Die virtuelle Eigentümerversammlung

Das neue Versammlungs-Tool – Entwicklung, Notwendigkeit, Vorzüge und erste Erfahrungen damit.

Eigentümerversammlungen können seit Kurzem auch vollständig online und ohne Anwesenheit der Wohnungseigentümer durchgeführt werden. Eine entsprechende Gesetzesänderung trat am 17. Oktober 2024 in Kraft.

Diese Entwicklung stellt einen bedeutenden Fortschritt in der Modernisierung der Verwaltung von Wohnungseigentümergemeinschaften und für den Interessenausgleich einer Wohnungseigentümergemeinschaft dar. Die jüngsten Herausforderungen wie der Klimawandel, der Ukrainekrieg und die Energiekrise haben gezeigt, dass die Immobilienverwaltung vor immer mehr noch komplexeren Aufgaben steht. Ausschlaggebend ist die Fülle an neuen gesetzlichen Vorgaben, die es mit sich bringen, dass Gemeinschaften häufiger als bisher miteinander kommunizieren und Beschlüsse fassen müssen, damit Fristen eingehalten oder beispielsweise zeitlich begrenzte Förderprogramme in Anspruch genommen werden können.

Der neue Rahmen

Die bisherigen gesetzlichen Regelungen zur Durchführung von Eigentümerversammlungen waren unzureichend, um diesen Herausforderungen gerecht zu werden. Vor der Gesetzesänderung war nach § 23 Abs. 1 S. 2 Wohnungseigentumsgesetz (WEG) lediglich die Online-Teilnahme an Präsenzversammlungen möglich, die jedoch als keine vollwertige Alternative zu traditionellen Versammlungen galt. Die Einführung rein virtueller Versammlungen zielt darauf ab, die Flexibilität und Effizienz der Beschlussfassung deutlich zu steigern und die Anforderungen der Wohnungseigentümergemeinschaften besser zu bedienen.

Mit der Gesetzesänderung wird im Wohnungseigentumsgesetz der § 23 Abs. 1a eingefügt, der es ermöglicht, mit einer qualifizierten Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen rein virtuelle Eigentümerversammlungen zu beschließen. Diese Regelung ist zunächst auf drei Jahre begrenzt, beginnend ab dem Zeitpunkt der Beschlussfassung, um den Wohnungseigentümergemeinschaften eine flexible Anpassung an die neuen Gegebenheiten zu gestatten. Dabei müssen virtuelle Versammlungen hinsichtlich der Teilnahme und Rechteausübung mit herkömmlichen Versammlungen vergleichbar sein, wodurch eine gleichwertige Wahrung der Rechte und eine demokratische Legitimation sichergestellt werden.

Rechtssicherheit

Ergänzend bestimmt der neue § 48 Abs. 6 WEG, dass bis Ende 2028 mindestens einmal jährlich eine Präsenzversammlung stattfinden muss, es sei denn, es wird ein einstimmiger Verzicht ausgeübt. Ein Verstoß gegen diese Pflicht führt aber nicht zur Nichtigkeit oder Anfechtbarkeit der in einer virtuellen Wohnungseigentümerversammlung gefassten Beschlüsse. Diese Bestimmung soll Rechtssicherheit für die Eigentümergemeinschaften schaffen und verhindern, dass formale Fehler die Handlungsfähigkeit der Gemeinschaft beeinträchtigen. Dadurch wird Wohnungseigentümern eine größere Flexibilität eingeräumt, ohne dass die rechtliche Stabilität ihrer Entscheidungen gefährdet wird. Allerdings bleibt eine rechtlich verankerte Option zur gerichtlichen Überprüfung von Beschlüssen ein essenzieller Bestandteil zur Sicherstellung der Rechte aller Beteiligten. Virtuelle Versammlungen müssen genauso wie Präsenzversammlungen der Möglichkeit unterliegen, dass Entscheidungen angefochten werden können, falls diese gegen rechtliche Vorschriften verstoßen.

Politischer Diskurs

Die einschränkende Regelung war letztlich das Ergebnis der Berichterstattergespräche. Bündnis90/Die Grünen und auch die FDP gaben an dieser Stelle der SPD nach, die ursprünglich auf dem Standpunkt beharrte, virtuelle Versammlungen erst dann einzuführen, wenn auch der allerletzte Eigentümer internetaffin ist. Ein „Totschlagargument,“ welches wohl auch noch nach 20 Jahren auf dem Verhandlungstisch gelegen hätte. In der abschließenden Gesetzesberatung stimmten auch die Oppositionsparteien CDU/CSU und DIE LINKE dafür.

