Digital & hybrid - Wie man Eigentümerversammlungen auf elektronischem Weg praktisch umsetzt.

Effiziente und sichere Unterstützung bei der Immobilienverwaltung bietet facilioo. Über die digitale Plattform lassen sich sämtliche Prozesse rund um die Bewirtschaftung einer Immobilie abbilden und vereinfachen, zudem Mieter, Eigentümer, Hauswarte, Makler sowie weitere Branchenbeteiligte einbinden, selbst Services und Dienstleister der Verwaltung. 

Nun kommt mit facilioo Eigentümerversammlung ein unternehmenseigenes Videokonferenz-Tool, das für digitale und hybride Eigentümerversammlungen ausgelegt ist. Eingesetzt werden kann es von jeder Immobilienverwaltung – unabhängig von der genutzten Verwaltungs-Software –, und zwar autark. Darüber hinaus verfügt das Tool über eine offene Schnittstelle und lässt sich in die jeweilige IT-Landschaft integrieren, womit auch bereits vorhandene Benutzerkonten für den Zugang genutzt werden können. 

Tagesordnungspunkte pflegt die Verwaltung vorab in die Benutzeroberfläche des Konferenz-Tools ein, sie können selbst während der laufenden Versammlung angepasst werden. Jeder Eintrag bietet mehrere Funktionen, um Bilder, Dokumente und Daten einzufügen. Jedem Thema kann zudem eine Abstimmung zugewiesen werden, deren Ergebnisse nach einem zuvor festgelegten Abstimmungsprinzip automatisiert berechnet und veranschaulicht werden. Zum Ende einer Versammlung lässt sich mit wenigen Klicks ein vollständiges Protokoll erstellen, und über die Mobile App werden die Teilnehmer zur Unterzeichnung aufgefordert. 

Hybride Versammlung leicht gemacht
Konzipiert wurde facilioo Eigentümerversammlung so, dass Verwaltungen das Konferenzformat jederzeit in eine geeignete Ansicht für die Präsentation vor Ort ändern können. Für die anwesenden Stimmberechtigten sind freie Slots verfügbar, die von der Versammlungsleitung mit den entsprechenden Namen und dem Abstimmverhalten ausgefüllt ­werden.

Zusammenspiel eröffnet Potenziale
Nutzt die Verwaltung facilioo schon fürs Vorgangsmanagement, sind sämtliche Informationen aus dem ERP-System dazu bereits eingespeist. Wird dann zu einem bestimmten Objekt eine Eigentümerversammlung angelegt, kann das Tool über die Plattform schon im Voraus die Eigentümer sowie hinterlegte Vertretungen zuordnen. Auch das Anlegen der Tagesordnungspunkte bietet einen weiteren Vorteil: Ist eine Abstimmung vorgangsrelevant, werden im Anschluss an die Versammlung automatisch entsprechende Vorgänge angelegt, und die betreffenden Parteien erhalten umgehend eine Meldung zum Status der Bearbeitung. 

Was rechtlich zu bedenken ist
Seit der Reform des Wohnungseigentumsgesetzes sind sowohl hybride als auch rein digitale Eigentümerversammlungen vollständig rechtskonform. Die Versammlung ist damit auch ohne die persönliche Anwesenheit vor Ort zulässig, ebenso wie der Einsatz von elektronischen Hilfsmitteln zur Kommunikation. Die gesetzlich zulässige Durchführung einer digitalen Veranstaltung überträgt eine Teilverantwortung an die Online-Teilnehmer: Sie müssen sich in dem Gebot der Nichtöffentlichkeit der Versammlung entsprechenden Räumlichkeiten aufhalten und die Teilnahme unbefugter Dritter ausschließen können. Die Weitergabe der Zugangsdaten sowie eine Aufzeichnung in jeglicher Form sind nicht erlaubt – dies sollte von der Verwaltung vorab entsprechend kommuniziert werden.