Die Zukunft ist digital - Die Immobilienbranche hat in puncto Digitalisierung noch Nachholbedarf. Dabei kann sie von effizienteren und transparenteren Workflows langfristig profitieren.

Die Corona-Pandemie hat es noch einmal schmerzhaft aufgezeigt: Viele Immobilienverwalter halten in ihren internen Workflows und der Kundenkommunikation immer noch an papiergebundenen Prozessen fest – mit allen Nachteilen, die sich daraus ergeben. Die zeigen sich etwa am Beispiel der Rechnungsverarbeitung. Die notwendige Belegprüfung, zum Beispiel durch den Vermögensverwalter eines in­­stitutionellen Immobilieninvestors, ist mit Papierbergen kaum kontaktlos realisierbar. Die zukunftsweisende Lösung lautet Digitalisierung. Denn sie ermöglicht es, alle Prozesse online – also ohne physischen Kontakt – durchzuführen. Digitalisierung macht Prozesse zudem wesentlich transparenter und nachvollziehbarer. Grundvoraussetzung dafür ist, dass alle Daten der ein- und ausgehenden Dokumente sicher und nachprüfbar gespeichert und übertragen werden.

Es gibt weitere gute Argumente für die Digitalisierung in der Wohnungs- und Hausverwaltung. Zum einen ist der Wunsch nach vereinfachten Abläufen und einer daraus resultierenden Arbeitserleichterung und Effizienzsteigerung groß. Zum anderen wachsen die Ansprüche der Kunden: Sie kennen die Vorteile digitaler und mobiler Tools aus ihrem privaten Alltag und wollen diese auch in Zusammenarbeit mit ihren Immobilien-Dienstleistern genießen. Doch viele Unternehmen der Branche tun sich schwer mit dem entscheidenden Schritt in Richtung einer konkreten digitalen Lösung.

Hier ist Mut gefragt
„Beim Thema Digitalisierung sind kurze Entscheidungswege und auch ein bisschen Mut gefragt“, weiß Guido Krüger, Geschäftsführer der kfh Immobilien Management GmbH. Das 2001 gegründete Unternehmen ist spezialisiert auf die Immobilienverwaltung für institutionelle Immobilieneigentümer, betreut aber auch private Immobilienbesitzer. Neben dem Hauptsitz in Bielefeld gibt es weitere Niederlassungen in Berlin, Köln und Leipzig. Schon 2011 startete kfh das digitale Arbeiten mit der Einführung der Immobilienverwaltungssoftware KARTHAGO der UTS innovative Softwaresysteme GmbH. Als weiterer wichtiger Schritt folgte Ende 2019 die Einführung des Rechnungsimports per automatischer Texterkennung aus eingescannten Papierdokumenten. Um das digitale Leistungsspektrum von KARTHAGO im Bereich Rechnungsworkflow zu ergänzen, erweiterte UTS seine Lösung bereits 2018 um die Capture-Komponente des strategischen Partners BCT Deutschland GmbH.

Papierflut ade
Mit einem Team von 70 Mitarbeitern verwaltet kfh deutschlandweit rund 12.000 Einheiten. Die Menge der täglich eingehenden Rechnungen – vor allem klassisch als Papierpost – ist also beachtlich. Der häufige Wechsel zwischen Papierdokument und Computerbildschirm und die vielen manuellen Prozessschritte machten die Rechnungsverarbeitung früher sehr komplex. Nach der händischen Registrierung der eingegangenen Rechnung via Stempel wurde sie an den zuständigen Sachbearbeiter zur sachlichen Prüfung weitergeleitet. Anschließend folgte die finale Prüfung in der Buchhaltung – erneut mit händischer Erfassung im Rechnungsbuch der Immobilienverwaltungs-Software.

