Die Verwaltung der kurzen Wege

Die Willi Niesen Hausverwaltungen e. K. aus Düsseldorf hat sich ­komplett digital aufgestellt. Inhaber Sebastian ­Niesen ­erklärt im­ ­Interview, wie er seine moderne Verwaltung ­gestaltet hat und warum er auch bei der Verwaltersoftware auf eine webbasierte Lösung setzt.

Herr Niesen, können Sie uns kurz Ihr Unternehmen vorstellen?
Unsere Hausverwaltung ist seit 20 Jahren in Düsseldorf und einem größeren Einzugsgebiet aktiv. Als Spezialist für digitale Mietverwaltung betreuen wir mit einem Team aus vier Personen vornehmlich reine Mehrfamilienhäuser, darunter einige gemischt genutzte Objekte. Unsere Kunden sind Einzeleigentümer, Besitz- und Erben- sowie Eigentümergemeinschaften. Folgt man der Größeneinteilung des DDIV, bewegen wir uns mit unserer Einheitenzahl im oberen Bereich der kleinen Verwaltungen.

Was auffällt: In Ihrem Büro gibt es kein Aktenregal, auf Ihrem Schreibtisch liegt kein Papier herum.
Das finden auch Kunden, die uns besuchen, bemerkenswert. Tatsächlich läuft hier alles digital. Von unseren Rechnern greifen wir auf alle Daten zu. Eingehende Vorgänge werden sofort digital erfasst, wir halten nichts mehr auf Papier vor, unsere Dienstleister schicken nur noch elektronische Rechnungen. Lediglich Unterlagen wie Verträge oder Policen bewahren wir zusätzlich in Papierform auf – bis der Gesetzgeber hier eine geeignete Regelung schafft.

Wann haben Sie mit der Digitalisierung Ihrer Immobilienverwaltung begonnen?
Sieht man von der Einführung des ERP-Softwaresystems und des Electronic Banking Ende der 1990er-Jahre ab, begann der Prozess vor etwa vier Jahren. Da mussten wir aufgrund eines personellen Engpasses Wege finden, um schneller zu werden. Wir führten erst ein cloudbasiertes Dokumenten-Management-System (DMS) ein, dann ein Ticketsystem für die Mieter, das wir letzten Herbst durch „casavi“, eine moderne Kundenportallösung ersetzt haben. Damit wanderten etliche Aufgaben in ein digitales Vorgangsmanagement. Als letzten analogen Prozess digitalisierten wir die Neuvermietung und schafften so auch die Papier-Mieterakten ab.

Welche Strategie haben Sie bei der Digitalisierung verfolgt?
Das DMS und das Ticketsystem brachten eine enorme Arbeitserleichterung. Da wurde uns klar, dass wir komplett digital arbeiten wollen. Wir überlegten, welche Bausteine dafür noch fehlen und untersuchten, definierten und standardisierten unsere Abläufe. Gleichzeitig setzten wir auf eine Cloud-Strategie, und zwar aus zwei Gründen: Wir wollten außerhalb unseres Büros voll arbeitsfähig sein, und wir wollten keine aufwändige IT-Struktur mehr pflegen müssen. So sah ich mich ab 2015 nach einer webbasierten Alternative für unsere Verwaltersoftware und das Bankingsystem um, zunächst ergebnislos. 2016 nahm unser Softwarepartner eine hochmoderne, webbasierte Immobilienverwaltungssoftware in sein Programm auf, Haufe-FIO axera. Die Lösung hat mich auf Anhieb begeistert. Im ersten Quartal 2017 haben wir die Software eingeführt und damit unsere Digitalisierung abgeschlossen.