Die drei Versammlungsformate: Präsenz, hybrid und virtuell

Durch die neue Gesetzgebung stehen nun drei Versammlungsformate zur Verfügung: die traditionelle Präsenzversammlung, die hybride Versammlung und die rein virtuelle Versammlung. Präsenzversammlungen erfordern die physische Anwesenheit der Eigentümer und bieten den Vorteil des unmittelbaren persönlichen Austauschs. Die hybride Versammlung, eingeführt durch das Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetz (WEMoG), kombiniert die Präsenz- und Online-Teilnahme, was eine erhöhte Flexibilität ermöglicht. Die neue, rein virtuelle Versammlung erlaubt es hingegen, die Versammlung vollständig online abzuhalten, was vielfach von Vorteil ist.

Hybride Versammlungen

Obwohl hybride Versammlungen theoretisch eine gute Balance zwischen digitalem und persönlichem Austausch bieten, haben sie sich in der Praxis häufig als problematisch erwiesen. Sie erfordern nicht nur erhebliche technische und organisatorische Vorbereitung, sondern auch zusätzliche finanzielle Ressourcen. Die Bereitstellung geeigneter Räumlichkeiten mit stabiler Internetverbindung und technischer Ausstattung ist oft mit viel organisatorischem Aufwand und hohen Kosten verbunden. Zudem führen hybride Versammlungen zu überdurchschnittlich hohem Personaleinsatz bei Immobilienverwaltungen, da sowohl Präsenz- als auch Online-Teilnehmer angemessen betreut und unterstützt werden müssen. Diese zusätzlichen Anforderungen haben in vielen Fällen dazu geführt, dass hybride Versammlungen abgelehnt wurden, da die Kosten und der Aufwand den Nutzen überstiegen.

Virtuelle Versammlungen

Im Gegensatz dazu bieten rein virtuelle Versammlungen eine Vielzahl von Vorteilen. Sie sind kosteneffizienter, da keine Mietkosten für Versammlungsräume und weitgehend keine zusätzlichen Ausgaben für Technik und Personal anfallen. Erfahrungen zeigen, dass die Teilnahmequote bei rein virtuellen Versammlungen deutlich höher ist, da Eigentümer flexibel von zu Hause oder unterwegs teilnehmen können. Dies führt zu repräsentativeren Beschlüssen und einer stärkeren Partizipation. Ein weiterer Vorteil ist die geringere Umweltbelastung, da Anfahrtswege und der damit verbundene CO2-Ausstoß entfallen. Zudem gibt es keine Notwendigkeit für Kinderbetreuung oder andere organisatorische Hürden, was besonders für Familien, Berufstätige und mobilitätseingeschränkte Eigentümer von Vorteil ist.

Die in Teilen polemisch vorgetragene Kritik, das Gesetz erfülle Wünsche der Verwaltungen und missachte die Rechte von Wohnungseigentümern, verkennt, dass im Mittelpunkt der Erhalt der jeweiligen Immobilie steht. Eigentümer und Verwalter schulden der Gemeinschaft gleichermaßen die ordnungsmäßige Verwaltung. Würde man daher die Immobilie selbst fragen können, würde sie wohl für die virtuelle Versammlung als weitere Option votieren.

Die Wahrung der Eigentümerrechte durch virtuelle Versammlungen

Ein wesentliches Argument für die Einführung der virtuellen Eigentümerversammlung ist, dass sie die Rechte der Wohnungseigentümer wahrt und unter bestimmten Voraussetzungen sogar erweitert. Das Stimmrecht in Versammlungen ist ein fundamentales Mitgliedschaftsrecht, und virtuelle Versammlungen ermöglichen es einer größeren Anzahl von Beteiligten, dieses Recht auszuüben. Die rechtlichen Rahmenbedingungen, die bereits für hybride Eigentümerversammlungen bestehen (§ 23 Abs. 1 S. 2 WEG), sowie die Absenkung der Beschlussfähigkeit (§ 23 Abs. 3 S. 2 WEG) verdeutlichen, dass der Gesetzgeber flexible Modelle unterstützt, die den Mitgliedern der Gemeinschaft zugutekommen. Weitere Eingriffe, wie sie durch rein virtuelle Versammlungen entstehen könnten, erfordern ähnliche rechtliche Rahmenbedingungen, die jedoch durch die neuen Regelungen bereits geschaffen wurden. Die Nutzung digitaler Technologien in virtuellen Versammlungen reduziert Barrieren und ermöglicht eine breitere Beteiligung der Wohnungseigentümer. Technologische Hilfsmittel wie Videokonferenzen, Abstimmungstools und digitale Dokumentenablagen erleichtern dabei die Teilnahme und die Ausübung von Rechten. Diese Erleichterungen sind besonders nützlich für Eigentümer, die aufgrund von Mobilitätseinschränkungen oder gesundheitlichen Beeinträchtigungen nicht an Präsenzversammlungen teilnehmen können. Virtuelle Versammlungen bieten somit eine breitere Plattform, die es allen Mitgliedern ermöglicht, ihre Stimme einzubringen und an wichtigen Entscheidungen zu partizipieren.