Heute entfallen viele zeitaufwändige Zwischenschritte. Stattdessen wissen die Mitarbeiter die automatisierten und digitalen Rechnungs-Workflows zu schätzen. „Nach intensiven Gesprächen über die neuen Workflows hat die Einführung des Digitalisierungsprojekts auf breiter Ebene zu Akzeptanz in unserem Unternehmen geführt“, berichtet Krüger. „Der Mehrwert der effizienteren Abwicklung kommt natürlich auch bei unseren Kunden an.“ So bietet kfh unter anderem ein regelmäßiges professionelles Reporting an, welches jederzeit Auskunft zum Status quo gibt.

Kunden können nun beispielsweise alle Belegsichtungen vollständig online machen. „Viele haben das sehr dankbar angenommen“, berichtet Krüger. Abgesehen davon, dass diese Aufgabe nun kontaktlos erfolgen kann, bleibt auch Zeit für die ausführliche Prüfung am selbstgewählten Arbeitsplatz. Zudem machen die digitalen Workflows es möglich, Fragen von Wirtschaftsprüfern schnell und unkompliziert zu klären.

Neben kfh hat UTS 1.400 weitere Kunden aus den Bereichen der Miet- und WEG-Verwaltung, die mit ihnen gemeinsam den digitalen Weg beschreiten. „Die Branche ist auf einem guten Weg, sich fit für die Zukunft zu machen“, ist Susanne Liély-Sobania, Geschäftsführerin bei UTS, sicher. „Und wir gehen diesen Weg mit ihr, indem wir unser Angebot den Anforderungen entsprechend beständig weiter­entwickeln.“

Durch das Zusammenspiel der Software KARTHAGO und der Erfassungs-Lösung von BCT Deutschland sind die Abläufe deutlich schlanker; die intuitive Bedienbarkeit sorgt zudem für eine merklich verbesserte Arbeitseffizienz. Denn selbst unterschiedliche Rechnungstypen werden nun einheitlich digital bearbeitet – jene mit gesondertem Umsatzsteuerausweis in der Mietverwaltung genauso wie jene ohne Umsatzsteuerausweis in der WEG-Verwaltung.

Dazu werden zunächst die per Scan digitalisierten oder bereits digital eingetroffenen Dokumente in die UTS-Software hochgeladen. „Unsere Capture-Komponente erfasst und erkennt alle relevanten Informationen aus einer Rechnung ganz automatisch“, beschreibt Ralph Mastenbroek, Geschäftsführer bei BCT Deutschland. Über eine Schnittstelle werden die Daten anschließend im Rechnungseingangsbuch der Immobilienverwaltungssoftware vorerfasst und die PDF-Rechnung dazu hinterlegt. Der Nutzer hat alles ganz transparent im Blick und Zahlungsträger können so viel schneller erstellt werden.

Nach Freigabe und Buchung der Zahlung wird die Rechnung auch mit der Buchung im Kontoauszug verknüpft. Beleg und Buchung sind dann nur einen Klick voneinander entfernt und können bei der Prüfung durch Beirat, Eigentümer oder Mieter schnell und unkompliziert digital eingesehen werden. Langwieriges Kopieren der Belege und der Versand per Post erübrigen sich.

Fazit
Das Team von kfh profitiert bereits jetzt im Bereich der digitalen Rechnungsverarbeitung von kurzen Entscheidungswegen und einer schnelleren Reaktionszeit. „Damit sind wir gut aufgestellt für die Zukunft“, sagt Krüger. „Das ist unser Selbstverständnis als zeitgemäßer Immobilienverwalter. Durch die optimierten internen Prozesse bieten wir unseren Mitarbeitern zudem ein höheres Maß an Flexibilität und somit einen attraktiveren Arbeitsplatz.“ Diesem Anspruch der Anwender wollen UTS innovative Softwaresysteme und BCT Deutschland auch in Zukunft gerecht werden. Daher arbeiten die beiden Unternehmen an weiteren Lösungen, um die Immobilienbranche fit für die digitale Zukunft zu machen.

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