Ihre zentrale Software wird also jetzt über das Internet bereitgestellt. Was gewinnt Ihr Unternehmen dadurch?
Die webbasierte Lösung macht uns flexibler und schneller, etwa bei der Vorbereitung eines Außentermins. Wir können jetzt jede Aufgabe außerhalb des Büros bearbeiten, alle Informationen aus dem ERP-System vor Ort abrufen. Der Einsatz ist völlig unkompliziert. Wenn wir in einer Liegenschaft sind, nutzen wir axera beispielsweise auf dem iPad. Trotzdem machen wir beim Funktionsspektrum keine Abstriche, im Gegenteil: Das neue System bietet uns eine noch weitreichendere Prozessunterstützung als unsere bisherige Verwaltersoftware. Zum Beispiel in der Buchführung und im Zahlungsverkehr: Hier arbeitet axera mit virtuellen Konten, wodurch jeder Zahlungsvorgang automatisch im Buchungskonto des entsprechenden Debitors oder Kreditors erscheint. Das ist für den Nutzer enorm transparent und einfach. Das System der virtuellen Konten in axera wird bereits von etlichen Banken unterstützt und demnächst wahrscheinlich auch von unserem Bankpartner, der Deutschen Bank. Dass ich Zahlungsaufträge aus axera mit dem Smartphone via Banking-App signieren kann, macht die Sache zusätzlich bequem.

Was war Ihnen bei der Auswahl der webbasierten ERP-Software wichtig?
Die technologische und inhaltliche Erfahrung des Softwarepartners. Unser neues ERP-System ist das Produkt einer Kooperation zwischen Haufe und der FIO Systems AG. Während Haufe im Bereich Immobilienverwaltung jahrzehntelange Erfahrung hat, ist die FIO Systems AG technologisch gut beleumundet. Und bei einem unternehmenskritischen System zählt Zukunftsfähigkeit. Man braucht Partner, die auch in fünfzehn Jahren noch auf dem Markt sind.

Viele Unternehmen haben Sicherheitsbedenken bei mobilen ­Lösungen.
Unser ERP-System wird in deutschen Hochsicherheitsrechenzentren gehostet, die Daten sind damit optimal geschützt. Die Mitarbeiter müssen natürlich für das Thema sensibilisiert werden, insbesondere, wenn sie die Anwendung zu Hause oder unterwegs nutzen. Für gewisse Fälle muss man Vorsorge treffen. Wenn bei uns ein Gerät verloren geht oder gestohlen wird, können wir alle Inhalte fernlöschen.

Warum halten Sie die Digitalisierung in Ihrer Branche für wichtig?
Vergleicht man uns mit anderen Dienstleistungsbranchen, ­arbeiten viele Immobilienverwaltungen noch zu langsam, zu unstrukturiert und zu papiergebunden. Doch in der Digitalisierung liegt die Zukunft der Verwaltung – schon weil sich die Ansprüche der Kunden verändern. Wir werben mit der digitalen Verwaltung als der „Verwaltung der kurzen Wege“. Kunden, Eigentümer und Mieter bekommen bei uns modernste Services. Im Kundenportal finden sie eine digitale Pinnwand ihrer Liegenschaft. Sie können via Smartphone-App Schäden melden oder individuelle Informationen wie Betriebskostenabrechnungen abrufen; demnächst wird der Austausch in Nachbarschaftsforen möglich sein. Selbstverständlich nutzt die Digitalisierung auch uns als Unternehmen. Wir haben alle Prozesse automatisiert, optimiert und sind enorm schnell geworden.

Welche Ziele haben Sie jetzt?
Düsseldorf ist für Verwalter ein Wachstumsmarkt. In den nächsten fünf Jahren wollen wir die Zahl der von uns verwalteten Einheiten verdoppeln und ein bis zwei neue Mitarbeiter einstellen. Dafür haben wir die perfekte Ausgangsposition. Auch bei der Gewinnung von Fachkräften kann eine digitale Ausrichtung des Unternehmens von Vorteil sein. Für uns ist es mit dem webbasierten ERP-System einfacher geworden, flexible Arbeitsplatzmodelle mit Home Office anzubieten. So würde ich gerne eine ehemalige Mitarbeiterin wieder beschäftigen, die nach einer langen Krankheit nicht mehr außerhalb ihrer Wohnung arbeiten kann.

Wie wird Ihre Arbeit als Verwalter in Zukunft aussehen?
Meine Vision ist, eines Tages nur noch einen repräsentativen Konferenzraum in Düsseldorf zu nutzen, in dem Teambesprechungen und Termine mit Kunden, Mietern und Eigentümern stattfinden. Wenn Mitarbeiter und Führungskräfte an einem Strang ziehen, kann ein digitales Unternehmen auch ohne feste Büroräume und -zeiten produktiv sein. Dadurch entzerrt sich die Arbeit und wird entspannter.

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