Optimierung der Verwaltungspraxis durch Anpassung bestehender Regelungen

Eine im Lauf des Gesetzgebungsverfahrens durchgeführte Umfrage des VDIV Deutschland ergab, dass 85 Prozent der antwortenden 1.600 Unternehmen über zu wenig Personal verfügen, um allein energetische Sanierungsmaßnahmen begleiten und umsetzen zu können. Die Situation dürfte sich auch künftig kaum bessern. Dabei wird es insgesamt schwieriger, freie Stellen zu besetzen. Weniger Fachkräfte bei mehr Teilzeitarbeit und einer neuartigen Work-Life-Balance kreuzen sich mit steigenden Anforderungen für die Verwaltung bei in die Jahre gekommenen Gebäuden. Zudem finden immer mehr Gemeinschaften keine professionelle Verwaltung ihrer Liegenschaften. Was also tun?

Die Attraktivität des Berufsbildes steigern

Virtuelle Versammlungen können dazu beitragen, die Attraktivität der Verwaltertätigkeit zu erhöhen und dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken. Durch flexiblere Versammlungsformate wird die Vereinbarkeit von Beruf und Familie gefördert, was in Zeiten des Fachkräftemangels ein wichtiges Argument ist. Viele Verwaltungen reduzieren aufgrund der hohen Arbeitsbelastung und des Fachkräftemangels ihre Bestände. Durch die Möglichkeit, Versammlungen effizienter und weniger zeitaufwendig sowie auch unterjährig abzuhalten, könnten Verwaltungen entlastet werden und zudem in die Lage versetzt werden, wieder neue Gemeinschaften anzunehmen.

Umdenken bei Versammlungszeiten

Daneben muss es aber auch ein Umdenken in Bezug auf die Versammlungszeiten geben. Ist es wirklich noch erklärbar und durch die Rechtsprechung sanktioniert, dass Eigentümerversammlungen bis auf Ausnahmen erst nach 17:00 Uhr stattfinden können? Steht der Minderheitenschutz weiter über den Gegebenheiten des Arbeitsmarktes und einer funktionierenden Verwaltung? Ist es vor dem Hintergrund flexibler Arbeitszeiten wirklich nicht vermittelbar, als Eigentümer auch tagsüber an einer Versammlung teilzunehmen? Hier treffen sich die Möglichkeiten einer virtuellen Versammlung mit dem Versammlungszeitbeginn im unterjährigen Format.

Notwendige Entscheidungen häufiger und schneller herbeiführen

In einer Zeit, in der gesetzliche Anforderungen und Umweltvorgaben immer strikter und kurzfristiger werden, sind schnelle und flexible Entscheidungsprozesse unverzichtbar. Beispiele wie der in der Vergangenheit durchzuführende hydraulische Abgleich nach § 3 Abs. 1 Nr. 1b Mittelfristenergieversorgungssicherungsmaßnahmenverordnung (EnSimiMaV) und die CO2-Kostenaufteilung (CO2KostAufG) zeigen, dass Wohnungseigentümergemeinschaften in der Lage sein müssen, rasch auf neue gesetzliche Vorgaben zu reagieren. Virtuelle Versammlungen bieten eine effiziente Plattform, um diese Anforderungen schnell und rechtskonform umzusetzen, insbesondere wenn gleichzeitig Förderprogramme oder Zuschüsse nur temporär verfügbar sind und rasche Entscheidungen erfordern.

Praktische Umsetzung und Erfahrungen: Lehren aus der Praxis

Auch wenn es kritische Stimmen gibt, die auf mögliche Nachteile hinweisen, wie die potenzielle Ausgrenzung bestimmter Eigentümergruppen (was falsch ist) oder technische Herausforderungen, überwiegen bei Weitem die Vorteile virtueller Eigentümerversammlungen. Die technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an virtuellen Versammlungen sind mittlerweile sehr niedrig. Mit einfachen digitalen Geräten und grundlegenden Internetkenntnissen kann jeder Eigentümer teilnehmen. Die Covid-19-Pandemie zeigte, dass unsere Gesellschaft zunehmend internetaffin ist und digitale Technologien in vielen Lebensbereichen Einzug gehalten hat, was die Einführung virtueller Versammlungen als zeitgemäße und zukunftssichere Lösung unterstreicht. Ein weiterer Kritikpunkt betrifft das Fehlen persönlicher Interaktionen. Eigentümern sollte nicht die Gelegenheit genommen werden, Fragen während der Versammlung direkt mit der Verwaltung zu klären. Zudem wurde argumentiert, dass virtuelle Versammlungen in der Vorbereitung und Durchführung nicht weniger aufwendig sind als traditionelle Präsenzveranstaltungen. Es bestanden auch datenschutzrechtliche Bedenken, da der Grundsatz der Nichtöffentlichkeit durch die Teilnahme Dritter möglicherweise gefährdet sei. Einige Akteure forderten deshalb, dass virtuelle Versammlungen nur dann eingeführt werden sollten, wenn alle Eigentümer diesem neuen Format zustimmen, um sicherzustellen, dass keine Bedenken hinsichtlich der Teilhabe bestehen.

