Die Wertschöpfung erhöhen - Im Vermietungsprozess kann Digitalisierung mehr. Was, das zeigt das Beispiel der Hamburger Wentzel Dr. Gruppe.

Es geht um mehr als reibungslose Abläufe und zufriedene Kunden. Für die Wentzel Dr. Gruppe aus Hamburg liefern die Daten aus dem Vermietungssystem Grundlagen, um das Unternehmen als kompetenten Berater auch für andere Bereiche in Stellung zu bringen. Zwei Punkte im Vermietungsprozess wird Tim Ladehof, Chief Technology Offcer der Wentzel Dr. GmbH, vermutlich nie digitalisieren: „Den persönlichen Kontakt mit dem künftigen Mieter kannst du schwer ersetzen. Und um sich einen guten Eindruck von einer zu vermietenden Fläche zu machen, gibt es aktuell auch keine bessere Lösung als die Besichtigung vor Ort.“

Effzienz und Serviceorientierung
Den Rest des Vermietungsprozesses erledigt Wentzel Dr. dafür weitgehend softwaregestützt: Mietanfragen von Immobilienportalen und der eigenen Homepage laufen zentral im CRM-System ein. Über das Customer-Relationship-Management-System (Deutsch: Kundenbeziehungsmanagement) kann sich das Unternehmen einen eigenen Pool von Interessenten aufbauen und muss nicht jedes Mietobjekt aktiv vermarkten. Die Kommunikation mit potenziellen Mietern läuft ebenfalls über das CRM-System Immosolve, das bei den Hamburgern im Einsatz ist. Hier bringt Wentzel Dr. die passenden Interessenten und Wohnungen auf digitalen Wegen zusammen.

Auch Fehlerquellen im Vermietungsprozess lassen sich durch den Einsatz der richtigen Software eliminieren: Kündigungen finden ihren Weg automatisch in die Neuvermietung. Die Daten, z. B. zu Mietpreisen, sind in Verwaltung und Vermarktung auf dem gleichen Stand. Und da das System Daten von Interessenten nach Ablauf der vorgeschriebenen Fristen löscht, arbeitet Wentzel Dr. automatisch gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Nutzung von Daten aus dem Vermietungsprozess
Der effziente und serviceorientierte Vermietungsprozess ist die Basis des Geschäfts. Bei rund 1.500 Vermietungen im Jahr lässt sich darauf einiges aufbauen: Dank der Daten aus dem CRM-System kann das Unternehmen die internen Abläufe verbessern und sich über die Vermietung hinaus als kompetenter Berater seiner Auftraggeber am Markt etablieren.

Mit den Daten aus dem Vermietungssystem können die Mitarbeiter ihre Vermarktungsstrategien für ein Objekt optimieren: Sind viele passende Interessenten im Interessentenpool, und dauert es noch lange, bis der Mietvertrag einer Wohnung endet? Dann reicht es oft, die Wohnung ausgewählten Interessenten aus dem Bewerberpool im CRM-System zu präsentieren und auf der eigenen Homepage zu vermarkten, um Vermarktungskosten für den Auftraggeber einzusparen und kosteneffzient zu vermieten. Wichtig ist das vor allem für in der Vermietung tätige Makler, für die Kosteneffzienz ein großes Thema ist. Tickt die Uhr, und der Leerstand droht? Dann vermarkten Mitarbeiter die Immobilie aktiv auf mehreren Portalen – was sich ebenfalls direkt aus der CRM-Software erledigen lässt.

Beratung bei Anschlussvermietungen
Als in einem Neubauobjekt im Hamburger Speckgürtel die Mindestvertragsdauer der ersten Mieter abläuft, geht eine Reihe von Kündigungen ein. Der Eigentümer beauftragt Wentzel Dr., Nachmieter für die frei werdenden Wohnungen zu finden – und er hat anspruchsvolle Preisvorstellungen. Mit den Daten aus dem CRM-System können Verwaltungen die Umschlagsgeschwindigkeit und die Nachfragestruktur am Standort analysieren und mit Eigentümern fundiert Preisvorstellung und erforderliche Marketingmaßnahmen diskutieren. Ist der Datenschatz groß genug, lässt sich die Zahlungsbereitschaft für Lage und Ausstattungsmerkmale analysieren: Bei 17 Euro pro Quadratmeter in Randbezirken zu Metropolregionen etwa wird der zu betreibende Aufwand die Honorierung der Leistung übersteigen – so kann man auf Basis harter Fakten argumentieren.

CRM-Systeme bieten hierfür interne Analysemöglichkeiten. Daten lassen sich aber auch in externen Business-Intelligence-Systemen verarbeiten. Wentzel Dr. nutzt die Schnittstelle von Immosolve, um Daten aus der Vermietung für die faktengestützte Beratung der Kunden aufzubereiten.
 

Datennutzung für den Neubau
Welcher Neubau funktioniert an welchem Standort? Wie muss der Grundriss eines Objekts aussehen, damit Investoren die bestmögliche Rendite erzielen? Dank der Daten aus den Vermietungsprozessen wird Wentzel Dr. von Auftraggebern oft schon in der Projektierungsphase eines Neubaus hinzugezogen, um diese Fragen zu beantworten.

Daten aus öffentlich verfügbaren Quellen, z. B. Immobilienportalen, sind ein guter erster Anhaltspunkt, um einen Markt einzuschätzen. Ein vollständiges Bild ergibt sich allerdings erst mit den Daten aus der Vermietung, denn nicht jedes Angebot setzt sich tatsächlich so am Markt durch, wie es inseriert wird. Verwaltungen mit einem vernetzten Datenbestand können den kompletten Vertriebstrichter analysieren: Wie viele Klicks erzielt ein Angebot zu einem bestimmten Preis? Welcher Anteil dieser klickenden Besucher meldet Interesse an einer Besichtigung an? Wer erscheint tatsächlich zu dieser Besichtigung? Und wie viele Interessenten haben danach noch konkretes Interesse an einem Mietvertrag?

Mit den entsprechenden Daten aus Vermietung und Vermarktung sind insbesondere große Verwaltungen in der Lage, Auftraggeber kompetent zu beraten, welche Wohnungsgrößen, -ausstattungen und -preise marktgängig sind. Auch über den zu erwartenden Mieterumschlag kann die Analyse der CRM-Daten Auskunft geben: „Es ist zu erkennen, dass beispielsweise die Fluktuation bei hochpreisigen Angeboten im Hamburger Umland höher ist als in den Innenstadtlagen – das ist sicherlich keine unerwartete Erkenntnis, wir können auf Basis unserer Daten aber genauere Vorhersagen treffen und so Werte für bessere Kalkulationsmodelle liefern“, hat Tim Ladehof analysiert.
 

Chancen über die Vermietung hinaus
Die Digitalisierung im Vermietungsprozess trägt dazu bei, effzienter zu arbeiten und Fehlerquellen abzustellen, zudem vereinfacht sie die Kommunikation mit Kunden deutlich. So weit die Pflicht. Die Kür: Der Einsatz digitaler Lösungen in der Vermietung kann neue Möglichkeiten und sogar neue Geschäftsmodelle in angrenzenden Feldern eröffnen. So werden Verwaltungen zu vertrauenswürdigen Beratern und Partnern des Bauherrn vom Projektstart an.