichen Zahlen und Analysen korrekt ermittelt sein. Umso wichtiger, als bei Dienstleistern wie Verwaltungen die Personalkosten inkl. Schulungs- und Arbeitsplatzkosten einen Großteil der Ausgaben darstellen – in der Regel 55 bis 65 Prozent.

Kleinere bis mittlere Wohnanlagen sind auf Sachbearbeiterebene abwickelbar. Ich setze hier im Beispiel einen Stundenlohn von 65 Euro netto als Mittelwert an. Kommt man nun in der Kalkulation mittels Leistungsverzeichnis z. B. zu dem realistischen Ergebnis, dass für eine kleinere bis mittlere Wohnanlage 120 Stunden im Jahr, d. h. zehn Stunden im Monat für die Betreuung des Objekts anfallen werden, rechnet man bei 20 Einheiten 650 Euro : 20 = 32,50 Euro netto je Einheit und Monat, bei 15 Einheiten 43,33 Euro und bei zehn Einheiten 65,00 Euro monatlich pro Einheit. Sind diese Sätze am Markt erzielbar? Prüfen Sie selbst.

Diese Tätigkeiten müssen in der Kalkulation berücksichtigt werden:

• Sachbearbeitung
• Korrespondenz
• Buchhaltung
• Zahlungsverkehr
• Rechnungsprüfung
• Belegprüfung Beirat
• Jahresabrechnung
• Eigentümerversammlung
• Angebote/Aufträge
• Handwerker/Abnahme
• Ortstermine
• Hausmeister
• Beiratssitzungen
• Telefonate
• Fahrten
  

Transparenz schaffen

Zeigt sich, dass die nach obigem Beispiel kalkulierte Vergütung nicht durchsetzbar ist, muss man sich was überlegen. In der Praxis passiert nun oft Folgendes: Verwalter specken ihre Grundleistungen ab und transferieren sie – soweit rechtlich zulässig – in die besonderen Leistungen, die zusätzlich vergütet werden, während die Grundvergütung niedriger angesetzt wird. Das ist betriebswirtschaftlich nachvollziehbar. Wohnungseigentümer durchschauen dieses Spiel meist nicht und entscheiden sich mit Blick auf die Grundvergütung für den vermeintlich günstigsten Anbieter. Der Fehler wird oft erst bemerkt, wenn die Abrechnung mit den besonderen Leistungen nach Verwaltervertrag einen deutlich höheren Betrag ausweist als erwartet. Für den, der transparent und realistisch kalkuliert hat, ist es dann aber zu spät – er ist aus dem Rennen und kommt auch nicht wieder hinein.

Um diesen Mechanismus zu durchbrechen, ohne selbst ein Dumping-Angebot abzugeben, gilt es, Transparenz in der Entscheidungsphase der Wohnungseigentümer zu schaffen.

Praxis-Tipp: So schaffen Sie Klarheit
Geben Sie Eigentümern/Beiräten, bei denen Sie sich bewerben, ein anhand ihres Verwaltervertrags/Angebots erstelltes „leeres“ Leistungsverzeichnis an die Hand. So werden die Angebote der Mitbewerber vergleichbar. Dieses Verfahren ist aus der Auswertung von Handwerkerangeboten bekannt und vertraut.
Stellen Sie in einer Tabelle die Stärken und Vorzüge Ihres Unternehmens dar und welche Positionen, die häufig gesondert berechnet werden, in Ihrer Grundvergütung inklusive sind, welche nicht. Zwei leere Tabellenspalten dienen den Beiräten dazu, die Werte der Mitbewerber einzutragen und zu vergleichen.
Nehmen Sie sich Zeit für die Beiräte. Gehen Sie mit ihnen die Angebote der Konkurrenz durch und machen eine Beispielrechnung auf: Was wird von den besonderen Leistungen in einem Jahr anfallen und was wird dies kosten? Stellen Sie dann die Gesamtkosten je Verwalter gegenüber. Nun kann die Rechnung schon ganz anders aussehen. Dieses Vorgehen lohnt sich in der Regel jedoch nur bei Großobjekten.