Trotz dieser Einwände bieten die neuen Regelungen ausreichend Schutz für Minderheiten, da qualifizierte Quoren, die Möglichkeit der Vollmachtübertragung und der Anfechtung von Beschlüssen gewährleisten, dass alle Eigentümer ihre Rechte wahren können. Zudem besteht immer die Möglichkeit, dass Eigentümergemeinschaften mit einfacher Mehrheit zu „alten“ Versammlungsformaten zurückkehren können, währenddessen die rein virtuelle Versammlung eine qualifizierte Mehrheit von drei Vierteln der abgegebenen Stimmen benötigt.

Ein Dank gilt dem Bundesjustizministerium, das sich gegen viele Widerstände und anfangs wohl auch mit eigenen Bedenken mit Argumenten aus der Praxis auseinandersetzte und vor allem die Zukunft vor Augen hatte: erhöhte Abstimmungsbedarfe durch gesetzgeberische Vorgaben, den Fachkräftemangel bei abnehmender Attraktivität des Berufsbildes und eine fortschreitend digitale Gesellschaft.

Das Spiel der politischen Kräfte

Die Länge des Gesetzgebungsverfahrens erstaunt zunächst, da die Änderung am Gesetz insgesamt gering erscheint. Ausschlaggebend dafür waren aber längere Verhandlungen der Berichterstatter der Regierungskoalition. Dabei gingen die Ansichten weit auseinander. Neben dem auf eine einfache Mehrheit weiter abgesenkten Quorum und dem Recht eines jeden Eigentümers auf Online-Teilnahme (was letztlich immer die hybride Versammlung bedeutet hätte) galt es auch andere Vorschläge oder Ablehnungen abzuwägen. Heraus kam ein tragfähiger Kompromiss, der in der Praxis alle Möglichkeiten bietet. Insbesondere die Regierungsfraktionen von FDP und Bündnis 90/Die Grünen befürworteten auch eine einfache Beschlussmehrheit, was aber am Widerstand der SPD scheiterte. Bedenkt man, dass der Koalitionsvertrag 2021 keinerlei Absichtserklärung zur Einführung virtueller Eigentümerversammlungen enthielt, kann das Ergebnis Außenstehende verwundern. Von Anfang an, gab es kein sachliches Argument dagegen, nur aufgestaute Emotionen, die zumeist bereits bei der Reform des Wohnungseigentumsrechts 2020 sichtbar wurden. Diese galt es zu entkräften. Das ist gelungen und zeigt, wie wertvoll Standesvertretungen im politischen Diskurs sein können – auch und gerade, wenn man wie der VDIV Deutschland in diesem Verfahren nahezu allein stand. Am Ende hat das Parlament entschieden und Eigentümergemeinschaften wie Immobilienverwaltungen den Weg in eine praktikable Zukunft eröffnet. Ein Gesetz kann dabei immer nur den Rahmen setzen, den Einzelfall regelt die Rechtsprechung. Ich zumindest bin aber überzeugt, dass die Gerichtsbarkeit hier wenig zu entscheiden hat. Denn es obliegt der jeweiligen Gemeinschaft, zu beschließen, welche Versammlungsform sie wählt. Dabei wird sie diese Entscheidung gut abwägen, wenn sie auch künftig professionell verwaltet werden will. Umgekehrt bedeutet dies, Verwaltungen werden Empfehlungen an ihre Gemeinschaften aussprechen, die sich aus zwei Erwägungen heraus ergeben: Wie ist die Verfasstheit der Gemeinschaft (selbstnutzende versus vermietende Eigentümer, ältere Personengruppen etc.) und welche Voraussetzungen hat die eigene Verwaltung (Fachkräftemangel, Teilzeit, erhöhte Abstimmungsbedarfe, Digitalisierungsgrad etc.)?

Letztlich muss auch der Blick auf die stetig zunehmenden verwalterlosen Gemeinschaften gerichtet werden, denen nun eine neue Option offensteht – die digitalisierte Verwaltung.