Extras berücksichtigen

Grundsätzlich empfiehlt es sich, sich die regelmäßigen und vorhersehbaren Tätigkeiten mit einer monatlichen Pauschale abgelten zu lassen. Für die übrigen Arbeiten lässt sich mit der Vereinbarung entsprechender Sondervergütungen eine faire Entlohnung erreichen. Sondervergütungen sind z. B. üblich für Kopierarbeiten, Mahnungen, Verwalterzustimmung zum Wohnungsverkauf, gerichtliches Inkasso, aufwändige Sanierungen, Nichtteilnahme am Lastschriftverfahren, weitere Eigentümerversammlungen, Lohnabrechnungen, § 35a EStG-Bescheinigungen.

Praxis-Tipp: Gesamtkalkulation
Geben Sie ein Angebot für das Gesamtobjekt ab und überlassen Sie die interne Kostenverteilung, sprich: den Kostenverteilungsschlüssel, den Eigentümern und ihrer Beschlusskompetenz. Hierdurch kommen Sie vielleicht weg von Preisen je Einheit und Monat.

Stärken herausstellen

Über das Leistungsverzeichnis und die Preise hinaus sollte man auch die Qualitäten seines Unternehmens ins Feld führen. Hohe Mitarbeiterqualifikation und intensive Betreuung der Immobilie sind nur zu einem angemessenen Preis möglich, der deutlich über Billigangeboten liegt – Qualität hat nun mal ihren Preis. Auch die Größe des Unternehmens und die Dauer der Marktzugehörigkeit sind erwähnenswerte Aspekte.

Zur Darstellung der eigenen Leistungsfähigkeit gehört noch ein weiteres Argument: Je besser die Verwaltung, desto geringer die übrigen anfallenden Kosten. Üblicherweise entfällt nur ein Teil der Hausbewirtschaftungskosten auf die Verwaltung, deren Qualität aber den Löwenanteil der restlichen Bewirtschaftungskosten beeinflusst. Der dafür erforderliche Zeitaufwand einer Verwaltung muss aber vergütet werden, zumal sich daraus an anderer Stelle Einsparungen ergeben. Im Umkehrschluss: Wer an der Verwaltung spart, muss mit insgesamt höheren Kosten für die Bewirtschaftung einer Immobilie rechnen. Diesen Zusammenhang sollte man Eigentümern deutlich machen.

Entscheidungshilfe leisten

Wofür sollen sich Eigentümer entscheiden, wenn die Wahl des Verwalters auf der Agenda der Eigentümerversammlung steht? Wohl eher nicht für die Nase, Krawatte, Rhetorik oder die Tagesform eines Kandidaten. Daher empfiehlt sich folgendes Vorgehen:

1. Ermitteln Sie die Personalkosten und die ­Kosten je Stunde pro Mitarbeiter.
2. Ermitteln Sie den wahrscheinlichen Zeitaufwand für das Objekt (dies kann auch bei Bestandsobjekten zur Nachverhandlung der Vergütung interessant sein).
3. Ermitteln Sie einen Gesamtpreis für das Objekt.
4. Stellen Sie Ihre Leistung und das Leistungsverzeichnis transparent dar.
5. Helfen Sie den Eigentümern bei der Auswertung der Angebote und der Ermittlung der Gesamtkosten einer Verwaltung.

Praxis-Tipp: Bestandspflege nicht vernachlässigen!
Wer aus der Verwalterwahl als Sieger hervorgeht, hat keinen Grund, seine Bemühungen zurückzufahren. Die Einrichtung eines neuen Verwaltungsobjekts, Integration und Einarbeitung kosten i. d. R. viel Zeit, die nicht gesondert vergütet wird. Die Gewinnzone ist oft erst nach drei bis vier Jahren erreicht. Steht dann schon wieder ein Verwalterwechsel an, war es kein lohnendes Geschäft. Daher ist auch die Bestandspflege für Verwaltungsunternehmen ­extrem wichtig.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der künftigen ­Kalkulation Ihrer Angebote und hoffe, dass sie Gewinn ­bringen anstatt Geld und Nerven zu kosten.

Foto: © cifotart / Shutterstock.com